Identification des chantiers prioritaires, choix de l'outil, conduite du changement en interne... La mise en place d'un SIRH est un projet qui nécessite de la réflexion et un peu d'organisation. À l'occasion d'une table ronde organisée dans le cadre du Salon Solutions RH 2018, Estelle Leroy-Savignac, Directrice adjointe Finance de Michel & Augustin, Justine Debienne, Responsable RH de La Ruche qui dit Oui ! et Olivier Indovino, CEO et fondateur du cabinet I-RH ont partagé 5 conseils pour réussir sa gestion de projet SIRH.
Identification des chantiers prioritaires, choix de l’outil, conduite du changement en interne… La mise en place d’un SIRH est un projet qui nécessite de la réflexion et un peu d’organisation. À l’occasion d’une table ronde organisée dans le cadre du Salon Solutions RH 2018, Estelle Leroy-Savignac, Directrice adjointe Finance de Michel & Augustin, Justine Debienne, Responsable RH de La Ruche qui dit Oui ! et Olivier Indovino, CEO et fondateur du cabinet I-RH ont partagé 5 conseils pour réussir sa gestion de projet SIRH.
1 - Fluidifiez vos processus RH déjà en place
Beaucoup d’entreprises pensent à tort qu’un outil de gestion résout tous les problèmes d’organisation et de fonctionnement. Le SIRH n’échappe pas à la règle.
L’automatisation des processus est une des réponses mais pas la seule. Avant même de se lancer dans un quelconque benchmark de solutions, prenez du recul et analysez ce qui fonctionne mais aussi ce qui ne fonctionne pas dans votre organisation actuelle.
Qui fait quoi et à quel niveau ? quels outils sont utilisés ?
L’approche par les processus est le meilleur moyen de visualiser l’organisation du service RH. Tous les intervenants vous conseillent donc de commencer par cartographier les processus déjà en place, d’identifier les plus lourds et de les fluidifier, voire de les supprimer s’ils créent plus de problèmes qu’ils n’en résolvent. Ainsi, vous obtiendrez rapidement des premiers « petits succès » et à moindre coût.
Exemple : Est-ce vraiment utile d’avoir 5 personnes pour valider les congés d’un collaborateur ?
2 - Posez-vous les bonnes questions avant de choisir un SIRH
Après avoir identifié vos besoins, assurez-vous de choisir un SIRH pour de bonnes raisons. Cette allégation peut sembler triviale mais le sujet de la transformation digitale de la fonction RH est souvent traité sous l’angle managérial par les médias. Typiquement, dire qu’un bon SIRH améliore l’expérience employé, parce qu’il plait aux millenials n’est pas faux mais ce n’est qu’une conséquence, un bienfait collatéral.
Il important, et encore plus pour votre hiérarchie, de ne pas perdre de vue que la première raison de cette transformation est la performance de votre entreprise.
Commencez par vous poser les questions suivantes :
- Un SIRH permettra-t-il à mes salariés d’être plus efficaces ou plus performants ?
- Quels indicateurs vais-je suivre pour le mesurer ?
- L’outil va-t-il bouleverser mes habitudes de travail ?
- Que vais-je améliorer en réalisant cet investissement ?
Si vous ne savez pas répondre à ces questions, abandonnez l’idée et restez sur votre solution existante car un outil SIRH n’est pas une fin en soi. C’est un moyen.
Les réponses à ces questions constitueront le fil conducteur de votre projet. Elles vous
permettront d’établir le cahier des charges, de choisir la solution la plus adaptée à vos attentes, d’être attentif au déploiement et de rester critique sur les bénéfices attendus.
3 - Orientez-vous vers des outils standardisés
Les développements spécifiques sont longs et coûteux. Opter pour le sur-mesure c’est la garantie de voir son projet déraper à tous les niveaux : des mises en production sans cesse repoussées, des collaborateurs sur-sollicités, un budget non maîtrisé. Peu importe que vous le fassiez réaliser par un prestataire ou que vous mobilisiez toute une équipe en interne, votre métier n’est pas de faire des logiciels.
Les éditeurs, si.
Ils connaissent les besoins, savent ce qui se fait de mieux sur le marché, ont éprouvé leurs solutions auprès de milliers de clients. Cette expertise leur permet de proposer des solutions qui couvrent, en standard, les principaux besoins et attentes des entreprises, mais aussi de les conseiller en matière de méthodes et de gestion des processus.
N’ayez pas peur d’avoir un outil qui ne répond pas à 100% de vos exigences. Assurez-vous cependant que votre logiciel propose une interface d’administration claire, intuitive et qui couvre une large partie de vos besoins.
4 - Rapprochez-vous de l’éditeur, de ses clients et de votre réseau
Pour de sociétés comme La ruche qui dit Oui ! et Michel et Augustin, faire appel à son réseau et contacter des clients de l’éditeur est un réflexe. Elles vont même plus loin en portant une attention particulière à son équipe, son histoire, et sa culture. C’est l’esprit start up.
Pour Olivier Indovino, c’est un rôle que doivent jouer les cabinets conseil, si vous souhaitez être accompagné pour vous aider à cadrer et piloter votre projet.
5 - Prenez le lead et imposez votre projet
La fonction RH doit être pro-active et être moteur de la transformation de
l’entreprise. L’automatisation des processus fait partie des objectifs à atteindre. Le conseil est de ne pas vous lancez pas seul dans ce type de projet.
Créez les bonnes alliances en interne :
- Parlez de votre projet à votre DSI, il saura vous aiguiller sur les éléments techniques,
- Sollicitez votre DAF, il vous aidera à analyser le ROI, un élément clé pour convaincre votre direction.
Demandez également à l’éditeur de vous accompagner sur cette phase préalable. C’est
l’opportunité de vous faire un avis en sur ce dernier en créant un premier contact.
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