La loi “avenir professionnel” de 2018 et les nouvelles techniques d’apprentissage transforment peu à peu le monde de la formation et encouragent les entreprises à miser sur la formation en continu, afin de maintenir l’employabilité et de favoriser l’innovation.
En fonction des besoins en compétences, des différents profils de votre entreprise et de votre budget, il est possible de privilégier l’apprentissage à distance ou en présentiel, en interne ou en externe. En personnalisant les parcours d’apprentissage, vos actions sont plus efficaces et vos collaborateurs plus engagés.
Pour vous aider dans votre tâche, vous disposez principalement de deux outils : les Learning Management Systems (LMS) et les Training Management Systems (TMS). Voyons en détail chacune de ces solutions.
La loi “avenir professionnel” de 2018 et les nouvelles techniques d’apprentissage transforment peu à peu le monde de la formation et encouragent les entreprises à miser sur la formation en continu, afin de maintenir l’employabilité et de favoriser l’innovation.
En fonction des besoins en compétences, des différents profils de votre entreprise et de votre budget, il est possible de privilégier l’apprentissage à distance ou en présentiel, en interne ou en externe. En personnalisant les parcours d’apprentissage, vos actions sont plus efficaces et vos collaborateurs plus engagés.
Pour vous aider dans votre tâche, vous disposez principalement de deux outils : les Learning Management Systems (LMS) et les Training Management Systems (TMS). Voyons en détail chacune de ces solutions.
Qu’est-ce qu’un LMS ?
Un LMS, ou Learning Management System, est une plateforme d’hébergement de contenus en ligne. Il permet de :
- créer ou importer des contenus variés (formations d’onboarding, cours intéractifs…);
- suivre les progrès des apprenants grâce à un tableau de bord détaillé;
- tester les connaissances et délivrer des certifications.
Les avantages d’un LMS
Avec un LMS, vous offrez à vos collaborateurs un accès facile à des contenus de formation.
Il est possible de :
- s’y connecter à tout moment depuis n’importe quel appareil,
- personnaliser les parcours d’apprentissage en fonction des besoins et du niveau des apprenants,
- analyser l’efficacité des formations.
Par ailleurs, opter pour la formation en ligne depuis un LMS peut s’avérer sur le long terme bien moins onéreux que de passer par des organismes de formation, puisque les contenus, une fois créés ou achetés, restent toujours disponibles pour de nouveaux collaborateurs.
Qu’est-ce qu’un TMS ?
Un TMS, ou Training Management System, est un outil dédié à la gestion administrative et logistique de la formation. Il facilite :
- la récolte des besoins, la planification et la coordination des activités de formation,
- l’allocation des ressources humaines et matérielles (choix du formateur, de la salle…),
- le suivi des coûts et des demandes de financement.
Les avantages d’un TMS
Un TMS vous aide à remonter les besoins de vos collaborateurs depuis un catalogue de formations, afin de créer un plan de formation qui réponde à la fois aux objectifs collectifs et individuels. Par ailleurs, en automatisant la récolte et la planification des sessions, vous vous libérez du temps pour vous concentrer sur le choix et le contenu des formations.
Un TMS vous offre également une vue centralisée des activités de formation, vous permettant de suivre plus efficacement les fonds engagés, d’anticiper les dépassements budgétaires et éventuellement de prioriser vos actions.
Voici les principales fonctionnalités retrouvées dans la plupart des TMS et LMS :
Critères | TMS | LMS | Fonctionnalités communes |
|---|---|---|---|
Gestion des cours | Planification des sessions, gestion des présences | Création de contenus en ligne ou imports de bibliothèques de contenus | |
Administration | Création de plans de formation, gestion des inscriptions et des sessions, suivi logistique et budgétaire | Suivi des progrès des apprenants, gestion des certifications | Organisation de sessions de formation virtuelles, saisie des présences digitalisée |
Ressources | Choix des formateurs | Banque de ressources, outils d'évaluation | Demande d'inscription en autonomie, synchronisation avec les agendas |
Rapports | Rapports financiers, sur les demandes de formation et sur la satisfaction des apprenants | Rapports de performance et d'engagement des apprenants | Historique des formations réalisées |
LMS vs TMS : comment choisir la solution la plus adéquate ?
