Qu’il s’agisse de fluidifier des tâches administratives ou de faire évoluer des méthodes, toutes les entreprises se posent la même question : comment faire et par où commencer ? La première action à mener est d’étudier vos méthodes actuelles. Pour ce faire, découvrez cette fiche pratique clé en main pour cartographier l’ensemble de vos processus RH.
Qu’il s’agisse de fluidifier des tâches administratives ou de faire évoluer des méthodes, toutes les entreprises se posent la même question : comment faire et par où commencer ? La première action à mener est d’étudier vos méthodes actuelles. Pour ce faire, découvrez cette fiche pratique clé en main pour cartographier l’ensemble de vos processus RH.
Buts de la cartographie des processus RH : identifier ses chantiers
Inspirée des techniques de co-création (ou design thinking), la cartographie des processus RH sert à visualiser les dysfonctionnements et à prioriser les chantiers à mener. Voici les intérêts de mener une cartographie des processus RH :
- Représenter un état des lieux des processus RH et ceux à optimiser
- Améliorer le dialogue entre le service RH et les métiers de l’entreprise
- Créer une dynamique positive dans l’organisation
- Amorcer le changement et donner une vision de l’avenir grâce à l’anticipation
Mieux vous cernerez les problématiques des processus RH actuels, plus vous aurez de chances de tirer avantage de la cartographie en identifiant des axes d’amélioration.
Phase de préparation : comment cartographier les processus RH
Pour réaliser une cartographie des processus RH, il suffit de réunir un groupe de travail constitué d’un panel représentatif de salariés (collaborateurs, managers, administrateurs…).
- Temps estimé : 1h30
- Nombre de participants : l’ensemble de votre équipe projet
- Matériel : cartes actions imprimées, stylos et surligneurs de couleurs, ruban adhésif
- Lieu : espace calme et confortable
Phase de conception : remplir les cartes ACTIONS pour une cartographie réussie
- NOM DE L’ACTION : identifier l’étape de votre processus de gestion des congés
- PERSONNES CONCERNÉES : nommer la catégorie de collaborateurs concernée par la réalisation de cette action (collaborateur, manager, RH, DAF, entreprise externe…)
- FORME : spécifier la forme d’exécution de cette action (à l’oral, sur papier, via un tableur type Excel ou un logiciel spécifique…)
- DURÉE & RÉCURRENCE : estimer le temps que prend la réalisation et la récurrence de cette action (une fois par an, tous les mois, etc.)
- PÉNIBILITÉ : Retranscrire le ressenti des équipes
Exemple: Les collaborateurs sont-ils satisfaits de cette méthode ? - REMARQUES : Qu’est-ce qui fonctionne bien ? moins bien ? Qu’est ce qui pourrait être mis en place ?
- ÉVALUATION : évaluer si la méthode pour mener cette action est satisfaisante, si elle a besoin d’être revue, ou s’il faut tout simplement la supprimer/l’externaliser
Phase de déroulement : la cartographie des processus RH en 4 étapes
Étape 1 : présentation des règles du jeu (5 min)
- Expliquer au groupe de travail le principe de cette méthode et ses enjeux
- Rappeler ce qui doit être évalué
Étape 2 : évaluation de vos méthodes (50 min)
- Afficher toutes les cartes « ACTIONS » au mur
- Passer les en revue l’une après l’autre
- Évaluer la pénibilité et le temps passé pour chacune d’entre elles
Étape 3 : analyse des résultats (20 min)
- Mettre en avant les points les plus bloquants
- S’assurer du consensus du groupe
Exemple : Sommes-nous tous d’accord que cette méthode pose problème ?
- Élaborer des pistes d’amélioration
Exemples : Doit-on changer le circuit d’approbation ? Doit-on créer une boîte mail spécifique pour collecter les justificatifs pour les arrêts de travail ? etc.
Étape 4 : synthèse (15 min)
- Lister toutes les actions à faire évoluer/supprimer
- Partager les prochaines étapes du projet (suppression d’étapes, recherche d’un outil…)
Le conseil pour bien tirer parti d’une cartographie : Dépassez les aspects opérationnels et prenez le recul nécessaire pour revoir votre organisation au besoin : qui a accès à quoi ? qui valide quoi ? qui administre les données ? Modifiez les attributions et rôles de chacun si cela permet de fluidifier significativement vos processus.
Gagnez du temps sur votre gestion RH
Centralisez toutes les informations de vos collaborateurs depuis la signature de leur contrat jusqu’à leur départ de l’entreprise et gagnez du temps sur la gestion administrative.
FAQ sur la cartographie des processus RH
Qu'est-ce qu'une cartographie des processus RH ?
Une cartographie des processus RH d’une entreprise est une représentation graphique de tous les processus RH qui sont liés entre eux. Elle offre une vue globale de l’organisation.
Qu'est-ce qu'un processus RH ?
Un processus RH représente l’ensemble des stratégies et des actions stratégiques menées par le service RH dans l’entreprise.
Exemples de processus RH
Le développement des compétences, les rémunérations, le recrutement, la gestion de paie ou encore le développement des compétences sont des exemples de processus RH.
