Savoir vendre son projet en interne est une étape indispensable pour réussir sa mise en place. Chacun des collaborateurs de l’entreprise sera amené à l’utiliser, quel que soit son profil.
La direction administrative et financière sera votre meilleur allié dans cette histoire. Voici les arguments pour la convaincre de l’intérêt d’investir dans un outil RH.
Une solution pour réduire les erreurs en comptabilité et en paie
Un SIRH (Système d’Information de Ressources Humaines) automatise les processus de gestion des ressources humaines au sein d’une entreprise. Il collecte et centralise les informations qui devront être traitées en comptabilité et nécessaires pour produire la paie.
Les données RH correspondant aux éléments variables de paie (EVP) ou destinées aux écritures comptables sont exportées depuis le SIRH dans des fichiers au format attendu par les logiciels. Cette absence de ressaisie évite ainsi les erreurs, notamment lorsque de nombreuses données sont à traiter, comme c’est le cas pour le passage en écriture des notes de frais. Un argument à ne pas omettre pour convaincre votre DAF des bénéfices d’un SIRH.
Un logiciel pour simplifier, harmoniser et moderniser les processus administratifs
La mise en place d’un SIRH permet de structurer et de sécuriser les processus administratifs : administration des accès aux données selon les profils des collaborateurs, création de circuits de validation, historique des échanges, archivage légal des documents…
Fini les piles de justificatifs de notes de frais papier à éplucher, le service comptable peut réallouer du temps à des tâches plus intéressantes, valorisantes et motivantes pour les équipes.
Des exports personnalisés pour faciliter l’élaboration des rapports financiers
Un SIRH centralise toutes les informations relatives aux salariés et à leur activité au sein de l’entreprise :
- date d’entrée et sortie de l’effectif,
- identité et coordonnées,
- poste occupé,
- rémunération,
- congés et absences,
- notes de frais, etc.
L’outil facilite l’agrégation et l’export des données liées à la masse salariale, nécessaires à l’élaboration des rapports annuels demandés par le ministère de la Recherche ou encore de l’Insee. La direction financière accède à l’ensemble des informations dont elle a besoin sans devoir passer par le gestionnaire de paie (et payer ce service si la paie est externalisée).
Un logiciel de GTA s’avère également indispensable pour remplir aisément les dossiers Crédit Impôt Recherche ou les rapports d’activités de projets financés par la Commission Européenne.
Une meilleure gestion de la trésorerie
Si la gestion des temps et des activités relève davantage de la fonction RH, la valorisation financière des temps de travail déclarés par les collaborateurs permet au DAF de garder un œil sur la rentabilité des projets. La valorisation comptable des temps passés permet de calculer le chiffre d’affaires généré par les équipes et de facturer les projets. C’est un indicateur financier indispensable au DAF pour réaliser ses projections d’encaissement et ainsi mieux maîtriser son BFR.
L’une des missions principales du directeur financier est d’assurer la performance économique de l’entreprise. Il doit donc avoir une vue d’ensemble des centres de coûts. Les dépenses des collaborateurs représentent un poste important en la matière. Un outil RH de gestion des notes de frais permet à la fois d’automatiser les tâches liées au traitement des frais et donc de faire gagner du temps à son équipe comptable et de mieux maîtriser les dépenses des collaborateurs : remboursements, avances sur frais, cartes affaires…
Un SIRH est donc un vrai outil d’aide au pilotage financier de l’entreprise. Il permet :
- de suivre précisément la croissance de l’effectif et des charges qui en découlent,
- de provisionner des congés payés,
- de prévoir l’évolution des rémunérations (augmentations, primes…),
- d’analyser les postes de dépenses par département,
- de suivre les prestations de service réalisées par les salariés et qui seront facturées à des clients,
- de maîtriser les frais professionnels engagés par les salariés, etc.
Il contribue ainsi à la maîtrise des entrées et des sorties sur les comptes de l’entreprise et à la bonne gestion de la trésorerie. Votre DAF ne pourra qu’en être séduit.
Au delà de la direction financière, un outil RH présente d’autres avantages qui sauront séduire d’autres membres du codir. La direction générale sera par exemple particulièrement séduite par ses bénéfices quant à la performance globale de l’entreprise. Le DSI sera quant à lui convaincu par la sécurité des données et l'interopérabilité d’un logiciel SaaS. Enfin, ne négligez pas d’évangéliser les bienfaits d’un outil RH auprès des managers et des collaborateurs à qui vous confierez la saisie des données.