Dans un environnement en constante évolution, la GPEC (ou GEPP) est un outil incontournable pour permettre à une entreprise d’anticiper ses besoins en compétences et de s’adapter aux changements.
Pour être efficace, sa mise en place doit suivre un processus clair, basé sur des étapes clés, allant de l'analyse des compétences existantes à la mise en œuvre de plans d'action adaptés.
Dans cet article, découvrez les étapes essentielles pour réussir la Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) dans votre entreprise.
Dans un environnement en constante évolution, la GPEC (ou GEPP) est un outil incontournable pour permettre à une entreprise d’anticiper ses besoins en compétences et de s’adapter aux changements.
Pour être efficace, sa mise en place doit suivre un processus clair, basé sur des étapes clés, allant de l’analyse des compétences existantes à la mise en œuvre de plans d’action adaptés.
Dans cet article, découvrez les étapes essentielles pour réussir la Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) dans votre entreprise.
Étape n°1 : Identification des métiers et des compétences dans l’entreprise
La première étape pour mettre en place une GPEC consiste à réaliser un état des lieux des métiers et des compétences existants dans l’entreprise. Cela permet d’avoir une vue d’ensemble claire sur les ressources disponibles et de préparer les actions futures.
Les responsables RH doivent commencer par dresser un inventaire complet des emplois et des compétences présentes dans l’entreprise. Cet inventaire s’appuie sur des outils GPEC tels que :
- Les fiches de poste, qui décrivent les missions et compétences requises pour chaque poste,
- L’organigramme, qui visualise la répartition des postes et la structure hiérarchique,
- Les comptes-rendus d’entretiens individuels, qui offrent des informations sur les aspirations des collaborateurs et leurs axes d’amélioration,
- Les évaluations des compétences réalisées en interne
Grâce à ces outils GPEC, l’entreprise peut créer une cartographie des compétences avec un schéma détaillé qui montre les compétences actuelles disponibles par métier.
Cette cartographie permet identifier les forces de l’entreprise et les éventuelles lacunes à combler en fonction des besoins futurs.
Étape n°2 : Anticiper les besoins en termes d’emplois et de compétences
Une fois les compétences actuelles identifiées, la prochaine étape consiste à anticiper les besoins futurs de l’entreprise.
Elle permet d’assurer la continuité des activités et la compétitivité de l’entreprise. Elle repose sur une projection à court, moyen et long terme, en tenant compte de 3 facteurs clés :
- Les départs à la retraite : il s’agit d’identifier les collaborateurs qui quitteront l’entreprise dans les prochaines années pour prévoir des plans de succession et de préparer le remplacement des compétences.
- Les innovations technologiques : l’évolution rapide des technologies impacte les métiers existants et en crée de nouveaux.
Par exemple, l’essor de l’intelligence artificielle ou de la transformation numérique impose aux entreprises d’anticiper des compétences techniques spécifiques, comme la gestion des données ou la cybersécurité.
- L’émergence de nouveaux métiers : au-delà des technologies, les besoins évoluent également avec les tendances du marché. De nouveaux postes peuvent devenir nécessaires, comme des experts en développement durable ou en gestion des talents à distance dans un contexte de télétravail croissant.
Les outils GPEC jouent un rôle central dans cette anticipation.
Étape n°3 : Identification des écarts entre la situation actuelle et les besoins futurs
L’un des objectifs majeurs de la GPEC est d’identifier les écarts entre les compétences actuelles de l’entreprise et les compétences nécessaires à l’avenir. Cela prend en compte les stratégies futures de l’entreprise ainsi que les changements structurels et conjoncturels.
L’élaboration d’un référentiel de compétences est un outil clé dans ce processus. Il s’agit d’une liste détaillée des compétences requises pour chaque métier. Ce référentiel permet de visualiser clairement les écarts entre la situation actuelle et les besoins futurs.
L’objectif de cette étape est de réduire ces écarts au maximum afin que l’entreprise puisse s’adapter aux évolutions de son environnement, qu’elles soient technologiques, économiques ou organisationnelles.
Étape n°4 : Mise en place d’un plan d’action
Les différentes étapes préalables doivent amener à un plan d’action composé de différents volets :
- Un plan de formation : proposer des programmes de formation pour combler les lacunes identifiées. L’entreprise peut également mettre en place une plateforme LMS (Learning Management System) pour faciliter l’accès aux formations.
- Des mesures pour favoriser la mobilité interne : mettre en place des solutions pour encourager la mobilité fonctionnelle ou géographique pour mieux répartir les compétences au sein de l’entreprise.
- Gestion des carrières et rétention : développer des stratégies pour fidéliser les talents, notamment à travers la gestion de carrière et la motivation des collaborateurs.
- Anticiper le recrutement externe : si des compétences manquent malgré les efforts internes, planifier des recrutements externes pour combler ces besoins.
Enfin, la GPEC doit inclure des outils de suivi et une évaluation des actions mises en place.
Cela implique de mesurer les résultats grâce à des KPI (taux d’écart de compétences, nombre de formations réalisées, taux de rétention des talents, etc.) et d’ajuster le plan en fonction des résultats obtenus.
Ainsi, la mise en place efficace de la GPEC/GEPP repose sur le respect d’étapes clés : analyser les compétences existantes, anticiper les besoins futurs, identifier les écarts, puis déployer des plans d’action adaptés.
Cette démarche doit rester dynamique et continue, avec un suivi régulier et des ajustements basés sur l’évaluation des résultats. L’entreprise peut alors s’adapter en permanence aux évolutions du marché tout en maximisant l’impact sur ses ressources humaines.
