GLHD gagne 3 jours par mois sur sa gestion des notes de frais grâce aux outils Lucca
Secteur
Energie, environnement
Effectif
50 collaborateurs
Solutions
Assistant Paie, Bulletins de paie, Feuilles de temps, Notes de frais
Basée en Nouvelle-Aquitaine, GLHD est la première entreprise française dédiée à l’accompagnement de projets photovoltaïques portés par des collectifs d’exploitants agricoles. Depuis deux ans, Xavier Campion, spécialisé dans le management de transition à temps partagé, accompagne GLHD sur leurs enjeux financiers.
Le challenge pour GLHD : un traitement chronophage des notes de frais et des collaborateurs pénalisés par l’avance de frais
Avant Lucca, l’une des principales problématiques de GLHD était la gestion des dépenses de notes de frais. En raison des déplacements fréquents de ses équipes pour rencontrer des clients, un grand nombre de notes de frais devait être traité chaque mois.
Une véritable contrainte pour l’équipe RH, qui passait un temps considérable à collecter, vérifier et rembourser les frais, tout en jonglant avec des erreurs et des retards fréquents. Une surcharge de travail, mais aussi un inconfort pour les collaborateurs, obligés d’avancer eux-mêmes leurs frais professionnels (transport, hébergement, restauration, etc.), ce qui mettait une pression financière non négligeable sur leurs épaules.
Au-delà de l’inconfort financier, la gestion des notes de frais représentait un vrai fardeau administratif. Suivre les dépenses, attendre les remboursements et gérer les avances leur prenaient beaucoup de temps et d’énergie.
Les volumes qu’on a pu constater ont vite atteint 1 000 €, 1 500 € voire 1 800 € net de dépenses mensuelles par collaborateur.
Face à l’inconfort de ses collaborateurs contraints d’avancer régulièrement d’importantes sommes, et le temps passé par l’équipe finance en contrôle, Xavier Campion cherche une solution. Il découvre les cartes de paiement Lucca. Intégrées à la solution de gestion des notes de frais de Lucca, elles offrent une approche centralisée et automatisée des dépenses professionnelles.
La solution : une carte de paiement intégrée à un outil de gestion des frais professionnels
Et les résultats ont été au rendez-vous : des bénéfices concrets, visibles dès les premières semaines. La mise en place des cartes de paiement, combinée à l’outil de gestion des frais, a rapidement apporté des gains tangibles, tant pour l’équipe Finance que pour les collaborateurs sur le terrain.
Pour les équipes Finance : une réduction des tâches administratives, un meilleur suivi de dépenses et un traitement comptable automatisé
Le premier bénéfice constaté par Xavier Campion et son équipe, c’est un gain de temps. La mise en place conjointe de la solution de gestion des notes de frais et des cartes de paiement Lucca a permis de dégager près de 3 jours ouvrés par mois pour l’équipe Finance. Un résultat rendu possible notamment grâce à :
- la saisie automatisée des dépenses ;
- l’automatisation des contrôles ;
- la mise en place de circuits de validation.
Mais le bénéfice va au-delà du gain de temps : la centralisation des données a offert à l’équipe Finance une visibilité en temps réel sur les dépenses, facilitant le suivi, l’analyse et le pilotage budgétaire. Les prises de décision sont plus rapides, plus fiables et surtout, basées sur des données à jour.
Résultat : plus aucun rapprochement ni ressaisie manuelle. L’équipe peut désormais se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme le contrôle de la TVA ou l’analyse des dépenses irrégulières signalées automatiquement par le logiciel.
La mise en place des solutions Lucca a permis un gain de temps considérable, de l’ordre de 3 jours ouvrés par mois.
Pour les collaborateurs : une facilité d’utilisation au quotidien
Pour les collaborateurs régulièrement en déplacement, la carte de paiement Lucca a changé la donne. Fini les avances de frais à gérer : ils peuvent désormais régler directement leurs dépenses professionnelles, sans impact sur leur trésorerie personnelle.
Qu’elles soient physiques ou virtuelles, à usage unique ou permanent, les cartes de paiement s’adaptent à tous les besoins terrain et les suivent dans chacun de leurs déplacements.
Désormais, les collaborateurs n’ont plus à se soucier de collecter des tickets ou de remplir des notes de frais manuellement. Tout est automatisé, simplifié, et prêt à être validé. Chaque dépense est automatiquement enregistrée et intégrée dans la solution de gestion des notes de frais, avec justificatif centralisé et accessible en temps réel.
Les collaborateurs de GLHD ont grandement gagné en autonomie, en temps, et voient leur charge administrative largement réduite, leur permettant ainsi de se concentrer sur ce qui compte vraiment : leur travail.