La GEPP/GPEC permet aux entreprises de s'adapter aux évolutions de leur environnement en anticipant leurs besoins en compétences. Pour réussir cette démarche, plusieurs outils concrets sont à la disposition des RH : cartographie des compétences, entretiens professionnels, bilans de compétences ou encore plans de formation. Cet article vous propose un tour d'horizon des principaux outils de la GEPP, et de la manière dont ils peuvent être utilisés pour optimiser la gestion des talents et soutenir la stratégie de l'entreprise.
La GEPP/GPEC permet aux entreprises de s’adapter aux évolutions de leur environnement en anticipant leurs besoins en compétences. Pour réussir cette démarche, plusieurs outils concrets sont à la disposition des RH : cartographie des compétences, entretiens professionnels, bilans de compétences ou encore plans de formation. Cet article vous propose un tour d’horizon des principaux outils de la GEPP, et de la manière dont ils peuvent être utilisés pour optimiser la gestion des talents et soutenir la stratégie de l’entreprise.
Quels sont les enjeux de la GPEC ?
La GPEC soit Gestion prévisionnelle des effectifs et des compétences permet aux entreprises d’anticiper et d’adapter leurs besoins en compétences compte tenu des évolutions du marché.
Son objectif principal ? Stimuler la productivité de l’entreprise tout en renforçant l’employabilité de ses collaborateurs.
La GPEC repose sur 3 enjeux clés :
Enjeux managériaux
La GPEC facilite les processus de recrutement en permettant aux entreprises d’identifier les compétences dont elles auront besoin à court, moyen et long terme.
Elle favorise également la mobilité interne en offrant aux salariés des opportunités d’évolution professionnelle, tout en optimisant la pyramide des âges.
Par exemple, en anticipant les départs à la retraite, l’entreprise peut mieux préparer la relève et assurer une continuité dans les compétences critiques.
Enjeux organisationnels
L’un des principaux bénéfices de la GPEC est l’amélioration des conditions de travail grâce à une meilleure gestion des talents. En optimisant la transmission des compétences entre collaborateurs expérimentés et jeunes recrues, la GPEC contribue à fluidifier les transitions internes, comme la formation de nouveaux leaders ou experts métiers.
Enjeux économiques
Enfin, la GPEC renforce la productivité et les performances économiques de l’entreprise. En anticipant les évolutions du marché et en ajustant les compétences disponibles, l’entreprise réduit les écarts entre les besoins et les ressources.
Cela lui permet d’adopter des actions correctives proactives, telles que la formation, la reconversion, ou le recrutement ciblé, pour garantir sa compétitivité.
Les outils pour mettre en place la GPEC
Voici les outils nécessaires pour mettre en place la GPEC :
Référentiel de compétences
Ce document liste et détaille toutes les compétences nécessaires pour chaque métier au sein de l’entreprise. Il fait la distinction entre différentes catégories de compétences :
- Les compétences comportementales (soft skills)
- Les compétences techniques (hard skills)
- Les compétences managériales
Cet outil stratégique permet aux managers de visualiser clairement les compétences requises pour répondre aux besoins actuels et futurs de l’entreprise.
Il aide ainsi à prendre des décisions éclairées en matière de :
- Promotion
- Recrutement
- Développement professionnel
Par exemple, si une équipe manque de compétences en gestion de projet, le référentiel aide à identifier ce besoin et à orienter la formation ou le recrutement en conséquence.
Du côté des collaborateurs, le référentiel de compétences est une ressource précieuse qui leur permet de repérer les compétences à acquérir ou à renforcer pour évoluer dans leur carrière.
C’est un outil de pilotage individuel qui donne une direction claire à leur développement professionnel.
La grille de compétence
La grille de compétences, ou grille d’évaluation des compétences, permet de mesurer précisément les compétences des collaborateurs dans une entreprise.
Composée de critères objectifs et détaillés, une entreprise l’utilise pour évaluer de manière standardisée les performances des salariés.
C’est un outil RH essentiel pour plusieurs raisons :
- Pour les managers, elle permet d’identifier les besoins en formation et de prendre des décisions éclairées sur la gestion des talents, comme la promotion ou la réorganisation des équipes.
- Pour les collaborateurs, elle aide à identifier leurs points forts et leurs axes d’amélioration, ce qui les aide à planifier leur évolution professionnelle.
- Pour l’entreprise, la grille contribue à maintenir un engagement fort et une motivation durable chez les salariés, en assurant une évaluation équitable et transparente. Elle aide ainsi à réduire les frustrations et améliorer la rétention des talents.
La fiche de poste
La fiche de poste, spécifique à chaque fonction dans l’entreprise, décrit de manière détaillée les rôles et responsabilités de chaque salarié. Elle contient 3 éléments clés :
- La définition de la fonction : une liste des tâches, missions et responsabilités associées au poste.
- Le contexte de la fonction : la position du poste dans l’organigramme de l’entreprise.
