Ces versions électroniques du bulletin de paie sont devenues incontournables pour se conformer à l’obligation de dématérialisation des fiches de paie.
Quelles sont les obligations correspondantes et comment créer des fiches de paie en ligne conformes à la loi ?
Nous vous expliquons tout dans cet article pour créer des documents de paie en toute sérénité sans craindre un contrôle de fiche de paie.
Ces versions électroniques du bulletin de paie sont devenues incontournables pour se conformer à l’obligation de dématérialisation des fiches de paie.
Quelles sont les obligations correspondantes et comment créer des fiches de paie en ligne conformes à la loi ?
Nous vous expliquons tout dans cet article pour créer des documents de paie en toute sérénité sans craindre un contrôle de fiche de paie.
Qu’est-ce qu’on entend par « fiche de paie en ligne » ?
Tout employeur est tenu par le Code du travail de remettre une fiche de paie mensuellement à date régulière à ses salariés. Ce document sert de justificatif que l’employeur a bien versé la rémunération.
Autrefois, le bulletin de paie était remis en version physique papier au salarié. Depuis la loi Travail de 2017, cependant, le principe est désormais celui de la fiche de paie dématérialisée.
Celle-ci est donc remise sous forme dématérialisée. On parle de fiche de paie en ligne ou fiche de paie électronique lorsqu’elle est créée en ligne, distribuée et stockée en ligne via une solution SaaS.
Quelles sont les obligations légales en matière de fiche de paie électronique ?
Créer une fiche de paie nécessite de se conformer strictement aux prescriptions légales, tant sur la forme que le fond du document. La fiche de paie électronique n’est pas en reste puisque c’est seulement la version électronique de la fiche de paie en papier traditionnelle.
Voici les principales obligations légales auxquelles l’employeur est tenu :
L’obligation de créer une fiche de paie
Selon le Code du Travail, tout employeur doit remettre une fiche de paie. Ce document permet, côté employeur, de justifier le versement de la rémunération.
Côté salarié, il permet de connaître les détails de son salaire. C’est aussi un document administratif essentiel qui peut lui être demandé dans diverses procédures de la vie quotidienne (pour demander un prêt immobilier par exemple).
Le délai de délivrance
L’employeur est tenu de remettre une fiche de paie au moment du versement de la rémunération du salarié. Il peut librement choisir la date de délivrance. Toutefois, celle-ci doit être similaire tous les mois et la délivrance doit être mensuelle.
Le délai de conservation et la forme de la fiche de paie
L’employeur est tenu de conserver la fiche de paie pendant 5 ans.
D’autre part, il doit la remettre sous forme dématérialisée depuis la loi travail de 2017.
Toutefois, le salarié peut exprimer son désaccord. Dans ce cas, il a le droit à ce qu’on lui remette un bulletin de paie en papier à main propre ou par voie postale.
Quels sont les avantages de la mise en place de fiches de paie en ligne ?
Créer une fiche de paie en ligne revient à adopter un logiciel de paie. La mise en place de fiches de paie en ligne offre de nombreux avantages, aussi bien pour l’employeur que pour le salarié.
Du côté de l’employeur, cette solution permet de :
- simplifier la création d’une fiche de paie. Un logiciel de paie permet de générer une fiche de paie en ligne en quelques minutes.
- se conformer aux obligations légales. Créer une fiche de paie en ligne vous permet de produire un document en bonne et due forme légalement, intégrant toutes les mentions légales et sous forme dématérialisée.
La solution intègre automatiquement toutes les évolutions au niveau de la législation afin de produire des bulletins de paie aux normes légales. De plus, les logiciels de paie disposent d’un espace de stockage qui permet d’archiver les données de paie en ligne.
- gagner du temps. En utilisant un logiciel de paie, l’entreprise gagne du temps et simplifie ses processus.
L’utilisation d’un logiciel de création de fiche de paie en ligne offre également de réels avantages aux salariés. Ces derniers ont un accès rapide et sécurisé à leur bulletin de paie et peuvent les conserver en toute sécurité.
D’autre part, la création de fiches de paie en ligne pose la problématique de la conservation et de la protection des données de paie en ligne. C’est à cette fin que certaines entreprises utilisent un coffre-fort pour les bulletins de paie. Cette solution permet de distribuer et stocker les fiches de paie en ligne.
Comment fournir des fiches de paie en ligne correctes à ses collaborateurs ?
On a vu qu’une fiche de paie doit respecter des conditions strictes de fond et de forme définies par la loi. Il faut donc s’assurer que les fiches de paie en ligne produites respectent scrupuleusement ces conditions.
Voici la check-list pour créer une fiche de paie en ligne 100 % conforme à la législation :
- les informations générales sur le salarié (nom, prénom, adresse),
- les informations générales sur l’entreprise (dénomination sociale, numéro SIREN),
- le montant de la rémunération brute,
- le montant de la rémunération nette,
- les cotisations sociales,
- les autres retenues,
- le montant de l’impôt sur le revenu.
Il faut également s’assurer d’utiliser un logiciel de paie fiable et d’être bien accompagné dans la prise en main de la solution et en cas de difficulté.
En cas de mauvais paramétrage du logiciel en effet, les erreurs restent possibles.
En résumé, créer des fiches de paie en ligne offre de réels avantages aussi bien pour l’employeur que pour le salarié. Encore faut-il s’assurer de choisir un logiciel de paie fiable et qui offre un réel accompagnement pour une utilisation conforme et sécurisée. Cela est essentiel afin de garantir l’intégrité des données de paie en ligne.
Comment optimiser sa gestion de la paie ?
Pour gérer sa paie au meilleur coût, en minimisant le temps qui y est consacré, les erreurs et le risque de redressement, découvrez nos recommandations.
