Les ressources humaines constituent un pilier essentiel dans toute entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur d'activité. Pourtant, la gestion efficace des RH exige une organisation minutieuse, des moyens humains et logiciels adaptés, et tout un panel de compétences.
Dans ce contexte, deux choix s’offrent aux employeurs. D’un côté, intégrer un maximum d’automatisations dans les processus RH. De l’autre, l'externalisation des RH apparaît comme une solution stratégique pour déléguer des tâches chronophages ou stratégiques.
Alors, dans quel cadre avoir recours à l’externalisation des RH et quels sont les avantages de cette approche ?
Les ressources humaines constituent un pilier essentiel dans toute entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur d’activité. Pourtant, la gestion efficace des RH exige une organisation minutieuse, des moyens humains et logiciels adaptés, et tout un panel de compétences.
Dans ce contexte, deux choix s’offrent aux employeurs. D’un côté, intégrer un maximum d’automatisations dans les processus RH. De l’autre, l’externalisation des RH apparaît comme une solution stratégique pour déléguer des tâches chronophages ou stratégiques.
Alors, dans quel cadre avoir recours à l’externalisation des RH et quels sont les avantages de cette approche ?
Qu’est-ce que l’externalisation des RH ?
L’externalisation des Ressources Humaines, c’est faire appel à un prestataire externe pour lui confier tout ou partie de sa gestion RH.
Externaliser est un processus qui consiste à déléguer, de façon ponctuelle ou sur la durée, certaines tâches et responsabilités à une tierce personne ou entreprise externe.
Il existe différentes approches d’externalisation des ressources humaines :
La sous-traitance RH
La sous-traitance RH consiste à déléguer une partie ou la totalité d’un processus à un prestataire de services externe, comme par exemple :
- La production de la paie à un cabinet d’expertise-comptable : de la récupération des éléments variables de paie à l’édition des bulletins de paie.
- Le recrutement via un cabinet de recrutement : de la recherche de candidats à l’automatisation de l’onboarding RH.
Le consulting RH
Les missions de consulting résultent plutôt d’un manque de compétences en interne. L’entreprise recherche alors pour un besoin spécifique et limité dans le temps, une expertise externe en faisant appel à un cabinet ou à un consultant RH.
Il peut s’agir d’un accompagnement managérial (coaching), technique (déploiement d’un SIRH) ou stratégique (diagnostic + plan d’actions).
Le temps partagé
Cette dernière approche de l’externalisation consiste à bénéficier des compétences d’un professionnel RH pendant quelques jours par mois ou par semaine pour renforcer les équipes RH internes.
Pourquoi externaliser ses RH ?
Quels sont les avantages de l'externalisation RH ?
L’externalisation des RH présente plusieurs avantages significatifs pour les entreprises.
- Rédaction des coûts : Les RH représentent généralement le premier poste de dépense dans l’entreprise. Externaliser certaines fonctions permet de réduire la masse salariale et de mieux maîtriser ses frais généraux. Les charges fixes sont diminuées et les coûts restent limités, notamment en confiant des tâches à faible valeur ajoutée à des prestataires spécialisés.
- Gain en flexibilité : Les besoins en ressources humaines évoluent en fonction de la croissance et des défis rencontrés par l’entreprise. L’externalisation offre la souplesse nécessaire pour répondre rapidement à ces besoins changeants. La flexibilité permet aussi bien de recruter ponctuellement des experts pour un projet RH spécifique, comme de renforcer les équipes avec une main d’œuvre temporaire.
- Réduction des erreurs : Les erreurs peuvent vite avoir des conséquences importantes pour l’entreprise : erreur de recrutement, non conformité aux dispositions législatives, non respect du code du travail, etc. Grâce à leur regard externe et à leur expertise, certains prestataires, tels que des experts-comptables ou des avocats, contribuent à identifier et à prévenir les erreurs potentielles, minimisant ainsi les risques pour l’entreprise en matière de conformité légale et de gestion des ressources humaines.
- Concentration sur le cœur de métier : Externaliser les RH libère du temps et des ressources internes, permettant ainsi aux dirigeants et aux équipes RH de se concentrer sur des activités plus stratégiques pour l’entreprise. En déléguant les tâches administratives les plus chronophages, les équipes RH retrouvent du temps à consacrer à des projets de développement RH tels que la gestion des talents, la QVCT ou le renforcement de la marque employeur.
- Expertise spécialisée : L’entreprise peut faire appel à un prestataire externe dans l’objectif de profiter de son expertise pointue, et de bénéficier de meilleures pratiques, d’outils et de méthodologies les plus récentes. Un chef d’entreprise peut souhaiter également avoir un œil externe et objectifs pour réaliser un diagnostic RH, proposer des axes d’amélioration ou accompagner dans la réalisation de plan d’actions.
Quand est-ce judicieux ?
Pour identifier les tâches qu’il est possible d’externaliser, vous pouvez utiliser la règle des 4C :
- Complexe : la nécessité d’une expertise ou d’une technicité particulière,
- Chronophage : le délai de réalisation important,
- Critique : le risque encouru en cas d’erreur,
- Circonscrite : se limite à une mission ou un projet spécifique.
Les activités des ressources humaines les plus externalisées concernent des tâches administratives, chronophages, répétitives et souvent considérées comme à faible valeur ajoutée, notamment dans la gestion de la paie, la gestion administrative du personnel, les recrutements et la formation professionnelle.
A l’inverse, les entreprises ont également recours à l’externalisation pour la gestion de projets RH stratégiques et techniques : mise en place d’une GPEC, déploiement d’un logiciel RH, organisation des élections professionnelles, etc.
Les points d’attention avant de songer à l’externalisation des RH
Les limites de l’externalisation des RH
Certaines activités RH sont plus compliquées à externaliser auprès d’un prestataire externe.
A titre d’exemple, une entreprise ne pourra pas déléguer entièrement le pilotage de ses ressources humaines ou certains pans stratégiques de la gestion RH : sa politique de rémunération et des avantages sociaux, la réalisation des entretiens annuels, le plan de développement des compétences ou la construction du plan de formation.
Il est de la responsabilité du chef d’entreprise de conserver la main sur sa stratégie RH, sur la culture d’entreprise et sur le management de ses équipes. En revanche, il peut se faire accompagner par un consultant externe.
Les missions qui touchent au dialogue social sont également des sujets qui reviennent à l’employeur, notamment la mise en place et l’animation du Comité Social Économique (CSE). Là encore, il peut être aidé, en faisant recours à un prestataire pour rédiger le compte-rendu et les procès-verbaux de réunions.
La limite dans l’externalisation des RH est de ne pas donner le sentiment à vos collaborateurs de rompre le dialogue, de déliter la culture d’entreprise en vous désintéressant totalement du management et de la gestion RH.
Quel est le coût de l’externalisation des RH ?
Tout va dépendre de ce que vous externalisez, à qui et sur quelle durée : quel est le type de prestation, la durée, la complexité de la mission ?
Le tarif sera en effet plus élevé s’il s’agit d’un accompagnement stratégique ou d’une prestation d’ingénierie. Vous pourrez négocier des forfaits si vous mettez en place une externalisation sur plusieurs mois, ou si vous déléguez plusieurs activités au même prestataire.
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