Si vous faites une demande d’activité partielle, vous allez devoir adapter l'organisation et la gestion administrative de votre entreprise. Pour comprendre comment réussir ce nécessaire ajustement, nous sommes allés à la rencontre d'experts et de managers directement concernés par le dispositif.
Voici leurs 8 conseils pour réussir la gestion du chômage partiel dans votre entreprise.
Merci à Flora Kergrohen et Marie Lambert, managers chez Lucca, Nawal Mrani Alaoui, Directrice Stratégie Sociale chez EY et Nicolas Pironneau, Dirigeant de Paie & RH Solutions pour leurs témoignages.
Si vous faites une demande d’activité partielle, vous allez devoir adapter l’organisation et la gestion administrative de votre entreprise. Pour comprendre comment réussir ce nécessaire ajustement, nous sommes allés à la rencontre d’experts et de managers directement concernés par le dispositif.
Voici leurs 8 conseils pour réussir la gestion du chômage partiel dans votre entreprise.
Merci à Flora Kergrohen et Marie Lambert, managers chez Lucca, Nawal Mrani Alaoui, Directrice Stratégie Sociale chez EY et Nicolas Pironneau, Dirigeant de Paie & RH Solutions pour leurs témoignages.
Travailler main dans la main avec les membres du CSE
Détailler le motif de la demande de chômage partiel auprès de la Direccte
La définition du motif est décisive pour obtenir l’accord de la Direccte. Invoquer uniquement une crise sanitaire ne permettra pas de bénéficier du dispositif. La description des raisons de la demande doit être précise et exhaustive : baisse d’activité observée (chiffres à l’appui), liste des fournisseurs ne pouvant plus vous approvisionner, fermeture administrative de votre établissement.
Mieux vaut faire la demande la plus large possible (c’est-à-dire avec le plus d’heures possibles) pour avoir l’opportunité de moduler le volume d’heures selon la reprise d’activité, quitte à ne pas consommer l’intégralité du volume autorisé par l’administration.
Communiquer le plus souvent possible auprès des salariés
La mise en place du chômage partiel soulève généralement de nombreuses questions du côté des salariés (impact sur le salaire, inquiétudes sur la situation financière de l’entreprise…).
Pour éviter de saturer la DRH et les managers de proximité en questions diverses et variées, n’hésitez pas à utiliser tous les canaux de communication possibles (messagerie instantanée, réunions, emails…). Préférez, si vous le pouvez, un échange « direct », même en visioconférence.
Vous pouvez également à mettre à disposition des salariés une Foire à Questions (FAQ) dans laquelle ils trouveront les réponses aux questions les plus fréquentes : rémunération, organisation du travail, impact du chômage partiel sur l’acquisition de congés, sur les promotions ou les mobilités…
Adapter les missions et répartir équitablement la charge des salariés en activité partielle
Le recours à l’activité partielle impacte les missions, la charge des collaborateurs mais aussi le planning des équipes. Pensez à établir la liste des projets prioritaires sur la période pour élaborer le planning hebdomadaire des équipes.
Veillez également à répartir la charge de travail sur l’ensemble des membres d’une même équipe en prenant en compte la baisse d’activité. Le risque de déséquilibrer l’organisation du service en mettant au chômage partiel une partie de l’équipe doit être anticipé.
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Piloter rigoureusement le volume d’heures autorisées
Dans le cadre d’un chômage partiel, l’employeur doit gérer le volume d’heures chômées pour :
- maintenir l’activité,
- s’assurer qu’à poste ou qualification équivalents, les salariés ont le même volume d’heures chômées,
- que le nombre d’heures de chômage autorisé par l’administration est respecté,
- reporter si besoin le nombre d’heures de chômage partiel non consommées sur le mois suivant.
En faisant chaque semaine, la somme des indisponibilités (absences et congés, jours fériés, jours de formation…) et en comparant les besoins opérationnels aux ressources disponibles, vous serez en mesure d’ajuster au plus près votre planning. Basez-vous sur des éléments tangibles : nombre de commandes passées, variation de chiffre d’affaire, nombre de rendez-vous confirmés ou reportés… et sondez vos équipes. Comment ressentent-ils la charge de travail suite aux mesures de chômage partiel ? Sont-ils en sous charge ? En surcharge ?
Vous pourrez alors faire varier le volume d’heures de chômage partiel selon le contexte.
Plus vous aurez besoin de souplesse, plus vous devrez piloter finement et adapter votre suivi. Si l’activité fluctue, vous aurez probablement besoin de revoir le planning d’activité partielle. Dans cette situation vous aurez tout intérêt à déléguer une partie du pilotage aux responsables de départements, de site, aux managers voire aux collaborateurs eux-mêmes.
Isoler les heures chômées dans des rapports spécifiques pour faciliter la gestion de la paie
Pour reporter les heures réellement chômées tous les mois à la Direccte et à votre gestionnaire de paie, vous devez éditer un rapport distinguant précisément les heures travaillées de celles qui ont été chômées pour chaque salarié.
En fonction de l’effectif de l’entreprise et du besoin, le volume d’heures de chômage partiel à planifier et donc à justifier peut atteindre plusieurs dizaines de milliers d’heures. Un logiciel de gestion des absences vous aidera à coup sûr à mieux gérer votre quota d’heures autorisées et à mieux organiser le travail de vos équipes opérationnelles. Vous pourrez en outre exporter facilement les heures de chômage parteil consommées.
Se préparer en cas de contrôle
La logique du dispositif d’activité partielle est collective. Cependant, il est possible de faire des distinctions pour des situations différentes. En cas de contrôle, il vous faudra donc justifier les différences de traitements. Pensez à intégrer dans votre rapport des critères objectifs (poste occupé, niveau de séniorité…) pour prouver que les attributions d’heures chômées ne sont en aucun cas discriminatoires.
L’administration sera également attentive aux preuves du chômage effectif des salariés. En effet, le fait qu’un salarié déclaré en chômage partiel travaille malgré tout est considéré comme du travail illégal. Il n’est donc pas exclu que l’inspecteur vous demande des rapports de connexion aux outils de l’entreprise ou des extraits d’échanges de mails aux heures déclarées chômées.
Anticiper la reprise d’activité
La reprise d’une activité normale implique tout d’abord de préparer le lieu de travail au retour des salariés (logistique, sécurité…) et de communiquer sur les modalités de ce retour : bilan de la période, changements avant/après l’activité partielle et conséquences sur les primes, les demandes de mobilité, etc.
À noter que l’ensemble de ces points nécessitent une consultation du CSE au préalable, surtout si vous devez imposer de nouvelles règles de travail.
Des campagnes d’entretiens ou plans de formation spécifiques seront à prévoir pour accompagner la reprise d’activité.
Optimisez votre suivi des temps de travail
Gagnez du temps en automatisant le suivi du temps de travail et le calcul des heures supplémentaires grâce à une solution adaptée à vos besoins. Avec Timmi temps :
- saisissez vos temps,
- approuvez et contrôlez-les,
- envoyez-les en paie ou récupération.
