Dites adieu aux justificatifs papier pour les notes de frais, passez à l’archivage à valeur probante
Inutile de conserver les documents originaux, la dématérialisation et l'archivage à valeur probante des justificatifs de Cleemy Notes de frais le fait pour vous.
Avec l’archivage à valeur probante vous allez devoir… Vider la corbeille à papier plus souvent
Terminé la bannette à l’entrée du bureau de votre service comptable pour collecter tous vos justificatifs de notes de frais. Avec la dématérialisation à valeur probante, une fois l’étape de contrôle réalisée, vos collaborateurs peuvent jeter les justificatifs originaux.
La dématérialisation à valeur probante est incluse dans l’offre de base de Cleemy Notes de frais.
En cas de contrôle, il vous suffit de présenter à l’administration fiscale le document PDF attestant que les notes de frais ont été établies dans les règles de l’art : montants, TVA, dates, invités, historique des actions réalisées sur la note de frais, signature électronique accompagnée d’une synthèse des conditions d’archivage.
L’archivage à valeur probante Cleemy Notes de frais en 4 étapes
- Étape 1 : Le moteur OCR de Cleemy Notes de frais lit tous les justificatifs qui passent dans la solution et collecte automatiquement les factures.
- Étape 2 : Cleemy Notes de frais construit un document PDF par note de frais, contenant l'ensemble des justificatifs de frais et les informations habituellement demandées par l'Urssaf lors des contrôles.
- Étape 3 : Le tier de confiance Universign appose sur ce document un cachet serveur (signature électronique) de manière à dater le document et de garantir qu'il ne pourra pas être modifié par la suite.
- Étape 4 : Cleemy Notes de frais stocke les archives de manière sécurisée sur nos data centers certifiés ISO 27001.
Comment vérifier la validité d’une signature sur un document PDF ?
Le plus simple est de télécharger le document et de l'ouvrir dans un lecteur PDF tel qu'Adobe Acrobat Reader. Cela affiche un bandeau de sécurité à partir duquel vous pourrez consulter l'émetteur de certificat qui a servi pour la signature et l'identité du signataire. Voici un exemple de note de frais scellée par Lucca.
La validation de la signature est visible depuis le panneau Signatures de Adobe Acrobat Reader ; Universign étant membre de l’Adobe Approved Trust List (AATL).
L’archivage à valeur probante est automatique et nécessite aucune action particulière de la part des déclarations et des administrateurs de la solution.
Les enjeux de la dématérialisation des justificatifs
Qu’ils soient capturés via l’application mobile, transférés par email ou collecté via les API des sites marchands, les justificatifs sont numérisés dans des conditions garantissant sa fiabilité par rapport à l’original. L’archivage à valeur probante vous permet de présenter à l’administration fiscale des justificatifs légalement recevables en cas de contrôle.
Les références réglementaires
Cleemy Notes de frais respecte les règles édictées par l’article A 102-B du Livre des procédures fiscales, paru fin mars 2017, fixe les règles pour dématérialiser les justificatifs de notes de frais en France.
L’arrêté du 23 mai 2019 en application de l’article L. 243-16 du code de la sécurité sociale amende le décret n°2016-1673 du 5 décembre 2016, et spécifie que les exigences de l’Urssaf sont désormais les mêmes que celles du Fisc.
La garantie d’un archivage à valeur probante sécurisé et durable
Les archives à valeur probante sont stockées dans nos data centers certifiés ISO 27001 : 2005 et réparties sur trois sites. Cet archivage permet de garantir la pérennité des documents pendant toute la durée légale de conservation.