Télétravail, flexi-travail, présentiel… Quelles que soient les formes d’organisation du travail présentes dans votre entreprise, vous devez décompter les temps de présence et de repos. Comment mettre en place un projet de GTA ? Comment s’assurer de l’adhésion des collaborateurs ? Un logiciel de gestion des temps se révèle indispensable pour suivre le temps de travail de vos salariés selon la réglementation en vigueur.
Télétravail, flexi-travail, présentiel… Quelles que soient les formes d’organisation du travail présentes dans votre entreprise, vous devez décompter les temps de présence et de repos. Comment mettre en place un projet de GTA ? Comment s’assurer de l’adhésion des collaborateurs ? Un logiciel de gestion des temps se révèle indispensable pour suivre le temps de travail de vos salariés selon la réglementation en vigueur.
Qu’est-ce que la gestion du temps et des activités ?
Aussi appelée GTA, la gestion des temps et activités assure un suivi des temps de travail et des projets des salariés.
La gestion du temps de travail comprend :
- le forfait jours ou forfait heures ;
- le calcul des heures supplémentaires ;
- le repos quotidien et hebdomadaire ;
- la durée maximale de travail ;
- les absences des salariés ;
- …
La gestion des activités représente l’attribution des tâches à un collaborateur ou à une équipe.
Quels sont les enjeux d’une bonne gestion du temps ?
Premier enjeu : un respect des obligations légales. D’après l’article D3171-8 du Code du travail, l’employeur doit contrôler le temps de travail de ses salariés :
- minimum 11 heures de repos consécutives (sauf dérogations) ;
- minimum 20 minutes de pause consécutives pour 6 heures travaillées ;
- maximum 48 heures de travail sur une même semaine ;
- …
En cas de contrôle de l’inspection du travail et/ou de litiges avec un salarié, vous fournissez des preuves concrètes.
Deuxième enjeu : une fiabilisation des données. Le service des ressources humaines s’appuie sur des informations sûres et accessibles à tout moment.
Troisième enjeu : une amélioration de la productivité. Vous évitez les doubles saisies, les risques d’erreurs et autres pertes de temps (échanges d’emails, appels téléphoniques aux salariés…). En résumé, vous vous déchargez des tâches chronophages.
Quatrième enjeu : une meilleure organisation. Légalité garantie des plannings de travail, suivi simplifié des heures supplémentaires… vos reportings RH étant précis et complets, les managers optimisent la planification des projets. Une bonne gestion des temps profite à toute l’entreprise.
Comment mettre en place un projet GTA et le réussir ?
Envie de réaliser un suivi d’activité efficace au sein de votre entreprise ? Suivez ces conseils pour surmonter les éventuelles difficultés.
Les principaux freins à la mise en place d’un projet GTA
Vous ne savez pas vers quel logiciel vous tourner ? Privilégiez une solution fiable, sécurisée et qui va à l’essentiel. Suivi des temps de présence ou suivi des temps passés sur chaque activité ? Réfléchissez à vos besoins.
Vous craignez de perdre du temps en formant les salariés à un nouvel outil ? D’où la nécessité de choisir un logiciel intuitif qui propose une prise en main rapide et simple. La saisie des temps ne doit pas être une corvée.
Les salariés appréhendent le fait d’être contrôlés ? Au contraire, l’idée est de valoriser les temps de présence. Sans oublier que tous les employeurs doivent appliquer le droit à la déconnexion (en vigueur depuis le 8 août 2016). Les temps de repos et de congés sont donc respectés.
Comment s’assurer que la solution de GTA s’adapte bien aux besoins des utilisateurs ?
La collaboration de l’ensemble des salariés est essentielle dans un projet de GTA : ce sont eux qui déclarent leurs temps. Votre outil de gestion des temps et des activités doit donc remporter un fort taux d’adhésion. N’hésitez pas à questionner les collaborateurs via des sondages ou des groupes de travail. L’objectif ? Comprendre leurs attentes pour faire le meilleur choix de logiciel.
Quelles sont les différentes manières de gérer les temps et les activités ?
Suivi manuel ou suivi automatique ? Quelles sont les spécificités pour chacune des deux solutions ?
Utilisation d’un tableur
Un logiciel tableur comme Excel vous permet de créer des feuilles de temps. A vous de les mettre en page (de façon claire et intuitive) et de les paramétrer. Une fois les feuilles de temps finalisées, envoyez-les à vos salariés : chacun indique la durée effective de son travail, ses pauses, ses absences, etc.
Le tableur calcule le nombre d’heures travaillées, les heures supplémentaires et les heures manquantes.
Utilisation d’un outil spécifique
Un logiciel de GTA digitalise le suivi du temps de travail et le calcul des heures supplémentaires. Et les avantages sont nombreux :
- gain de temps (pour le service RH mais aussi les salariés et l’entreprise dans son intégralité) ;
- fiabilité des données ;
- stockage sécurisé des informations ;
- validation simple et rapide des feuilles de temps par les managers ;
- génération d’alertes en cas de dépassement des durées légales ;
- extraction des éléments vers votre logiciel de paie.
Plusieurs modèles de feuilles de temps vous sont proposés : à vous de les personnaliser en fonction des besoins de l’entreprise. Quid des salariés en mission extérieure ? Qu’ils soient en déplacement ou dans l’entreprise, vos collaborateurs peuvent utiliser une badgeuse virtuelle qui s’actualise en temps réel.