- La liste des compétences et aptitudes requises pour occuper le poste efficacement.
Grâce à la fiche de poste, chaque salarié connaît précisément ses responsabilités et ce que l’entreprise attend de lui. Quant à cette dernière, elle peut garantir une gestion des ressources humaines plus structurée et alignée avec les objectifs stratégiques.
L’organigramme
L’organigramme est un schéma qui représente l’organisation interne de l’entreprise. Il montre les différents services et la répartition des salariés dedans. Il permet de visualiser les relations hiérarchiques et les interactions entre les métiers et services.
Pour la GPEC, il aide à identifier les compétences en place dans chaque service et à anticiper les besoins en formation ou en recrutement en fonction des évolutions organisationnelles.
Les outils de suivi de la GPEC
La GPEC ne se limite pas à la mise en place de stratégies de gestion des compétences. Elle inclut aussi des outils pratiques permettant d’assurer un suivi régulier et efficace.
Ces outils permettent d’évaluer les compétences et d’ajuster les actions RH en temps réel pour garantir que les objectifs de l’entreprise et des collaborateurs sont alignés.
Les one to one
Il s’agit d’entretiens individuels réguliers entre le manager et chaque collaborateur. Ils permettent de discuter de différents points dont :
- Les compétences existantes. Les one-to-one permettent d’évaluer régulièrement les compétences du salarié. Le collaborateur pourra ainsi faire le bilan de ses compétences et identifier ses axes d’amélioration.
- Les performances. Le manager et le collaborateur évaluent les performances du collaborateur, identifient les éventuels points forts et points faibles, et déterminent des axes d’amélioration.
- Les besoins en formation. Ces entretiens réguliers sont un cadre privilégié pour que chaque salarié exprime ses attentes en termes de formation. Il appartient ensuite aux managers de concilier ces attentes avec les besoins de l’entreprise.
- Les aspirations de carrière. Les one-to-one sont des occasions pour discuter des perspectives de carrière du salarié.
Entretien annuel
L’entretien annuel est un levier stratégique de la performance de l’entreprise. Il permet d’évaluer l’adéquation entre les compétences du salarié et les besoins du poste.
Concrètement, il s’agit d’un rendez-vous formel durant lequel le manager s’assure que le salarié maîtrise bien les compétences définies sur la fiche de poste.
Cet entretien est aussi l’occasion de repérer les forces et les faiblesses de chaque collaborateur, de définir des objectifs de performance pour l’année à venir et d’identifier les actions à mettre en place pour combler d’éventuels écarts.
Cela peut inclure des actions de formation, de coaching ou de mobilité interne.
Entretien professionnel
L’entretien professionnel est un cadre où le collaborateur peut échanger sur son parcours professionnel et ses perspectives d’évolution de carrière. Il a lieu tous les 2 ans.
Cet entretien permet d’identifier les évolutions possibles, dans le cadre même du poste ou d’une mobilité interne.
Il permet aussi aux responsables d’identifier et de proposer les formations adaptées au projet professionnel élaboré conjointement avec le salarié.
Le plan de formation
Le plan de formation est élaboré une fois que les forces et faiblesses des collaborateurs par rapport aux besoins de l’entreprise ont été identifiés.
Ce plan vise à renforcer les performances des salariés et à préparer leur évolution professionnelle.
Il peut inclure des actions telles que :
- Des formations spécifiques pour combler les lacunes identifiées,
- Des bilans de compétences pour mieux combler les besoins du collaborateur,
- Des actions de professionnalisation pour les nouveaux arrivants ou pour des reconversions internes,
- La validation des acquis de l’expérience (VAE), qui permet de reconnaître officiellement les compétences acquises par le salarié au fil de son parcours.
La cartographie des compétences
La cartographie des compétences est une photographie à un instant T des compétences disponibles dans l’entreprise.
Elle référence les compétences comportementales, techniques et transversales, et établit pour chaque métier les compétences spécifiques disponibles.
Elle permet aussi d’évaluer dans quelle mesure ces compétences doivent évoluer pour rester en adéquation avec les besoins de l’entreprise.
Cette cartographie est un outil clé sur lequel repose tout le dispositif de la GEPP. Les acteurs de la GPEC s’appuient sur cette cartographie pour élaborer des plans de formation et des stratégies de recrutement, en fonction des écarts identifiés entre les compétences actuelles et celles qui seront nécessaires à l’avenir.
À noter que la cartographie des compétences est différente du référentiel de compétences, qui sert plutôt à l’élaboration des critères d’évaluation et d’évolution des collaborateurs.
Ainsi, les outils de la GPEC/GEPP incluent à la fois des outils de mise en place stratégique et des outils d’application pratique.
Ces outils sont indispensables pour atteindre les objectifs de la GPEC : anticiper et répondre aux besoins de l’entreprise, tout en accompagnant le développement personnel et professionnel des collaborateurs.
