Logiciel de gestion des temps

Une solution de gestion des temps et activités est un outil qui enregistre les heures de travail des collaborateurs, comme l'exige loi Travail du 8 août 2016.

En plus d’apporter une réponse à un impératif légal, il doit vous faire gagner du temps et vous permettre de contrôler la charge de travail de chaque salarié.

Chaque logiciel n'offre pas les mêmes modes de suivi des temps. On retrouve :

• ceux qui permettent au salarié de renseigner au fil de l’eau le temps de présence de chaque jour ou activité réalisée ;
• ceux dont les temps de présence sont pré-remplis selon les horaires théoriques du salarié, et dont l’intervention manuelle se résume à saisir les éventuels écarts avec le réel. C'est le cas du logiciel de suivi des temps de Lucca.

L’intérêt d’automatiser le suivi des temps de présence en entreprise

Bien plus qu’une simple badgeuse, un logiciel de gestion des temps et activités facilite (au-delà de l’intérêt légal), l'organisation interne de l’entreprise en :

• réduisant l’énergie consacrée à la gestion administrative du suivi des temps (relance, envoi des heures supplémentaires en paie ou en récupération) ;
• identifiant les populations en surcharge ou à risque afin de mettre en place des actions correctives ;
• étant capable d’extraire les données nécessaires en cas d’audit.

Centraliser les éléments variables pour la paie

Une solution de gestion des temps permet le décompte des heures supplémentaires, de nuit ou les jours fériés travaillés, ce qui facilite le travail du gestionnaire de paie qui doit transmettre l’ensemble des éléments variables de paie au prestataire ou les intégrer en paie.

Produire des comptes-rendus d’activité

Pour les entreprises ayant besoin de justifier les temps passés sur un projet (consultants, crédit impôt recherche, projets européens…), un logiciel de gestion des temps de travail permet également de réaliser des comptes-rendus détaillés, indispensables pour la production d’une facturation ou de rapports d’activités précis.

Répondre à des besoins opérationnels

Enfin, le suivi des temps et des activités permet d’adresser des besoins opérationnels en s’attachant à la ventilation des temps passés par projet. Il permet en effet d’apprécier la charge de travail des collaborateurs et de déclencher des actions stratégiques comme l’arrêt d’un projet chronophage; ou de prendre des décisions RH comme le recrutement de collaborateurs supplémentaires en cas de surcharge des équipes.

Qu’il s’agisse de saisir ses heures dans un logiciel de suivi des temps de travail, de centraliser des données administratives dans une solution Core RH, de gérer les arrivées avec un outil de Onboarding, ou de suivre la performance des salariés avec un logiciel de gestion des entretiens, les objectifs sont identiques : simplifier le quotidien, harmoniser les processus et fiabiliser les données.

Les avantages de l’automatisation du suivi des temps pour les collaborateurs

Les salariés gagnent également à utiliser un logiciel qui :

• simplifie l’exercice de la saisie des temps, cette tâche ne leur apportant aucune valeur, il est normal d’en minimiser la pénibilité ;
• leur permet de visualiser leur charge de travail et les heures à rattraper ou à récupérer ;
• favorise la communication entre managers et collaborateurs, grâce à la mise en place d'un système d'alertes automatiques et manuelles.

Quels sont les critères à prendre en compte au moment de choisir un outil de suivi des temps ?

Un logiciel de suivi des temps répond à différents besoins selon qu'il est utilisé par le collaborateur, le manager ou l'administrateur.

Pour l'administrateur :

• gestion des temps en trois unités : jours, heures et plages horaires ;
• interface personnalisable et adaptée au profil de chaque salarié ;
• configuration d’alertes selon les règles internes de l'entreprise ;
• exportation des éléments variables vers la paie ou en récupération.

Pour le manager :

• validation des temps saisis depuis le tableau de bord ou le mail de notification ;
• activation de rappels manuels, avec commentaires personnalisés ;
• validation ou rejet des feuilles de temps manuel ou automatique ;
• possibilité de déléguer son pouvoir de validation à une autre personne ;
• alerte en cas d'écarts de la part des salariés (heures supplémentaires, travail de nuit, etc.) ;
• génération de rapports.

Pour le collaborateur :

• feuilles de temps pré-remplies avec les horaires théoriques ;
• possibilité de dupliquer ou garder en favoris d’anciens projets ou activités ;
• calcul en temps réel des différences entre le temps théorique et le temps déclaré ;
• alerte en cas d'écarts, d'infraction aux règles de l'entreprise ou de retard dans les déclarations ;
• accès à la politique interne de l'entreprise en matière de temps de travail.

Comment réaliser votre comparatif de solutions de gestion des temps ?

Il est tentant de se rassurer en comparant un grand nombre de logiciels de GTA. Toutefois, comme dit l’adage, le mieux est l’ennemi du bien. Il est donc préférable de lister les fonctionnalités dont vous êtes certain d’avoir besoin et de chercher ensuite les logiciels de suivi de temps qui correspondent à cette liste. Cela réduira considérablement votre travail tout en étant plus efficace. Quatre ou 5 logiciels suffisent pour réaliser un comparatif pertinent.

La mise en place d’un outil de gestion des temps et des activités va de pair avec un changement des habitudes. Perçu comme un outil de flicage, un logiciel de suivi des temps doit être accepté par les équipes. Il ne doit pas entrer en conflit avec la culture de l’entreprise. Un travail de pédagogie est donc bien souvent nécessaire pour garantir son utilisation. Le mode auto déclaratif encourage l’autonomie tout en responsabilisant les collaborateurs et les managers sur la gestion de leur charge.