Les mentions, les taux de cotisations et de contributions sociales qui figurent sur le bulletin de paie sont encadrés par la loi. Cependant, selon une étude Ifop de 2015, 1 salarié sur 3 a déjà constaté des erreurs sur sa fiche de paie et plus d’1/4 ne fait pas confiance à son entreprise sur l’exactitude de ses calculs. Quelles sont alors les conséquences de ces erreurs pour les entreprises ? Explorons les différents cas de figure.
Les mentions, les taux de cotisations et de contributions sociales qui figurent sur le bulletin de paie sont encadrés par la loi. Cependant, selon une étude Ifop de 2015, 1 salarié sur 3 a déjà constaté des erreurs sur sa fiche de paie et plus d’1/4 ne fait pas confiance à son entreprise sur l’exactitude de ses calculs. Quelles sont alors les conséquences de ces erreurs pour les entreprises ? Explorons les différents cas de figure.
Si les taux de cotisations et contributions sociales sont erronés
La gestion des taux de cotisations et contributions sociales est particulièrement sensible. Leurs barèmes changent tous les ans et à différents moments de l’année. Les réformes législatives impactent les versements auprès de l’Urssaf et des caisses complémentaires.
Dans le cas d’une erreur liée à des taux de cotisations erronés, vous avez plusieurs options :
- Vous corrigez de vous-même les erreurs constatées
Vous procédez à une déclaration régularisatrice lors de la prochaine déclaration de cotisations et de contributions sociales. Vous versez alors le complément de cotisations à la même échéance de paiement.
Aucune pénalité de retard ou majoration ne sera appliquée par l’Urssaf si les erreurs sont corrigées au plus tard lors de la première échéance suivant celle de la déclaration et du versement initial ou si le versement régularisateur est inférieur à 5 % du montant total des cotisations initiales. Dans la pratique, une tolérance est appliquée si vous régularisez progressivement ou annuellement votre situation.
- Vous devez régulariser des cotisations suite à un premier contrôle de l’Urssaf
Le contrôleur vous adresse une mise en demeure. Dès sa réception, vous devez verser le montant rappelé dans les 30 jours.
Depuis le 10 août 2018, date du vote de la loi Essoc, le principe du droit à l’erreur permet aux entreprises de ne pas risquer de majoration ou toute autre sanction dès le premier manquement, si l’erreur constatée a été commise de bonne foi.
Cependant si l’erreur est délibérée, une majoration de 5 % du montant des cotisations redressées vous sera demandée. Une pénalité complémentaire de 0,2 % par mois (ou fraction de mois) de retard de paiement sera également appliquée. Cependant, si vous payez le montant des cotisations redressées dans les 30 jours suivant la mise en demeure, ce taux passe à 0,1 %.
- Vous devez régulariser des cotisations alors que vous avez déjà été contrôlé par l’Urssaf par le passé
Si vos déclarations ne sont toujours pas conformes suite à un précédent contrôle de l’Urssaf, les erreurs commises sont considérées comme étant répétées et délibérées. Une majoration de 10 % du montant des sommes redressées est alors appliquée.
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Le précompte du prélèvement à la source d’un salarié n’a pas été versé
Depuis l’entrée en vigueur, le 1er janvier 2019 dernier, du prélèvement à la source (PAS), le taux d’imposition de chaque salarié est communiqué tous les mois à son employeur. Ce dernier doit alors procéder au versement d’un précompte auprès de la direction générale des impôts. En cas de manquement, la sanction s’élève à un montant compris entre 5 % et 10 % du montant du PAS non déclaré. Elle peut être majorée à 40 % si l’omission est reconnue comme étant délibérée ou non régularisée. A noter : la valeur minimum de l’amende est de 500 euros par déclaration.Optimisez votre gestion de la paie
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Le précompte du prélèvement à la source d’un salarié n’a pas été versé
Depuis l’entrée en vigueur, le 1er janvier 2019 dernier, du prélèvement à la source (PAS), le taux d’imposition de chaque salarié est communiqué tous les mois à son employeur. Ce dernier doit alors procéder au versement d’un précompte auprès de la direction générale des impôts. En cas de manquement, la sanction s’élève à un montant compris entre 5 % et 10 % du montant du PAS non déclaré. Elle peut être majorée à 40 % si l’omission est reconnue comme étant délibérée ou non régularisée. A noter : la valeur minimum de l’amende est de 500 euros par déclaration.En cas d’erreur de calcul de la rémunération d’un salarié
Nombre de congés ou d’arrêts maladie erronés, heures supplémentaires non comptabilisées, non remboursement de notes de frais… Les informations relatives au temps de travail et à l’activité de chaque salarié sont cruciales pour la fiabilité du calcul de la rémunération.
Voici les deux cas de figure les plus fréquemment rencontrés :
- L’erreur est en défaveur du salarié
Il peut alors mener une action en demande de rappels de salaire dans un délai de 3 ans maximum après la date de versement. Ce litige peut être géré à l’amiable ou devant le Conseil des Prud’hommes, qui peut demander le versement de dommages et intérêts en plus des sommes rappelées.
- L’erreur est en faveur du salarié
C’est ce qu’on appelle un « trop perçu ». Cette procédure est encadrée par la loi. Si le salarié fait toujours partie de l’effectif, vous pouvez procéder à une retenue sur les prochains salaires, dans la limite de 10 % maximum du salaire net mensuel jusqu’à ce que le montant trop perçu soit soldé.
Si le salarié a quitté votre entreprise, vous disposez de 3 ans maximum après la fin du contrat pour demander le remboursement des sommes trop perçues. Attention, si ces sommes ont été versées sur plusieurs années, cette erreur est considérée comme étant inexcusable par l’administration et vous ne pourrez pas en réclamer le remboursement.
Les informations sur les bulletins de paie ne sont pas correctes
Selon la nature de l’erreur, les conséquences sont plus ou moins sévères :
- La convention collective ne correspond pas à l’activité principale de l’entreprise
Si la convention collective mentionnée sur le bulletin de paie ne correspond pas à l’activité principale de l’entreprise, le salarié peut demander un rappel des sommes correspondantes aux cotisations, congés payés ou tout autre avantage spécifié par l’accord collectif ou de branche dont l’entreprise dépend réellement. Des dommages et intérêts peuvent également être réclamés.
- La date d’entrée dans l’entreprise du salarié n’est pas la bonne
Dans le cadre d’un licenciement, l’ancienneté du salarié permet notamment de calculer le montant de son indemnité. Une erreur à ce niveau peut engendrer un recalcul de cette indemnité et faire l’objet d’une demande de dommages et intérêts devant le conseil des Prud’Hommes.
- Le bulletin de salaire ne comporte pas les mentions obligatoires
La loi encadre les informations qui doivent être spécifiées sur un bulletin de salaire. Que ce soit pour un bulletin dont la forme n’est pas simplifiée ou un bulletin dont les mentions obligatoires seraient manquantes, une amende de 450 euros (pour les personnes physiques) et de 2 250 euros (pour les personnes morales) pour chaque bulletin irrégulier peut être appliquée.
Vous n’avez pas remis un bulletin de paie à un salarié
Le bulletin de paie est un document officiel et obligatoire. Ne pas le communiquer au salarié ou le faire de manière tardive peut avoir de sérieuses conséquences. Le salarié peut en effet prendre acte de la rupture de son contrat et demander des dommages et intérêts aux Prud’hommes. Des sanctions pénales sont aussi possibles sous la forme d’une amende de 450 euros (pour les personnes physiques) et 2 250 euros (pour les personnes morales) pour chaque bulletin manquant.Optez pour une paie fiable et rapide
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