Comment Bonduelle a gagné 70 heures par mois sur la gestion des notes de frais
Secteur
Agro-alimentaire
Effectif
11 000 collaborateurs
Solutions
Notes de frais
En 2018, la filiale Fresh France de Bonduelle lance un appel d’offre pour automatiser la gestion de ses notes de frais.
En effet, l’entité remonte au groupe plusieurs points d’insatisfaction liés à la gestion manuelle du processus. Or, Bonduelle Fresh France traite plus de 2 000 notes de frais par an. Les dépenses sont saisies sous Excel, imprimées puis signées par le responsable hiérarchique avant d’être ressaisies par un assistant sous forme de commande d’achat dans l’ERP. Après une seconde validation par le responsable de BU, le service comptabilité effectue les opérations courantes de contrôle, procède au remboursement et à l’archivage des justificatifs. Le paiement intervient souvent plusieurs semaines après la déclaration de la note de frais.
Lucca Notes de frais nous a permis d'automatiser un processus long et manuel, nous faisant gagner 3 jours-hommes par mois.
Le challenge pour Bonduelle : plus de 2 000 notes de frais à traiter par an
La détermination de la filiale Fresh France à vouloir changer l’existant et à être pilote sur ce projet permet de lancer un appel offre. Celui-ci ne devra pas uniquement répondre au besoin de Fresh France mais également à l’ensemble des filiales du groupe Bonduelle.
La solution devra :
- faciliter la saisie les dépenses ;
- permettre de traiter les notes de frais au fil de l’eau ;
- supprimer les ressaisies en comptabilité et en paie ;
- automatiser les contrôles (plafonds, TVA…) ;
- automatiser les circuits de validation ;
- pouvoir être déployée, à terme, dans tous les pays où Bonduelle est présent.
L’équipe, constituée de personnes de la filiale Fresh France et du service IT, sélectionne trois solutions sur la base de recherche Google et de recommandations (merci Michel et Augustin), dont Lucca Notes de frais.
La solution : la saisie automatisée des dépenses collaborateurs
Le logiciel Notes de frais est d’abord déployé sur 3 sociétés de Fresh France. Sandrine Hanne, Responsable finance à la DSI du groupe Bonduelle, et Timothée Lefebvre, Chef de projet IT pilotent le déploiement de la solution côté informatique.
La solution Notes de frais élimine rapidement les frustrations : saisies à la main, pertes de justificatifs, déclarations en retard. La gestion comptable est apaisée. La facilité de déploiement et d’utilisation convainc d’autres sociétés du groupe. Notes de frais est aujourd’hui utilisée dans 3 autres sociétés en France, mais également en Espagne, au Portugal, en Allemagne, et prochainement en Hongrie et Italie.
Pour les collaborateurs, l’application mobile offre un vrai confort d’utilisation. Les dépenses sont saisies au fil de l’eau, ce qui accélère le traitement comptable et donc le remboursement des frais.
Pour la seule filière Fresh France, la solution a permis de gagner près de 3 jours homme par mois. Les assistantes de gestion n’effectuent plus aucun rapprochement ni aucune ressaisie. Elles se concentrent sur le contrôle, en particulier sur la bonne saisie de la TVA et sur les dépenses irrégulières remontées par le logiciel.
Enfin, le gain de temps évident offert par l’archivage à valeur probante a conduit Bonduelle a mettre en place l’option dès le démarrage dans les sociétés françaises.