L’onboarding est une étape clé du cycle de vie d’un collaborateur, c’est la suite d’une expérience candidat réussie. Loin d’être une phase brève et anodine, elle joue un rôle prépondérant dans la fidélisation et l’engagement de vos salariés.
C’est également un processus RH chronophage d’un point de vue administratif. Et la moindre erreur peut impacter l’image de l’entreprise auprès des nouvelles recrues.
Afin de proposer un programme d’accueil exempt d’erreur et parfaitement adapté à vos nouveaux collaborateurs, facilitez le quotidien de vos équipes RH et optez pour un logiciel spécifique qui permettra l’automatisation de ce processus RH.
L’onboarding est une étape clé du cycle de vie d’un collaborateur, c’est la suite d’une expérience candidat réussie. Loin d’être une phase brève et anodine, elle joue un rôle prépondérant dans la fidélisation et l’engagement de vos salariés.
C’est également un processus RH chronophage d’un point de vue administratif. Et la moindre erreur peut impacter l’image de l’entreprise auprès des nouvelles recrues.
Afin de proposer un programme d’accueil exempt d’erreur et parfaitement adapté à vos nouveaux collaborateurs, facilitez le quotidien de vos équipes RH et optez pour un logiciel spécifique qui permettra l’automatisation de ce processus RH.
Qu’est-ce qu’un programme d’onboarding ?
Définition de l’onboarding
L’onboarding RH est le programme d’intégration des nouveaux embauchés au sein d’une entreprise. Un programme d’onboarding désigne toutes les actions mises en œuvre par l’entreprise pour accueillir et accompagner les nouveaux salariés dans leur nouvel environnement, dès lors que leur recrutement est acté.
L’onboarding ne désigne pas seulement l’aspect administratif (contrat de travail, fiche de poste, accueil sécurité, etc). Cela concerne également la préparation du matériel (informatique, outils, EPI), la planification de ses premiers jours, l’organisation d’un moment convivial avec son équipe, etc. Le programme d’intégration comprend toutes les attentions dont vous pouvez faire preuve en tant qu’employeur, manager ou RH, pour valoriser votre nouvelle recrue.
L’objectif premier est de réunir les meilleures conditions pour l’accueillir le jour J, de faciliter sa prise de poste et de favoriser son adaptation à l’entreprise.
Les enjeux de l’onboarding rh
La phase d’intégration est une étape clé dans le cycle de vie d’un collaborateur. Près d’une démission sur 2 interviendrait durant la première année. Un chiffre élevé qui démontre l’importance de « faire bonne impression ».
L’accueil du premier jour en dit long sur la culture d’entreprise, l’ambiance du travail et le management d’entreprise. Des éléments que le candidat n’a pas pu évaluer pendant le processus de recrutement, et qui pourtant, vont être déterminants par la suite sur l’implication et l’engagement du collaborateur.
Au-delà de ce premier jour, on estime qu’environ 80% des nouvelles recrues prennent la décision de rester dans l’entreprise au cours des 6 premiers mois.
Un onboarding réussi a un impact significatif sur la fidélisation des collaborateurs. Un programme complet et efficace permet aux salariés de plus rapidement :
- comprendre le fonctionnement et les règles de la société,
- s’approprier les valeurs et la culture d’entreprise,
- se sentir intégrés et valorisés dans l’équipe,
- devenir autonome, et prendre des responsabilités,
- se sentir impliqués dans la mission d’entreprise,
- développer un sentiment d’appartenance,
- être opérationnel et efficace dans leur poste.
Un nouvel employé accueilli dans de bonnes conditions a de meilleures performances. Certaines études ont montré que suivre un parcours d’intégration complet et personnalisé réduirait de moitié le temps de montée en compétences, passant de 6 à 3 mois.
A l’inverse, un onboarding raté peut coûter cher à l’entreprise. Un salarié qui estime ne pas avoir été bien intégré est un salarié qui :
- est démotivé et désengagé dès le départ,
- ne donne pas le meilleur de soi-même,
- détériore l’ambiance du travail,
- démotive et désorganise l’équipe,
- est susceptible de partir rapidement,
- impacte votre marque employeur.
