- avaient préalablement défini les modalités du télétravail dans une charte;
- avaient déjà testé cette organisation;
- utilisaient des outils de gestion en ligne.
Sommaire de l'article
Test, Learn and Repeat : instaurer les règles du télétravail de manière empirique
Dans le cadre de la mise en place du télétravail, les impacts sur le fonctionnement et la culture de l’entreprise sont suffisamment importants pour adopter une approche pas à pas. La pratique du « Test, Learn and Repeat » vous permettra de le tester sur un groupe restreint de personnes avant de l’étendre au plus grand nombre.
Identifiez les personnes les plus motivées et commencez à tester le rythme : un jour, puis deux, trois… de télétravail par semaine. Dans l’idéal, ciblez un département facile comme le marketing. Au bout de quelques semaines, arrêtez. Faites le point sur ce qui a bien ou mal fonctionné et recommencez en ajustant. Une fois que vous avez trouvé un fonctionnement qui convient, ouvrez à un autre service. Puis de nouveau : testez, arrêtez, ajustez et recommencez.
L’écoute des collaborateurs et de leurs souhaits est essentielle. Le télétravail n’est pas fait pour tous les collaborateurs (autonomie, ancienneté, etc) ou pour tous les métiers. Certaines personnes se sentiront isolées, d’autres auront besoin de plus d’accompagnement. N’imposez pas le télétravail à ceux qui le perçoivent comme un obstacle à la réalisation de leurs missions ou leur bien-être au travail.
Entretiens, sondages d’équipes, évaluation des managers, nourrissez-vous des retours d’expérience des équipes pendant vos périodes de test. Ils seront votre matière première pour établir vos règles et votre charte.
Créer une charte du télétravail
Collaborateurs concernés, choix des jours de télétravail, plafond hebdomadaire… Songez aux limites à poser pour garantir le bon déroulement des opérations quotidiennes. Pour cela, mettez en place une charte qui posera le cadre de la pratique du télétravail.
Pour créer ce règlement, répondez aux questions fréquentes. Par exemple :
- Tout le monde peut-il effectuer son travail à distance ? Certains métiers ne s’y prêtent pas toujours, comme le service client.
- Vos bureaux peuvent-ils se retrouver vides en semaine ? Assurez-vous que tous les collaborateurs ne s’absentent pas le même jour.
- Est-il possible de réaliser les réunions hebdomadaires à distance ? Autorisez ou interdisez le travail à distance le jour du point d’équipe.
Note : il n’y a pas de charte type, car chaque culture d’entreprise est différente. Cette dernière concerne le télétravail régulier. Dans le cadre d’un télétravail ponctuel, laissez un espace de liberté décisionnelle aux managers.
Promouvoir la culture de l’écrit dans l’entreprise
Autonomie, confiance, responsabilité sont les trois piliers d’une culture de la collaboration. Pour qu’elle puisse se traduire en interne, elle doit s’accompagner de mesures dites « inclusives » pour les salariés travaillant à distance.
Cela passe par le fait de communiquer par écrit les décisions prises à l’oral ou dans le cadre de discussions en ligne. Enregistrez les réunions, rédigez des comptes-rendus, documentez vos actions en cours et vos processus… Bref, rendez l’information accessible à tous et à tout moment.
Suivre sans fliquer, l’art subtil du télémanagement
La mesure du temps de travail est une pratique culturellement et légalement très ancrée en France. Elle ne doit pas, pour autant, être le seul indicateur à suivre. Le manager doit pouvoir suivre les objectifs individuels ou collectifs et mesurer l’engagement de son équipe, sans « traquer ou « micro manager ». En d’autres termes, pratiquer un management responsable.
Une bonne pratique consiste à assigner des objectifs livrables pour tenir compte de la gestion asynchrone du temps des salariés en télétravail.
La performance est quant à elle plus difficile à évaluer à distance. Il faut donc régulièrement revoir les objectifs fixés, ajouter des étapes intermédiaires de réalisation et susciter des moments de discussion informels entre managers et équipiers. Ces derniers pourront ainsi plus facilement partager les difficultés qu’ils rencontrent.
