Comment Ulule a divisé par 5 le temps passé à gérer les congés et par 3 la gestion de ses notes de frais ?

Secteur

Nouvelle économie

Effectif

70 collaborateurs

Solutions

Timmi Absences, Poplee Socle RH, Pagga Bulletin de paie, Cleemy Notes de frais

Dans un contexte international, la fiabilité des données et l’homogénéité des processus sont devenus incontournables pour accompagner la croissance de Ulule.

Lancée en octobre 2010, la plateforme de financement participatif a déjà donné vie à près de 26 000 projets. 70 collaborateurs répartis dans 5 pays à travers le monde font le succès de la plateforme chaque jour.

Comme la plupart des start-ups, l’équipe administrative d’Ulule a longtemps dû se débrouiller avec les moyens du bord… autrement dit Excel.

Le challenge pour Ulule : une croissance à l'international

Fin 2016, début 2017 la forte croissance des effectifs en France et à l’international pousse Ulule à chercher un outil permettant de répondre aux besoins suivants :

gagner du temps sur les tâches administratives ;
simplifier l’accès et la transmission des informations aux collaborateurs ;
faciliter les contrôles.

Lorsqu’on est implanté dans 5 pays, simplifier, rationaliser et harmoniser devient essentiel. Face à cette forte croissance Ulule a cherché une solution simple, complète et déployable à l’international. Claire, la DRH, apprécie le fait de ne plus avoir à contrôler ni saisir manuellement et individuellement les congés et absences dans le logiciel de paie. Harmoniser son processus d’onboarding était aussi une forte attente, surtout avec l’augmentation du nombre de recrutements. Pour Nicolas, le DAF, les étapes de gestion des notes devaient être optimisées pour en simplifier la saisie, la validation et le contrôle.

Avec les outils Lucca, j’ai gagné ½ journée par mois de travail rien que sur la saisie des congés. Je n’ai eu aucune difficulté à le faire adopter en interne tant la solution est simple à utiliser.

Claire Bouzigues, DRH

La solution : un SIRH à la carte

En comparant les solutions du marché, Ulule découvre le SIRH à la carte de Lucca.

Timmi Absences pour une gestion autonome des équipes sur les demandes, les validations et le planning des congés. Terminées les saisies sous Excel, les impressions et le circuit interminable de validation. Plus de ressaisie, ni de calcul et de contrôle manuels des soldes non plus pour Claire qui envoie toutes les informations en paie en un clic.

Poplee Socle RH pour un dossier RH centralisé et des campagnes d’onboarding affûtées. Que le nouveau collaborateur arrive en France, en Espagne ou au Canada, le processus est le même pour tout le monde.

Cleemy Notes de frais pour un temps de traitement et de gestion des notes de frais divisé par 3 grâce à la photo des justificatifs via l’appli mobile.

L'application Cleemy Notes de frais, et surtout sa facilité d’utilisation, a été prépondérante dans notre décision. On a tout de suite perçu le gain de temps et les bénéfices en termes de fluidification du process financier.

Nicolas Georget, Responsable Finance