Les données prennent de plus en plus de place dans la gestion des RH.
Comment en tirer profit et les utiliser de façon optimale ?
Les données prennent de plus en plus de place dans la gestion des RH.
Comment en tirer profit et les utiliser de façon optimale ?
Qu’est-ce qu’une Data RH ?
Les données RH désignent toutes les informations qui transitent au niveau du SIRH d’une organisation. Elles sont généralement :
- volumineuses ;
- de natures variées ;
- multisources ;
- recueillies sur une période donnée.
Par exemple, en matière de recrutement, les offres d’emploi, les CV, les comptes rendus d’entretien sont autant de sources de data RH.
Ces données représentent une ressource précieuse pour le service RH. Elles offrent une vision détaillée et globale sur les différents aspects de la gestion de projet RH et sont des outils d’aide à la prise de décision.
Selon une étude du cabinet de conseil Gras Savoye Willis Towers Watson, les données RH sont une priorité pour plus de 60 % des DRH en France.
Cela est d’autant plus vrai qu’avec les développements technologiques, la data RH prend une place de plus en plus importante. Cela se traduit par des améliorations concrètes telles que :
- l’amélioration du processus de recrutement : analyse des profils des candidats pour identifier les meilleurs talents, optimisation des campagnes de recrutement…
- gestion de la performance des collaborateurs : suivi des indicateurs clés de performance (KPIs) individuels et collectifs, identification des besoins en formation, accompagnement des collaborateurs dans leur développement professionnel,
- gestion de la prévoyance et de la santé au travail : analyse des données relatives aux arrêts maladie et aux accidents du travail pour identifier les risques et mettre en place des actions de prévention.
Malgré l’importance des data RH, combinée avec le développement des outils digitaux destinés aux RH, le rôle des intervenants humains du service RH reste essentiel.
En effet, un expert RH reste une référence pour prendre la bonne direction (où commencer, sur quels éléments se concentrer en premier, etc.).
Voici comment un tel expert s’y prend, en 9 étapes :
Comment analyser les données RH en 9 étapes
Voici un guide, étape par étape, pour vous aider à exploiter au mieux les données RH dans votre entreprise. Elles doivent être réalisées dans cet ordre précis pour que votre processus d’analyse porte réellement ses fruits.
Commencez avec par faire l’inventaire de vos données RH
C’est en effet la première étape à réaliser. Posez-vous les questions suivantes :
- Quels sont les types de data que vous possédez déjà ?
- Quelles sont celles que vous n’avez pas mais dont vous pourriez avoir besoin ?
- Quelles sont les données qui sont uniquement sur papier mais qui vous seront utiles ?
L’idée de cartographier les données ainsi que des processus RH de l’entreprise.
Cette formalité va vous permettre de visualiser les données disponibles, visualiser les dysfonctionnements et de prioriser les chantiers à mener.
Elle va aussi éventuellement permettre d’identifier les données manquantes et :
- analyser les flux de données et repérer les étapes du processus où les données semblent être incomplètes ou inexistantes ;
- comparer la cartographie et les processus actuels pour identifier les champs de données qui devraient être présents mais qui ne le sont pas.
Une fois que vous avez cartographié vos données, la deuxième étape consiste à évaluer leur qualité.
Évaluez la qualité de vos données
Avant toute utilisation, vous devez identifier si vos données sont correctes, à jour et structurées de la même façon.
En d’autres termes, il s’agit de savoir si vos data RH sont exploitables ou non.
Pour cela, vous devez vérifier leur :
- Exactitude : vérifier si les données correspondent à la réalité et sont exemptes d’erreurs.
- Complétude : s’assurer que toutes les informations nécessaires sont présentes et que les champs ne sont pas vides.
- Cohérence : contrôler que les données entre elles sont cohérentes et qu’il n’y a pas de contradictions.
- Validité : vérifier que les données respectent les formats et les contraintes définies.
Une fois que leur qualité a été attestée, vous les regrouperez dans une base de données. Cela va vous permettre de mieux visualiser les éventuelles interactions entre elles.
