Envie Autonomie simplifie sa gestion des factures avec Cleemy Achats
Secteur
Conseil
Effectif
114 collaborateurs
Solutions
Cleemy Achats, Cleemy Notes de frais, Socle RH, Pagga Bulletin de paie, Timmi Office, Timmi Absences, Timmi Temps
Spécialisé dans le reconditionnement de matériel médical, Envie Autonomie compte aujourd’hui pas moins de 115 collaborateurs répartis à travers tout l’hexagone dans les 19 établissements du groupe. Leur prochain objectif ? Ouvrir 10 filiales supplémentaires afin d’avoir une plus large couverture au niveau national.
Pour relever ce défi, Envie Autonomie continue de muscler son jeu en recrutant de nouveaux collaborateurs. Une croissance à l’origine de nombreux nouveaux défis parmi lesquels figure la gestion des achats.
Le challenge
Suivi des demandes d’achat, validation des statuts des factures, gestion des paiements : le département finance d’Envie Autonomie peinait à s’y retrouver dans les méandres des achats. En effet, le groupe devait faire face à :
Une absence de visibilité
Dans l’économie circulaire, la difficulté principale des départements financiers réside dans l’analyse des coûts d’achat et l’identification des marges. Faute d’avoir une analyse précise, ce sont les achats et leur étude qui facilitent les prises de décision. Il était donc crucial pour Cyril Moncus, le responsable financier du groupe, d’avoir accès à des données fiables, précises et en temps réel.
Sans outil, il était difficile pour lui de prendre des décisions éclairées quant au pilotage quotidien de toute l’activité. Sa gestion quotidienne se limitait à un pointage quelque peu anarchique des données d’achats. En effet, il avait chaque fin de mois, les factures de tous les départements sans possibilité de vérifier en un coup d’œil leurs statuts, les bons à payer, etc.
Un manque de centralisation
L’utilisation d’Excel et de dossiers partagés pour centraliser les factures représentait également une difficulté.
Il fallait bouger les factures et les commandes d'un dossier à un autre. C'était source de pertes et de doublons. Mais aussi extrêmement complexe en termes de suivi.
Cyril passait un temps considérable à organiser et gérer le flux de documents entrants. Un temps précieux qu’il aurait souhaité allouer au pilotage stratégique et financier du groupe.
La solution : une meilleure prise de décision grâce à une solution tout-en-un
Pour remédier à cette perte de temps conséquente et à ce manque de visibilité, il décide donc de faire appel à Lucca et d’utiliser la solution Cleemy Achats pour gérer l’intégralité du cycle de vie des achats du groupe.
Pourquoi Cleemy ? Pour la fiabilité et le gain de temps que lui apporte la solution.
Grâce au suivi des engagements de dépenses via un circuit d’approbation, il bénéficie d’une plus grande sécurisation des achats à venir.
Le traitement de ses factures est également plus fiable et précis : Cyril ne fait plus d’erreur. Et dès qu’il repère un écart entre une demande d’engagement de dépense et la facture reçue, il dispose de différentes possibilités de traitement, le tout en quelques clics.
Cleemy Achats nous permet une bonne sécurisation des données et un échange d’informations très rapide et très fluide.
Grâce aux exports, Cyril gagne également un temps fou. Il génère l’intégralité des écritures comptables liées aux factures et à leur paiement. Ces données seront ensuite synchronisées avec le logiciel comptable sans que Cyril n’ait besoin de faire de la ressaisie.
Pour le paiement de ses fournisseurs, tout se fait depuis l’interface regroupant les différentes factures par date d’échéance. Cyril réalise toutes les opérations financières courantes que ce soit par virement ou via des cartes virtuelles à usage unique.
J’ai gagné 2 heures par semaine ce qui me permet de mettre en place du contrôle de gestion et donc de fournir à ma direction des meilleures informations.