Vous l’aurez compris, ces deux outils répondent à des besoins différents et peuvent être utilisés conjointement. Un TMS optimise votre gestion tandis qu’un LMS vous permet de créer votre propre banque de contenus en ligne et de tester les connaissances.
Intégrer un LMS à un TMS peut vous offrir une solution de gestion globale et optimisée dans le cas où vous souhaiteriez :
- à la fois automatiser la gestion administrative et centraliser le contenu pédagogique;
- combiner des formations en ligne et en présentiel tout en gardant une vue d’ensemble sur l’offre de formation.
Nous vous partageons quelques scénarios concrets pour mieux comprendre quand utiliser chaque système ou bien le duo LMS-TMS.
Quand utiliser un LMS ?
Prenons l’exemple d’une chaîne d’hôtels qui a pour obligation de former tous ses nouveaux collaborateurs aux règles d’hygiène et de sécurité.
Pourquoi utiliser un LMS dans ce contexte ?
Les formations d’onboarding sont le plus souvent des contenus informatifs à destination d’une grande majorité de collaborateurs. La création et l’hébergement de ces formations sur un LMS permet d’automatiser l’onboarding et de les rendre accessibles en illimité.
Quand utiliser un TMS ?
Prenons l’exemple d’une entreprise multi-sites qui souhaite collecter les besoins de formation de ses collaborateurs à distance et raccourcir les délais de traitement des demandes, dans l’objectif de répondre aux objectifs opérationnels et de maintenir leur engagement.
Pourquoi utiliser un TMS dans ce contexte ?
Un TMS met à disposition des collaborateurs un catalogue de formations depuis lequel ils peuvent faire leurs demandes. Celles-ci sont automatiquement centralisées et regroupées afin de faciliter la planification des formations par le service RH.
Quand utiliser le duo LMS-TMS ?
Prenons l’exemple d’une entreprise internationale qui souhaite suivre aisément son plan de développement des compétences.
Pourquoi utiliser le duo TMS-LMS dans ce contexte ?
Avec ces deux outils, le service RH centralise la gestion administrative et offre à ses collaborateurs un choix de formats de formation varié. Il dispose d’une vue d’ensemble des activités de formation et de leur performance et peut prendre des mesures correctives éclairées. Les formations d’onboarding peuvent être hébergées sur le LMS afin d’optimiser le budget de formation.
Pour vous aider à identifier la solution qui correspond le mieux à vos besoins, nous avons créé une checklist prête à l’emploi.
Questions | TMS | LMS |
|---|---|---|
Ai-je besoin de collecter les besoins en formation de mes collaborateurs? | Oui | Non, ils sont autonomes dans leur formation |
Quels formats souhaitez-vous privilégier ? | Tous les formats | En ligne |
Dois-je remonter l’historique des formations effectuées dans les comptes rendus d’entretien ? | Oui, lorsque le TMS est relié à un SIRH | Non |
Dois-je prévoir des formations obligatoires en présentiel ? | Oui | Non |
Ai-je besoin de mesurer la montée en compétences des apprenants ? | Oui, via un questionnaire | Oui, via une évaluation |
Ai-je besoin de créer des contenus de formation ? | Non | Oui |
Est-ce que je souhaite évaluer les connaissances des apprenants ? | Non | Oui |
Ai-je besoin de me libérer des tâches administratives chronophages ? | Oui | Non |
En définitive, nous vous conseillons d’opter pour un TMS lorsque vos effectifs dépassent les 50 salariés, afin d’automatiser votre gestion et de gagner du temps sur la collecte des besoins en formation, la planification des sessions et le suivi budgétaire. Vous pouvez en parallèle opter pour un LMS si vous souhaitez disposer d’une banque de contenus formatifs en ligne accessible à tout moment.
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Avec Poplee Formation :
- centralisez l’accès aux formations grâce au catalogue public
- suivez le budget en temps réel
- récoltez les demandes pendant les campagnes d’entretien
