Que la paie soit gérée en interne ou confiée à un prestataire externe, elle se base sur des données RH pour procéder au versement des salaires en temps et en heure. Pour s’assurer de leur fiabilité, plusieurs étapes sont nécessaires avant de procéder au calcul de la paie :
- la collecte et la mise à jour des données RH (identité, adresse postale, coordonnées bancaires…)
- l’identification des informations pertinentes (EVP) qui vont concerner la période de paie : congés, absences, frais, heures supplémentaires, primes…
- le transfert de ces informations pour la paie, qu’elle soit internalisée ou externalisée
Les logiciels Lucca automatisent le traitement de ces tâches, proposent des modules d’export et des interfaces de programmation (API) permettant leur connexion avec d’autres logiciels.
Comment connecter votre logiciel de ressources humaines Lucca à un logiciel de paie ?
Connecter son logiciel de paie avec Lucca pour des données RH fiables
Via Socle RH, les données RH telles que l’identité, les coordonnées du collaborateur ou encore son numéro de sécurité sociale sont collectées et centralisées. Des campagnes régulières de mise à jour de ces données garantissent leur fiabilité, essentielle pour la paie.
Chaque solution Lucca permet de collecter des EVP spécifiques (congés, frais, heures supplémentaires, primes…) et de les exporter au format attendu par le logiciel de paie ou de générer une fiche navette. Ces exports assurent l’exhaustivité et l’exactitude des données transmises au gestionnaire de paie.
Les outils de paie n’ayant pas tous les mêmes pré-requis, Lucca adapte ses exports aux différents outils de paie, via la création :
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d’un fichier d’export personnalisé et compatible avec l’outil de paie utilisé
Pour aller plus loin, Lucca établit également des partenariats avec des prestataires comme Paie & RH pour simplifier les transferts d’informations entre outils et éviter les ressaisies.
(voir les logiciels de paie référencés dans les formats d’export des modules Lucca)
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de tables de correspondance pour adapter les logiciels Lucca aux éléments de langage de la paie
Par exemple, un collaborateur marié correspond au code 10 d’un logiciel de paie.
- de matricules pour importe les matricules paie de vos collaborateurs actuels et en générer de nouveaux lorsqu’un un utilisateur est créé dans Cleemy, tout en respectant la nomenclature de votre paie : clé alphanumérique, nombre de caractères, longueur du matricule…
Ces exports et imports peuvent être gérés de trois manières :
- le gestionnaire de paie génère manuellement les exports depuis les différents modules du SIRH, puis les importe en paie
- Lucca propose une planification des exports automatiques des exports qui sont déposés sur un serveur FTP ou transférés par mail à qui de droit
- exploiter les API (Application Programming Interface) Lucca pour interfacer les solutions Lucca avec le logiciel de paie
Orchestrer la préparation de la paie
La préparation de la paie consiste en une succession de tâches répétitives à réaliser, surtout lorsqu’on utilise plusieurs outils pour gérer ses processus. L’idéal est donc de disposer d’une interface unique qui centralise les exports nécessaires à la préparation de la paie. C’est ce que l'Assistant Paie propose aux gestionnaires de paie.
Tous les mois, Prépapaie liste les 6 actions à réaliser pour collecter les données de la période en cours via des liens d’export dédiés :
- comptabilisation des départs récents
- intégration des arrivées récentes
- génération d’une fiche navette
- récupération des fichiers d’export
- édition des bulletins de paie avec le logiciel de paie
- distribution et archives des bulletins de paie
Pour les paies externalisées, les fiches navettes récapitulent les informations à prendre en compte sur la période de paie comme le départ d’un salarié pour générer son solde de tout compte ou le passage au statut cadre d’un salarié (changements de cotisations et ajout de données d'un régime de retraire supplémentaire, etc.).
Distribuer les bulletins de paie dématérialisés aux salariés
Classiquement, le responsable de paie imprime puis distribue les bulletins de salaires. Depuis 2009, les entreprises ont la possibilité de dématérialiser la distribution des bulletins de salaire. Pagga est le logiciel de la suite Lucca dédié à cette fonctionnalité. Une fois le pdf contenant tous les bulletins de salaire généré par le le logiciel de paie, Pagga distribue les fiches de paie aux salariés sur la base de leur numéro de sécurité sociale. Les bulletins sont stockés selon la durée légale en vigueur et sont accessibles depuis le Compte Personnel d’Activité des salariés.
À noter que les entreprises qui souhaitent mettre en place la distribution dématérialisée doivent s’assurer que leur fournisseur garantisse l'accessibilité des bulletins émis sous format électronique via le CPA.
La compatibilité de la suite Lucca ne concerne pas uniquement les logiciels de paie. Les outils RH s’interfaçent également aisément à d’autres logiciels comme des outils de comptabilité, via des connexions sécurisées.
Comment sécuriser les connexions entre logiciels ?
La connexion de plusieurs logiciels nécessite une attention particulière à la sécurité des données partagées. Pour limiter le risque de cyber-attaques ou vols de données sensibles, les outils utilisés doivent répondre à des règles spécifiques. Ces dernières auront pour finalités d’assurer la traçabilité et la sécurité des accès : authentification, gestion des droits, type d’hébergement des données, architecture des API et des systèmes d’information, etc.