Le suivi du temps passé sur un projet est un enjeu clé pour les entreprises et les services RH. Il permet d’optimiser l’organisation du travail, de mieux piloter la rentabilité des missions et d’assurer un suivi fiable des temps déclarés par les collaborateurs.
Découvrez ce qu’il faut savoir pour calculer et suivre le temps passé sur un projet.
Le suivi du temps passé sur un projet est un enjeu clé pour les entreprises et les services RH. Il permet d’optimiser l’organisation du travail, de mieux piloter la rentabilité des missions et d’assurer un suivi fiable des temps déclarés par les collaborateurs.
Découvrez ce qu’il faut savoir pour calculer et suivre le temps passé sur un projet.
L’importance de mesurer le temps passé par projet
Suivre le temps de travail consacré à un projet permet d’optimiser la gestion des ressources et d’améliorer la rentabilité.
En identifiant les tâches chronophages, les entreprises peuvent ajuster leurs processus et éviter les dépassements de budget.
Pour les salariés en forfait jours, cette mesure peut aussi être un indicateur pour équilibrer la charge de travail.
En effet, le temps de travail effectif peut varier fortement d’un projet à l’autre, rendant nécessaire une bonne organisation pour éviter le surmenage.
Comment mesurer le temps passé sur un projet ?
Il existe plusieurs méthodes pour calculer le temps passé sur un projet, adaptées aux besoins et aux outils disponibles dans l’entreprise.
La méthode manuelle : un tableau de suivi ou une feuille de temps
Chaque membre de l’équipe note ses heures de travail sur un tableau Excel ou un document papier.
Cette méthode est simple et convient principalement aux petites entreprises ou aux équipes ayant peu de projets simultanés.
Toutefois, elle peut vite devenir fastidieuse et source d’erreurs, notamment si les employés oublient de renseigner leurs heures.
Les minuteurs et les timers en ligne
Une solution plus efficace consiste à utiliser un minuteur intégré dans un logiciel de gestion de projet.
Certains outils permettent d’activer un chronomètre lorsqu’une tâche commence et de l’arrêter une fois terminée.
Ce suivi en temps réel évite les oublis et offre une vision précise du temps réellement passé sur chaque mission. Toutefois, il peut être contraignant pour les salariés qui doivent systématiquement activer et désactiver le chronomètre, ce qui peut nuire à leur concentration.
Cette méthode est particulièrement adaptée aux freelances, aux consultants et aux entreprises de services facturant leurs prestations à l’heure.
La saisie automatique du temps de travail
Certains logiciels comme Lucca proposent un suivi automatisé basé sur des activités déclarées.
Par exemple, un employé peut sélectionner une tâche spécifique dans un projet et le logiciel attribuera automatiquement le temps de travail en fonction des horaires renseignés.
Cette méthode est particulièrement utile pour les entreprises qui veulent un suivi détaillé et exploitable des heures supplémentaires ou des projets facturables.
L’analyse de la productivité via des outils connectés
Pour un suivi encore plus avancé, certains outils permettent de mesurer le temps passé sur des logiciels spécifiques :
- emails ;
- outils de développement ;
- logiciels de conception graphique ;
- etc.
Cela peut être utile pour identifier les tâches qui prennent plus de temps que prévu et ajuster l’organisation du travail.
Quelle que soit la méthode choisie, impliquer les collaborateurs et leur donner des outils adaptés peut éviter une surcharge administrative liée à la saisie du temps de travail.
Quels outils pour suivre le temps par projet ?
Logiciels | Descriptions |
Lucca | Une référence en gestion RH et suivi du temps. La solution permet aux entreprises de déclarer facilement les heures passées sur chaque projet et d’analyser la rentabilité des missions. |
Clockify | Un outil intuitif pour suivre le temps de travail. Il s’adresse surtout aux freelances et aux petites entreprises qui souhaitent mieux gérer leurs heures facturables. |
Toggl | est adapté aux équipes travaillant sur plusieurs projets en parallèle. Son système de minuteur et ses analyses de productivité aident à mieux organiser le travail. |
Ces outils permettent d’améliorer la gestion des heures supplémentaires, d’anticiper les besoins en ressources et d’optimiser la rentabilité des projets.
Pour les entreprises utilisant le forfait jours (qui a ses avantages et inconvénients), ils peuvent également aider à mieux répartir la charge de travail et identifier d’éventuels déséquilibres.
En choisissant une méthode adaptée et les bons outils, le suivi du temps de travail devient un véritable levier d’optimisation pour la gestion des projets.
Augmentez la productivité de vos équipes
Grâce à un suivi des temps optimisé et transparent pour le collaborateur.
