La transformation digitale des entreprises a accéléré la dématérialisation des processus et documents. Elle a forcé les entreprises à repenser la gestion électronique de leurs documents, et notamment l’archivage des données numériques.
De plus en plus de documents contractuels existent désormais au format numérique : contrats de travail, factures, bulletins de paie, etc. Les organisations optent également pour la digitalisation des notes de frais et justificatifs, afin d’optimiser la gestion des frais professionnels.
Cela implique une conservation de ces documents pendant une durée minimale définie par la loi. Le délai varie selon la nature des papiers. Par exemple, un employeur doit pouvoir garantir la disponibilité des bulletins de paie numériques de ses employés pendant au moins 50 ans ou jusqu'à l'âge de départ en retraite de l'employé + 6 ans.
Comment héberger, conserver et sécuriser l’ensemble des documents électroniques sans en altérer l’authenticité ni l’intégrité ?
La transformation digitale des entreprises a accéléré la dématérialisation des processus et documents. Elle a forcé les entreprises à repenser la gestion électronique de leurs documents, et notamment l’archivage des données numériques.
De plus en plus de documents contractuels existent désormais au format numérique : contrats de travail, factures, bulletins de paie, etc. Les organisations optent également pour la digitalisation des notes de frais et justificatifs, afin d’optimiser la gestion des frais professionnels.
Cela implique une conservation de ces documents pendant une durée minimale définie par la loi. Le délai varie selon la nature des papiers. Par exemple, un employeur doit pouvoir garantir la disponibilité des bulletins de paie numériques de ses employés pendant au moins 50 ans ou jusqu’à l’âge de départ en retraite de l’employé + 6 ans.
Comment héberger, conserver et sécuriser l’ensemble des documents électroniques sans en altérer l’authenticité ni l’intégrité ?
Définition de l’archivage à valeur probante
L’archivage à valeur probante désigne l’ensemble des mesures techniques et organisationnelles nécessaires à l’hébergement, au stockage et à la restitution de documents ou données électroniques, garantissant leur intégrité et inaltérabilité pendant tout leur cycle de conservation.
Les conditions de l’archivage à valeur probante
L’objectif de l’archivage à valeur probante est de garantir que les documents hébergés n’ont pas été altérés afin d’assurer la pérennité et la fiabilité de l’information.
Pour que le document numérique soit reconnu comme légalement incontestable, sa conservation doit être inaltérable et donc l’archivage doit répondre à 3 grands principes :
1. L’authenticité du document
L’identité du document numérisé doit justifier des attributs qui le caractérise : son créateur, son horodatage et son contenu. L’archivage à valeur probante garantit l’authenticité et le scellement des documents avant archivage, afin de justifier de la même valeur légale que la version papier.
2. L’intégrité du document
Cette étape permet d’assurer que le document numérisé n’a subi aucune modification, dénaturation ou altération depuis sa création sous format numérique et au moment de l’archivage électronique.
L’archivage à valeur probante offre cette garantie :
- en stockant des données figées, par l’utilisation de Fichiers d’Écriture Comptable ou par la signature électronique ;
- en assurant la traçabilité des consultations et l’historique de toute action réalisée sur le document ;
- en utilisant des technologies de stockage dédiées dites « non réinscriptible » ;
- en mettant en place des procédures de gestion des accès (authentification forte).
3. L’intelligibilité du document
L’archivage à valeur probante garantit l’intelligibilité en utilisant des formats standards comme les formats TIFF, PDF ou PDF/A, afin de garantir la lisibilité et l’utilisation du document dans le temps.
La mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE) à valeur probante permet de répondre aux exigences de la norme NF Z 42-013 en termes d’archivage numérique légal.
La norme NF Z42 013
La norme NF Z42 013 détaille les obligations légales en matière de conservation sécurisée des documents numériques au sein d’un système d’archivage électronique. L’ensemble des exigences et recommandations assure l’intégrité, la pérennité et la traçabilité des documents hébergés sur le long terme, garantissant ainsi leur valeur probante aux yeux de la loi.
Réparties en 3 catégories, ses exigences concernent les fonctionnalités du système d’archivage électronique, son organisation et son infrastructure. Le respect de la norme NF Z42 013 garantit l’« archivage à valeur probante » de vos documents électroniques.
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Les avantages et les enjeux de l’archivage à valeur probante
Les avancées technologiques, ainsi qu’une succession de textes juridiques adoptés en France et au sein de l’Union européenne, ont permis d’accélérer la dématérialisation des documents en entreprise, y compris des documents officiels et contractuels grâce à la valeur probante de la signature électronique.
L’enjeu majeur de l’archivage à valeur probante est de permettre le stockage et la restitution des documents tout en garantissant leur inaltérabilité.
Cette démarche de gestion des fichiers numériques confère aux documents la même valeur légale que le document papier d’origine.
Ainsi, les entreprises peuvent conserver leurs archives documentaires sous format électronique, et disposer de toutes les pièces juridiques nécessaires en cas de contrôle par l’administration fiscale : contrats de travail, bulletins de salaire, justificatifs des notes de frais, notes de frais du gérant, notes de frais auto-entrepreneur, etc.
Les documents restent consultables par tous, aussi bien l’entreprise, les salariés actuels et passés. Et les données peuvent continuer d’être exploitées, beaucoup plus facilement qu’en support papier.
L’autre avantage de l’archivage à valeur probante est le pilotage des données en format numérique qui peuvent être analysées au travers de reportings ou tableaux de bord.
Qu’est-ce qu’un SAE ?
La mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE) au sein de votre entreprise est la solution pour respecter les obligations légales liées à la conservation sécurisée de vos documents numériques.
Un SAE simplifie l’hébergement et l’organisation de vos documents selon leur DUA (durée d’utilité administrative). Et il garantit l’intégrité, la fiabilité et la traçabilité des pièces lors de la phase de conservation.
Les systèmes d’archivage électronique peuvent être certifiés NF 461. Cette certification atteste de la conformité de votre SAE à l’ensemble des exigences de la norme NF Z 42-013.
Attribuée au logiciel (et non au prestataire), la NF 461 certifie que l’outil respecte les règles et les exigences requises à savoir l’intégrité, la pérennité, la traçabilité et la réversibilité des documents numériques hébergés sur le long terme.
Par ailleurs, un Système d’Archivage Électronique offre des fonctionnalités complémentaires à celles de la Gestion Electronique de Documents, dont notamment :
- le versement – opération consistant à faire transiter les documents vers le service des archives via un transfert sécurisé.
- la conservation – pour assurer la sécurité et la pérennité des données conformément aux réglementations légales (norme NF Z 42-013)
- la consultation – les documents mis à disposition peuvent être consultés à tout moment, et faire l’objet d’une recherche optimisée selon la politique définie en termes de gestion de droits.
- la destruction – un SAE permet également de détruire les documents lorsqu’ils arrivent au terme de leur durée légale de conservation.
En conclusion, l’archivage à valeur probante représente un pilier essentiel dans la digitalisation des entreprises, offrant la garantie de l’authenticité, de l’intégrité et de l’intelligibilité des documents électroniques tout au long de leur cycle de vie.
En respectant les exigences et recommandations de la norme NF Z42 013, les organisations peuvent non seulement se conformer aux obligations légales en matière de conservation sécurisée des données, mais également bénéficier d’une gestion efficace de leurs archives, facilitant ainsi les processus de consultation, d’analyse et de reporting.
La mise en place d’un système d’archivage électronique certifié NF 461 s’avère ainsi être une solution stratégique pour répondre aux enjeux de gestion documentaire des fichiers numériques.
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