Le bulletin de salaire a une valeur juridique aussi importante pour le salarié qu’un contrat de travail. Il apporte la preuve d’un travail effectif durant la période précisée sur le document.
Une fiche de paie apporte également l’assurance pour l’employé d’être déclaré par l’entreprise auprès des organismes sociaux, notamment en termes de retraite et de protection sociale. Les salariés doivent les conserver sans limitation de durée.
L’employeur a l’obligation de remettre un bulletin de paie à chaque versement de rémunération. Voyons ensemble les modalités de remise, le délai de délivrance et les sanctions en cas d’oubli ou de retard.
Quelles sont les obligations de l’employeur concernant les fiches de paie ?
Fournir un bulletin de paie est-il obligatoire ?
Oui ! Un bulletin de paie doit être remis au salarié à chaque versement de rémunération, dont la date est librement fixée par l’employeur. Et ce, quel que soit le type de contrat sous lequel le salarié a été embauché.
La forme et la nature du contrat n’ont pas d’incidence sur l’obligation de délivrer un bulletin de salaire.
💡 Bon à savoir
Une fiche de paie doit inclure un certain nombre de mentions obligatoires telles que les informations relatives à l’employeur et au salarié, la rémunération nette, les heures supplémentaires exonérées, le prélèvement à la source ou le compteur de congés payés.
Dès lors que vous versez une rémunération à un individu considéré comme salarié de votre entreprise, vous devez justifier le paiement par l’édition d’une fiche de paie.
Le format du bulletin de paie peut être papier ou dématérialisé, et la remise peut se faire en main propre, par voie postale ou par voie électronique. En revanche, quelles que soient les modalités de remise, vous devez pouvoir le prouver (par exemple, en faisant signer le salarié).
A l’inverse, si le bulletin de salaire est mis à disposition de manière dématérialisée, l’employeur doit indiquer au salarié les modalités pour y accéder.
Le bulletin de paie dématérialisé : ce qu’il faut savoir
Auparavant, les salariés recevaient leurs fiches de paie par voie postale directement à leur domicile. Depuis le 1er janvier 2017, les employeurs peuvent délivrer les bulletins de salaire de manière dématérialisée.
Avec la transition digitale des processus et la dématérialisation des documents, les entreprises se sont équipées de logiciels RH intégrant des plateformes collaboratives.
Les salariés ont un accès individuel au portail RH à partir duquel ils peuvent consulter leur dossier, mettre à jour leurs informations personnelles, consulter leurs bulletins de paie et autres documents contractuels (avenants, demandes de congés, etc).
Le salarié a le droit de refuser la dématérialisation de sa fiche de paie. Il doit alors le signaler à son employeur et solliciter une remise par voie postale ou en main propre.
De son côté, l’employeur a l’obligation de garantir la confidentialité des données, ainsi que la conservation des documents.
💡 Bon à savoir
Selon la loi, le délai de conservation des bulletins de salaire par l’employeur est de 5 ans minimum. Mais une entreprise doit pouvoir garantir la disponibilité des bulletins de paie dématérialisés de ses employés :
- soit pendant une durée de 50 ans ;
- soit jusqu’à 6 ans après le départ à la retraite du salarié.
Quel est le délai pour remettre un bulletin de salaire ?
Le Code du Travail ne prévoit pas un délai légal entre le paiement du salaire et la date de délivrance du bulletin de paie.
Toutefois, deux conditions sont à respecter par l’employeur :
- ils doivent intervenir simultanément, tous les 30 jours,
- l’employeur a une obligation de régularité d’un mois à l’autre.
Les dates de paiement du salaire et de remise du bulletin de paie peuvent être fixées librement par l’employeur. Dès lors, il a l’obligation de la respecter chaque mois.
Aucune absence du salarié ne peut être prétexte à un retard de paiement ou de remise du bulletin de paie.
Tout manquement à ces règles expose l’entreprise à des sanctions.
💡 Bon à savoir
Seule exception en cas de rupture du contrat de travail. Le solde de tout compte et la fiche de paie justifiant la dernière rémunération sont à remettre au salarié lors de son dernier jour travaillé.
Quel risque pour l’employeur en cas de remise tardive du bulletin de paie ?
Qui dit obligation, dit sanction encourue en cas de manquement.
Délivrer un bulletin de salaire à chaque employé dans les délais est une obligation légale. A défaut, l’amende encourue par l’employeur est de 450€ par fiche de paie non remise, ainsi que des éventuels dommages et intérêts en réparation du préjudice subi par le salarié.
La sanction s’applique en cas d’absence ou de retard de délivrance du bulletin de paie, d’absence ou de retard de paiement du salaire.
L’absence de bulletin de paie peut être constitutive d’un délit de travail dissimulé. C’est pourquoi le salarié peut saisir le conseil de prud’hommes en cas de problème récurrent concernant ses fiches de paie.
Comment bien gérer sa paie ?
Pour gérer sa paie au meilleur coût, en minimisant le temps qui y est consacré, les erreurs et le risque de redressement, découvrez nos recommandations.