Se « voir » plus souvent
On sous-estime généralement la valeur des moments informels dans une entreprise : la pause café, la rencontre fortuite dans un couloir, les cinq minutes de conversation en attendant le début d’une réunion… Ces moments qui semblent « inutiles » sont pourtant essentiels à la performance et au bien-être des salariés. Or, ils tendent à disparaître avec la mise en place du télétravail.
Quelle que soit la forme du télétravail pratiqué (occasionnel, permanent ou régulier), il est indispensable d’entretenir les liens au sein d’une équipe éclatée. Lors de la crise de la COVID-19, certaines entreprises ont par exemple maintenu leurs rituels en visioconférence : pauses déjeuner, afterwork, anniversaires, séminaires…
D’autres vont encore plus loin, à l’image de l’entreprise américaine Trello dont les équipes, en full remote, se rassemblent en visio conférence simplement pour travailler ensemble.
Respecter les temps de repos et le droit à la déconnexion
À distance, se voir plus souvent est indispensable cependant, attention aux dérives qui pourraient nuire à l’équilibre vie professionnelle/vie personnelle.
- Utiliser un outil de suivi des temps vous aidera à maîtriser les plages horaires durant lesquelles les collaborateurs travaillent et par conséquent celles où ils sont en repos.
- Instaurer des règles pour empêcher les télétravailleurs de solliciter ou d’être sollicités en dehors des heures de travail :
- Sensibiliser les collaborateurs ainsi que leurs managers sur le respect des temps de déconnexion (formations, points réguliers sur la charge de travail…)
- Définir dans la charte ces périodes de déconnexion (horaires détaillés, pause déjeuner…)
- Créer un guide des bonnes pratiques de l’utilisation des outils numériques (emails, messagerie, téléphone, respect de l’asynchronicité des échanges…)
Sécuriser l’accès aux données de l’entreprise
Exposition des données confidentielles, pratique du Shadow IT, connexion à des réseaux peu sécurisés… La pratique du télétravail impose un cadre stricte en matière de protection et de sécurisation des données et des accès aux outils informatique. Charge à la DSI de l’établir en spécifiant les restrictions d’usages, en définissant une politique BYOD (Bring your own device) si les collaborateurs utilisent leur matériel personnel et en formant les télétravailleurs aux bonnes pratiques.
Proposer un forfait pour les dépenses liées au télétravail
L’une des premières obligations contractuelles de l’employeur est de fournir aux salariés tous les moyens nécessaires à l’exécution de sa mission. Le télétravail n’échappe pas à la règle. Ainsi, tout surcoût lié à sa pratique devra être pris en charge par l’entreprise.
Il est important que la direction financière de l’entreprise prévoit un budget spécifique et propose, pourquoi pas, un « forfait télétravail » comprenant l’achat de matériel et le défraiement d’une partie ou de la totalité des frais internet et de téléphonie.
Permettre l’autonomie administrative des télétravailleurs
Le télétravail suppose une certaine autonomie des collaborateurs qui ne se limite pas à la seule réalisation de leurs missions. La gestion administrative en fait aussi partie.
Les salariés auront en effet toujours besoin de poser leurs congés, de transmettre leurs notes de frais, de passer leurs entretiens annuels, de déclarer leurs temps de travail ou encore de recevoir leurs fiches de paie… De même, les managers devront valider les demandes de congés, les dépenses, les entretiens… peu importe le lieu où ils travaillent. Pour le service RH qui centralise et gère l’ensemble de ces données, les processus RH doivent être aussi fluides que s’ils étaient gérés sur site.
Si les logiciels RH en ligne (SaaS) rendent possible la réalisation de ces tâches à distance, c’est surtout la qualité de l’ergonomie de l’outil qui garantira l’autonomie des équipes. Faites-en un critère de choix et prévoyez des tests utilisateurs avant de vous équiper.
Optez pour une gestion fluide du télétravail
Planning partagé, demandes d’approbation, suivi de l’occupation des bureaux : gagnez en visibilité grâce à notre solution de gestion du télétravail.
