Une base de données RH permet un accès en temps réel aux données de ressources humaines, des collaborateurs et facilite le travail de l’équipe RH. S’agissant de données personnelles (adresse, nom, salaires…), leur respect est primordial.
Découvrez comment optimiser l’utilisation de ces données en restant sans la légalité du RGPD.
Une base de données RH permet un accès en temps réel aux données de ressources humaines, des collaborateurs et facilite le travail de l’équipe RH. S’agissant de données personnelles (adresse, nom, salaires…), leur respect est primordial.
Découvrez comment optimiser l’utilisation de ces données en restant sans la légalité du RGPD.
Qu’est-ce qu’une base de données RH ?
Aussi appelée base de données des salariés ou base de données du personnel, la base de données RH désigne l’ensemble des données relatives au personnel que l’entreprise enregistre numériquement.
Il s’agit donc concrètement d’un système informatique (un serveur) qui permet de stocker ces données de manière structurée pour un accès rapide et facile.
Son utilisation permet de :
- gérer le personnel,
- suivre les performances du personnel,
- conserver les données concernant les salariés,
- identifier d’éventuels besoins en formation,
- augmenter la productivité,
- suivre les mesures disciplinaires.
Cette base de données centralise toutes les informations sur un seul support pour en faciliter la lecture. Elle est d’autant plus efficace si elle est intégrée dans une solution SIRH (Système de gestion des données RH) qui facilite l’accès aux informations via des connexions par API RH.
Avoir une base de données fiable et à jour facilite le travail de gestion des équipes RH . Elle offre en effet divers avantages :
- sécuriser les informations relatives aux collaborateurs ;
- limiter les erreurs en matière de paie ;
- mieux visualiser les talents et les performances de chaque collaborateur ;
- optimiser le travail de l’équipe RH. Comme il s’agit de données numériques, les responsables RH peuvent y avoir accès et temps réel.
- créer des rapports précis et fiables,
- suivre les besoins en formation,
- faciliter le recrutement. La base de données RH permet de mieux identifier les besoins d’un poste et ainsi à établir un plan de recrutement.
Comment avoir une base de données RH RGPD compatible ?
Traitant d’informations à caractère personnel, le traitement d’une base de données RH est soumis à une obligation de conformité au RGPD (Règlement général sur la protection des données).
Rappel sur le RGPD
Entrée en vigueur le 25 mai 2018, cette loi encadre le traitement des données personnelles et qui vise leur protection.
Le RGPD a pour objectifs principaux de :
- renforcer les droits des personnes en ce qui concerne la gestion de leurs données personnelles. Les personnes intéressées peuvent alors accéder librement à leurs données, en demander une copie et les rectifier si besoin.
- responsabiliser les organismes qui traitent des données personnelles en matière de transparence et de sécurité.
Quel lien avec la base de données RH ?
Comme la base de données RH comprend des données personnelles des collaborateurs, elle entre dans le domaine de compétence du RGPD.
Vous devez rédiger un document qui explique votre politique de confidentialité en matière de processus de récolte des données. Vous devez ensuite le mettre à disposition des salariés.
Cette politique de confidentialité doit notamment préciser les éléments suivants :
- la durée de conservation des données ;
- les moyens mis en place pour assurer la sécurité et l’inviolabilité des données RH ;
- le registre de toutes les actions menées en matière d’utilisation de ces données ;
- les mesures à adopter en cas de vol ou de piratage des données ;
- la liste des personnes qui ont accès à la base de données.
Que se passe-t-il en cas de non-respect du RGPD ?
C’est le Code pénal qui y répond en son article 226-1. Celui-ci prévoit notamment une sanction pouvant aller jusqu’à un emprisonnement de 5 ans et une amende de 300 000 euros en cas de d’utilisation à mauvais escient des données.
Il est en effet interdit de :
- Diffuser les données à des personnes autres que celles mentionnées dans la politique de confidentialité ;
- Utiliser les données personnelles sans obtenir le consentement de l’intéressé.
Comment créer une base de données RH ?
Voici les étapes à suivre pour créer votre base de données RH :
Déterminer à quoi les données seront utiles
Avant de créer une base de données, le service RH doit prendre le temps de réfléchir à ses besoins, identifier les axes d’amélioration dans les processus actuels.
L’objectif est d’avoir les idées claires pour établir une feuille de route.
Recueillir les données de vos collaborateurs
Ces données sont celles disponibles dans les documents relatifs au recrutement ou recueillies durant la vie professionnelle de votre collaborateur.
Il faut toutefois savoir que la CNIL (Commission nationale de l’information et des libertés) oblige les employeurs à ne recueillir que les données qui lui sont strictement nécessaires.
L’employeur ne peut pas demander d’informations concernant les opinions politiques, les activités syndicales, le numéro de sécurité sociale et les informations sur l’entourage du salarié.
La CNIL explique qu’un employeur ne doit demander que des informations permettant de juger de la capacité du candidat à occuper l’emploi proposé.
Il n’existe néanmoins pas de liste officielle et exhaustive.
Centraliser ces données sur un SIRH ou une feuille Excel
Ces données doivent être conservées tout au long de la présence du collaborateur dans l’entreprise et même au-delà pour l’organisation administrative du personnel. Les informations relatives à la paie, par exemple, doivent être conservées jusqu’à 5 ans (pour laisser à l’administration le temps de faire des contrôles).
De même, les données concernant les candidats non retenus au recrutement peuvent être conservées jusqu’à 2 ans à condition d’obtenir l’accord de ces derniers.
Trier, filtrer puis harmoniser les informations
Si les informations sont organisées d’une manière uniforme, il vous sera d’autant plus facile de les lire et de les analyser.
Certains outils numériques spécialisés peuvent vous aider à créer et gérer efficacement votre base de données RH.
Quelles informations doivent figurer dans la base de données RH ?
Les informations à ajouter dans votre base de données RH dépendent du type d’usage dont vous en ferez.
Une base de données RH doit cependant au moins contenir les informations suivantes :
- les noms, prénoms et coordonnées de chaque collaborateur,
- les intitulés de poste,
- les données salariales,
- les dates d’embauche respectives,
- les informations liées au traitement de la paie comme les coordonnées bancaires par exemple,
- les diplômes,
- les dossiers disciplinaires,
- les contacts en cas d’urgence,
- toute autre information pertinente recueillie tout au long de la présence du salarié dans l’entreprise comme les justificatifs médicaux, les frais de déplacement, etc.
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