La démission d’un nouveau collaborateur est un échec pour tout le monde, et représente un coût important. C’est pourquoi les entreprises cherchent à améliorer leur onboarding autant que leur process de recrutement.
Pourquoi automatiser un processus d’onboarding rh ?
La mise en place d’un processus d’onboarding RH peut se faire manuellement ou de manière automatisée. Dans le cas des processus effectués manuellement, il persiste toujours un risque d’erreur ou d’oubli. Que ce soit un document à envoyer, une autorisation à demander ou une personne à prévenir.
Digitaliser le programme d’intégration permet de limiter ce risque grâce aux nombreuses automatisations et fonctionnalités des logiciels RH. Mais il y a d’autres avantages à opter pour un logiciel dédié à l’onboarding. En voici quelques-uns :
Gagner en efficacité et en temps
L’automatisation permet de :
- établir facilement et rapidement les nombreux documents administratifs,
- créer des flux d’échange entre les signataires et le service RH,
- simplifier la création et la mise à jour des dossiers du personnel.
Assurer la sécurité et la confidentialité des données
Les informations relatives aux salariés sont directement envoyées vers des systèmes de stockage sécurisés. Les documents et dossiers ne sont pas déplacés d’un bureau à l’autre, ils ne sont pas perdus. Leur sécurité et confidentialité sont respectées.
Garantir la conformité avec la législation
Les logiciels d’onboarding RH intègrent automatiquement les mises à jour législatives, ce qui vous assure d’être toujours en conformité avec les dispositions réglementaires.
L’automatisation garantit également de ne pas faire d’oublis et d’avoir des dossiers complets. Ex : déclaration unique d’embauche, visite médicale, etc.
Améliorer l’expérience collaborateur
En quelques clics, vous pouvez envoyer tous les documents et informations nécessaires à vos candidats en vue de leur intégration.
Tout le monde aime quand les choses sont simples. Plus vous optimisez et simplifiez les démarches administratives, plus vos nouvelles recrues apprécieront. Vous aurez également plus de chances d’avoir des dossiers complets en digitalisant l’ensemble des échanges.
Comment mettre en place l’automatisation de ce processus ?
Pour automatiser votre processus d’onboarding RH, vous n’avez pas d’autre choix que déployer un logiciel RH intégrant un module spécifique à l’intégration.
Pour choisir le bon SIRH, vous devez :
- évaluer vos besoins en termes de fonctionnalités,
- définir un cahier des charges précis selon les spécificités de votre organisation,
- analyser l’existant (vos pratiques, vos processus, vos systèmes d’information),
- calculer votre budget,
- comparer les SIRH proposées sur le marché,
- choisir et tester une solution adaptée,
Les critères les plus étudiés dans le choix de la meilleure solution sont souvent : les fonctionnalités, le prix, le support client, l’intégration aux autres systèmes d’informations et la notoriété de l’éditeur.
Parmi les fonctionnalités indispensables, votre logiciel d’onboarding doit :
- lister l’ensemble des tâches à réaliser lors de l’intégration des nouveaux collaborateurs,
- faciliter la communication entre le service RH, les managers et les candidats recrutés
- communiquer efficacement tous les documents relatifs à votre société,
- collecter les informations permettant de renseigner et signer rapidement tous les formulaires nécessaires à leur prise de poste.
L’onboarding RH est un processus qui doit faire l’objet d’une attention particulière, afin de motiver les nouveaux collaborateurs, renforcer leur engagement, et limiter le turnover.
Cependant, piloter manuellement les parcours d’intégration des nouveaux arrivants est une opération chronophage et risque d’erreur. Vous pouvez choisir d’avoir recours à l’externalisation RH pour améliorer ce processus.
Sinon, automatiser votre processus d’onboarding avec un logiciel dédié constitue la meilleure solution pour réussir vos intégrations, favoriser la rétention des talents, et renforcer votre marque employeur.
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