Ce diagnostic doit par ailleurs vous aider à savoir si elles sont suffisantes ou s’il vous faut rechercher des données supplémentaires. Une fois cette étape accomplie, vous devez mettre en place une stratégie pour mettre à jour, compléter et uniformiser vos données en cohérence avec les problématiques de l’entreprise.
Identifiez votre problématique d’entreprise
Analyser et exploiter les données RH doit avoir pour finalité de remédier aux principales problématiques auxquelles votre entreprise fait face.
Donc avant toute chose, demandez-vous quels sont les défis et les problématiques rencontrés par l’entreprise
Par exemple, l’un des enjeux peut-être de ne pas trouver assez de candidats pour les offres d’emploi à pourvoir.
Une fois que vous avez clarifié ces enjeux, vous pouvez fixer des objectifs RH.
Fixez vos objectifs RH, vos priorités et vos stratégies d’analyse de données
Il s’agit de répondre à la question : comment comptez-vous utiliser ces données RH ? Est-ce pour vérifier vos intuitions en ce qui concerne les tendances générales dans l’entreprise ? Est-ce pour appuyer vos propositions ou projets auprès de la direction ? Est-ce pour servir durablement d’appui à la prise de décision ?
Une fois les objectifs fixés, vous devez définir des indicateurs pour mesurer la progression du service RH.
Définissez vos indicateurs clés
A partir des objectifs que vous avez fixés, vous devez définir des KPI pour mesurer vos performances RH.
Précisez les données RH et les méthodes de calcul
Ces données peuvent être qualitatives (descriptions textuelles, commentaires, évaluations) ou quantitatives (chiffres, dates, pourcentages).
Elles peuvent être structurées et organisées dans des tables et des champs d’un système d’information RH (SIRH), ou non structurées et présentes dans des documents PDF, des emails ou des images.
La provenance de ces données est également importante : elles peuvent provenir :
- du SIRH ;
- des feuilles de présence;
- des évaluations de performance
- etc.
Chaque type de données RH apporte des informations pour l’analyse. Par exemple, les données qualitatives permettent de comprendre les motivations des collaborateurs, tandis que les données quantitatives permettent de mesurer des indicateurs clés comme le taux de turnover ou l’engagement des collaborateurs.
Par la suite vous mettrez en place des connexions par API RH pour regrouper toutes les données et des processus d’analyse qui perdureront dans le temps.
Planifiez et automatisez
Il est possible de planifier la fréquence des analyses de données et même de les automatiser en utilisant un tableau de bord RH.
Par ailleurs, la fréquence d’analyse doit être adéquate avec le mode d’organisation de l’entreprise. En général, une fréquence trimestrielle est adaptée pour les objectifs principaux. Vous pouvez analyser les objectifs plus granulaires plus fréquemment (de façon hebdomadaire par exemple).
Déterminez des valeurs de référence
Des valeurs de référence vont vous aider à vous situer dans votre travail d’analyse. Celles-ci peuvent être internes ou externes. Vous pouvez par exemple vous référer aux moyennes de votre secteur d’activité.
Par exemple, pour évaluer si le taux de rotation volontaire de votre personnel est faible ou élevé, vous pouvez vous référer au taux moyen de votre secteur d’activité.
Vous pouvez aussi comparer avec une entreprise similaire à la vôtre.
Communiquez le plan d’action d’analyse et les résultats obtenus
Faire connaître vos calculs et les résultats obtenus va vous permettre de mesurer s’ils sont cohérents avec la réalité. Dans le cas contraire, vous pourrez défendre votre processus et l’expliquer aux salariés.
Ce n’est qu’ensuite que vous communiquez ensuite vos données à vos managers.
Cette étape finale peut par ailleurs vous aider à dégager des pistes pour affiner votre méthode d’analyse.
40 solutions administratives et RH pour simplifier votre quotidien
Constituez votre boîte à outils RH grâce aux recommandations d’experts.
