Dématérialisez vos justificatifs de notes de frais

La dématérialisation des factures est régie par l’article A102 B-2 du Livre des Procédures Fiscales. En substance, voici ce que ce texte nous apprend :

• Aucune contrainte s’agissant de l’appareil utilisé pour créer l’image, tant que celle-ci est lisible et fidèle à l’original.
• Enregistrement au format PDF obligatoire.
• Apposition d’une signature électronique via un tiers certifié.
• Stockage les fichiers de manière documentée et sans risque de pertes sur 10 ans.
• Aucune norme de stockage requise.

L’Urssaf a confirmé par arrêté le 23 mai 2019 que les règles fiscales étaient valables au social

Les justificatifs de notes de frais sont des factures souvent inférieures à 150 €. Elles ont donc un formalisme simplifié (CGI, ann. II, art. 242 nonies A, I-2°).

Les textes sur la dématérialisation s’appliquent donc aussi aux tickets de caisse. Certes, vos collaborateurs ne fourniront pas toujours de factures en bonne et due forme pour les frais plus importants, mais nous n'avons jamais eu vent d'un redressement pour ce motif.

L’extraction des données des justificatifs de frais est réalisée par un algorithme de Deep Learning spécialisé.

Les réponses de l’algorithme sont retranscrites dans le logiciel de note de frais, qui procède à des contrôles de cohérence complémentaires, notamment sur les taxes.

L’algorithme utilisé par Lucca Notes de frais figure parmi les plus performants du marché et est régulièrement mis à jour. Fin 2020, les précisions de lecture des notes de frais françaises étaient les suivantes :

• TTC : 95,4 %
• Date : 98 %
• Taxes : 93,2 %
• Nature : 90,1 %

Ces performances sont mesurées sur un échantillon aléatoire de 6 000 justificatifs, contenant notamment des justificatifs qu’on n’oserait pas donner au service comptable : chiffonnés, mal éclairés, avec une mise au point déplorable…

Les utilisateurs qui prennent en photo leurs justificatifs à la sortie du restaurant avec une lumière décente ont rarement besoin de les corriger.