Toutes les entreprises sont concernées par le suivi des temps et des activités, quelle que soit leur taille. Pour gagner du temps, un projet de GTA peut être mis en place via un logiciel spécialisé. Les conditions de la réussite ? Une implication des collaborateurs et une communication sur les changements à venir au sein de l’entreprise.
Comment estimer le ROI de sa méthode de gestion des temps ?
Investir dans un logiciel de gestion des temps doit être rentable pour l’entreprise.
Le retour sur investissement (ROI) repose sur plusieurs indicateurs.
- La gain de temps administratif : automatiser le suivi du temps de travail réduit les tâches chronophages pour les RH et les managers (validation des feuilles de temps, gestion des absences, etc.) ;
- La réduction des erreurs : un suivi automatisé minimise les erreurs de calcul sur les heures supplémentaires, les temps de pause et les absences. Cela évite ainsi des litiges ou les coûts supplémentaires ;
- L’amélioration de la productivité : en identifiant les tâches les plus consommatrices de temps, les managers optimisent la répartition des missions et réduisent les temps improductifs ;
- Un meilleur respect des obligations légales : un suivi précis du temps de travail et des temps de repos permet de se conformer à 100 % au Code du travail ;
- L’amélioration de la satisfaction des salariés : un outil de GTA clair et intuitif favorise la confiance entre employeurs et collaborateurs.
Le ROI peut être mesuré en comparant les gains réalisés (temps économisé, réduction des erreurs, meilleure productivité) avec le coût du logiciel et de son déploiement.
Pourquoi vouloir améliorer la gestion des temps des salariés ?
Un bon suivi des temps de travail ne se limite pas à un simple contrôle des heures.
C’est un véritable un levier pour optimiser les ressources humaines et la performance globale de l’entreprise.
Comment aider les salariés à mieux gérer leur temps de travail ?
Une bonne gestion des temps ne profite pas seulement à l’entreprise, mais aussi aux salariés.
Voici 5 actions pour les aider à mieux organiser leur temps de travail.
- Encourager l’utilisation d’un logiciel de gestion des temps : un outil ergonomique leur permet d’avoir une vision claire de leurs horaires, absences et temps de pause au travail ;
- Former aux bonnes pratiques de gestion du temps : proposer des formations sur la priorisation des tâches et l’organisation du travail pour éviter le stress et la perte de temps ;
- Donner de la flexibilité : offrir des options de télétravail ou d’horaires aménagés pour s’adapter aux rythmes de travail et améliorer la productivité ;
- Fixer des objectifs clairs : définir des tâches avec des délais précis pour une meilleure gestion des priorités.
Encourager la prise de pauses : des temps de pause bien définis permettent d’améliorer la concentration et d’éviter l’épuisement.
5 méthodes pour mieux gérer son temps
L’efficacité repose aussi sur des méthodes éprouvées. Voici 5 approches pour mieux structurer son temps de travail.
Utiliser un logiciel de gestion du temps
Des solutions comme les logiciels de gestion des temps (comme Lucca) aident à suivre ses tâches et horaires en temps réel.
Elles offrent des fonctionnalités de planification, de rappel et de suivi des performances.
La technique Pomodoro
Cette méthode consiste à alterner 25 minutes de travail intense et 5 minutes de pause. Après quatre cycles, une pause plus longue de 15 à 30 minutes est recommandée.
L’objectif est d’améliorer la concentration et d’éviter la fatigue mentale.
La matrice d’Eisenhower
Elle aide à classer les tâches en quatre catégories.
- Urgentes et importantes : à traiter immédiatement ;
- Importantes, mais non urgentes : à planifier ;
- Urgentes, mais non importantes : à déléguer ;
- Ni urgentes ni importantes : à éliminer.
La méthode Getting Things Done (GTD)
Cette méthode repose sur une approche en cinq étapes pour structurer efficacement les tâches et améliorer l’organisation.
- Collecter : noter toutes les tâches à accomplir pour ne rien oublier ;
- Traiter : décider de l’action à entreprendre pour chaque tâche (la réaliser immédiatement, la planifier, la déléguer ou la supprimer) ;
- Organiser : classer les tâches en fonction de leur priorité et de leur contexte ;
- Réviser : revoir régulièrement les tâches et ajuster la planification si nécessaire.
Agir : passer concrètement à l’exécution des tâches en suivant les priorités établies.
Le timeboxing
Le timeboxing consiste à définir une durée précise pour chaque tâche et à respecter ce temps imparti (sans débordement). L’idée est de limiter le temps consacré à une activité pour éviter la procrastination et la dispersion.
La méthode fonctionne en 4 étapes.
- Déterminer les tâches à accomplir.
- Attribuer un temps fixe à chaque tâche (ex. : 30 min pour répondre aux e-mails, 1h pour un projet).
- Utiliser un minuteur pour suivre le temps alloué.
- S’arrêter à la fin du créneau défini, même si la tâche n’est pas totalement terminée (elle pourra être réévaluée ou reportée).
Une gestion optimisée du temps de travail permet d’améliorer la productivité, réduire les erreurs et garantir la conformité légale.
Pour y parvenir, mettre en place un suivi précis facilite l’organisation du travail, limite le recours aux heures supplémentaires inutiles et améliore la satisfaction des collaborateurs.
Dans cette optique, un logiciel de gestion des temps simplifie le suivi des horaires et automatise les tâches administratives, tandis que des méthodes de priorisation permettent aux salariés de mieux structurer leur journée. Entre gain de temps, optimisation des ressources et respect des obligations légales, une gestion efficace des temps est un atout pour toute entreprise.
Découvrez 5 actions
pour veiller au respect des temps de travail et de repos des cadres.
