La législation enjoint à tout employeur de créer une fiche de paie pour chaque salarié et de la lui remettre tous les mois.
La forme et le contenu de ce document sont strictement encadrés par la loi. La création de fiche de paie est donc critique au vu des obligations légales qui y sont adossées, d’autant plus que des sanctions peuvent s’appliquer en cas de contrôle des fiches de paie.
Voici notre guide complet pour vous aider à créer une fiche de paie en bonne et due forme.
La législation enjoint à tout employeur de créer une fiche de paie pour chaque salarié et de la lui remettre tous les mois.
La forme et le contenu de ce document sont strictement encadrés par la loi. La création de fiche de paie est donc critique au vu des obligations légales qui y sont adossées, d’autant plus que des sanctions peuvent s’appliquer en cas de contrôle des fiches de paie.
Voici notre guide complet pour vous aider à créer une fiche de paie en bonne et due forme.
Format de la fiche de paie : quelles sont les obligations côté employeur ?
Selon l’article L3242-2 du Code du travail, l’employeur a l’obligation de remettre un bulletin de paie à titre de pièce justificative lors du paiement du salaire. En cas de manquement à cette obligation légale, il encourt même une amende pouvant aller jusqu’à 450 euros et le paiement de dommages et intérêts.
Ainsi, la délivrance de ce document de paie doit se faire au moment même du versement de la rémunération. En tous les cas, celui-ci doit être remis tous les 30 jours et à une date régulière (par exemple tous les 25 du mois).
Par ailleurs, depuis la loi travail de 2017, la dématérialisation de la fiche de paie est devenue la règle, sauf en cas de désaccord du salarié.
Autrement dit, le bulletin de paie doit être remis au salarié sous forme dématérialisée.
Toutefois, si le salarié exprime son désaccord et préfère le format papier, sa fiche de paie lui est remise en main propre ou par voie postale.
D’autre part, l’employeur est tenu de conserver les bulletins de paie pendant une durée obligatoire de 5 ans. De son côté, le salarié doit conserver ce document « sans limitation de durée ».
Quelles sont les mentions à intégrer dans une fiche de paie ?
L’article L3243-1 du Code du travail prévoit les mentions obligatoires qui doivent figurer sur une fiche de paie :
Les informations sur l’employeur
Ce sont les informations telles que le :
- nom ou la dénomination,
- numéro SIREN,
- adresse,
- code APE ou le code NAF de l’entreprise.
Il faut aussi indiquer la convention collective applicable. Il faut d’ailleurs faire attention à ne pas se tromper sur la convention collective applicable.
En effet, en cas d’erreur occasionnant un trop-perçu en faveur du salarié, l’entreprise ne peut demander de remboursement.
Les informations sur le salarié
Le salarié doit être clairement identifié dans le bulletin de paie. C’est pour cette raison qu’il faut indiquer les informations comme le nom et prénom du salarié, son adresse, son numéro de sécurité sociale, son poste et sa position hiérarchique ou encore son coefficient de salaire.
Les informations relatives à la rémunération
Les éléments suivants doivent également être indiqués dans le bulletin de paie :
- la période rémunérée,
- la rémunération brute,
- la base de calcul du salaire,
- le montant effectivement,
- les heures supplémentaires,
- la nature et le montant des accessoires du salaire.
Les versements et retenues
Si le salarié bénéficie d’indemnités de logement, de transports ou de tickets restaurants, cela doit également être mentionné dans le bulletin de paie.
La liste des cotisations sociales
Un bulletin doit faire apparaître les différentes cotisations sociales et indiquer, pour chaque ligne :
- l’assiette,
- le taux,
- le montant et la personne qui en a la charge (employé ou le salarié lui-même).
Voici les différentes cotisations sociales qui figurent sur un bulletin de paie :
- santé (assurance maladie),
- sécurité sociale,
- assurance chômage,
- accident de travail et maladies professionnelles,
- CSG, CRDS,
- autres contributions à la charge de l’employeur,
- exonérations et allègements.
Il faut, par ailleurs, préciser le total des cotisations patronales, d’un côté, et celui des cotisations salariales de l’autre.
Depuis juillet 2023, le bulletin de paie doit aussi préciser le montant net social ou le montant du salaire déduire des prélèvements sociaux obligatoires.
Le prélèvement à la source
Cette rubrique précise le montant de l’impôt prélevé à la source et la base et le taux personnalisé ou non.
La rémunération nette
Il s’agit du montant que le salarié va effectivement percevoir en précisant la date du paiement du salaire et le montant du salaire net.
Les autres mentions
Les mentions juridiques suivantes doivent obligatoirement figurer sur la fiche de paie :
- « Consultez la rubrique dédiée sur le site www.servicepublic.fr »,
- « Conserver ce bulletin de paie sans limitation de durée ».
Des mentions facultatives peuvent également être ajoutées telles que le matricule RH ou l’’ancienneté du salarié.
Comment gérer la création et la distribution des fiches de paie ?
Créer une fiche de paie peut s’avérer complexe, d’autant plus si l’entreprise compte beaucoup de salariés. Il faut éviter les erreurs de calcul et intégrer toutes les mentions obligatoires. Toute erreur est passible d’une amende.
C’est pour cette raison que de plus en plus d’entreprises adoptent désormais un logiciel de bulletin de paie pour gagner du temps et limiter les risques d’erreur.
Cette solution permet en effet de rationaliser le processus de paie en simplifiant et en automatisant la conception des bulletins de paie.
Elle offre aussi un espace personnalisé à chaque salarié pour qu’il puisse consulter et télécharger sa fiche de paie dématérialisée.
Ainsi, un logiciel de paie permet aussi de se conformer au principe de dématérialisation de la fiche de paie.
D’un autre côté, l’utilisation d’un coffre-fort électronique pour bulletin de paie offre aussi de réels avantages. Cette solution électronique permet également de distribuer et de stocker les fiches de paie dématérialisées. Il offre au salarié un espace de stockage dédié et sécurisé lui permettant de consulter et de télécharger sa fiche de paie à tout moment.
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