Contrôler les fiches de paie est une fonction indispensable pour un processus efficace de gestion de la paie dans une entreprise.
L’objectif est d’identifier toute erreur de calcul ainsi que toute information inexacte dans les bulletins de paie. En effet, toute erreur expose l’employeur à des sanctions.
Dans cet article, on vous guide pour mettre en place un système efficace de contrôle des fiches de paie dans votre entreprise.
Contrôler les fiches de paie est une fonction indispensable pour un processus efficace de gestion de la paie dans une entreprise.
L’objectif est d’identifier toute erreur de calcul ainsi que toute information inexacte dans les bulletins de paie. En effet, toute erreur expose l’employeur à des sanctions.
Dans cet article, on vous guide pour mettre en place un système efficace de contrôle des fiches de paie dans votre entreprise.
Comment mettre en place un système de vérification des bulletins de paie ?
La gestion de la paie est encadrée par le Code du travail et par la convention collective dont dépend votre entreprise.
En cas de non-conformité, elle s’expose à des sanctions.
Pour mettre en place un système efficace de vérification des bulletins de paie, il faut répondre aux questions suivantes :
- Qui ? Il faut donc déterminer qui va réaliser le contrôle. L’entreprise peut faire appel à un expert en droit social. Il peut s’agir d’un expert interne ou externe à l’entreprise. Elle peut aussi faire appel à un expert-comptable. Ce professionnel vérifie les comptes de l’entreprise, mais il peut également vérifier la conformité des fiches de paie.
- Quoi ? Il faut déterminer les éléments à vérifier. Parmi les éléments à vérifier on retrouve :
- les mentions légales,
- le format de la fiche de paie,
- les calculs,
- le respect de la loi et de la convention collective.
- Comment ? La meilleure des vérifications reste une vérification préalable.
Ainsi, l’employeur peut réaliser un contrôle préalable et s’assurer de la véracité des informations liées notamment aux :
- heures supplémentaires,
- congés payés,
- absences,
- indemnités,
- taux horaire du salaire.
Malgré cette vérification par l’employeur, le contrôle par un expert reste essentiel pour s’assurer qu’il ne reste aucune erreur, notamment de calcul.
Il est aussi possible de prévenir ces erreurs par l’utilisation d’un logiciel de paie.
4 éléments à contrôler sur un bulletin de paie
La conformité à la loi et à la convention collective correspondante
Les fiches de paie doivent être en conformité avec la loi et la convention collective applicable. Les modes de calcul, les mentions obligatoires ainsi que la forme de la fiche de paie sont ainsi strictement réglementés.
L’entreprise doit donc réaliser une veille légale et conventionnelle pour assurer une pleine conformité de ces documents de paie.
Les calculs sur la fiche de paie
Il faut notamment vérifier les éléments suivants :
- le salaire net à payer,
- les cotisations patronales,
- les cotisations salariales,
- le salaire net imposable,
- l’impôt sur le revenu prélevé sur le salaire,
- les congés payés,
- le montant net social.
Vérifier les calculs permet d’obtenir chaque élément sans erreur de cohérence.
Il faut par exemple faire attention aux calculs du montant des cotisations sociales. Celui-ci découle d’un mode de calcul complexe, ce qui le rend d’autant plus susceptible à des erreurs.
De même, une erreur sur la prise en compte de l’ancienneté du salarié a un impact sur le salaire et ses compléments.
La forme du bulletin de paie
Un bulletin de paie doit être clair et lisible pour une bonne compréhension par le salarié. La personne chargée de la vérification doit ainsi s’assurer que cette exigence de clarté est bien respectée.
Elle doit également vérifier que les différentes rubriques exigées par la loi et les conventions collectives sont bien respectées.
Les mentions obligatoires sur le bulletin de paie
Les mentions suivantes doivent figurer dans un bulletin de paie en bonne et due forme :
- les coordonnées de l’employeur : dénomination, numéro SIRET, adresse,
- les coordonnées du salarié : nom, numéro de sécurité sociale, adresse, informations liées à l’emploi (catégorie professionnelle, classification),
- les détails de la rémunération : salaire brut, indemnités, etc.,
- la convention collective applicable.
Il faut vérifier que chacune de ces informations sont bien présentées sur la fiche de paie et qu’elles sont exactes.
Que faire si une erreur est identifiée sur le bulletin de paie d’un salarié ?
Face à une erreur sur un bulletin de paie, vous devez réagir rapidement. Dans le cas d’un trop-perçu en faveur du salarié, vous pouvez choisir entre deux solutions :
- Effectuer une retenue sur le salaire si le salarié est encore dans l’entreprise. Le salarié doit alors en être notifié par avance. De plus, le montant de la retenue sur salaire ne doit pas excéder 10 % du salaire net.
- Demander un remboursement du montant excédent si le salaire ne travaille plus dans l’entreprise. Ce processus peut être effectué à l’amiable. En cas de refus par le salarié, l’employeur peut réclamer son dû en justice.
L’utilisation d’un coffre-fort électronique pour bulletins de paie offre ici un réel intérêt. Les données de paie qui y sont stockées peuvent servir de preuve devant le tribunal.
En tous les cas, il faut prendre le temps de bien communiquer au salarié les raisons de ces mesures.
Il faut savoir que si l’erreur est due à la convention collective appliquée, l’employeur ne peut demander aucun remboursement du trop-perçu. Si la convention collective appliquée est en sa défaveur, le salarié peut toutefois demander un remboursement.
L’employé peut aussi en effet être victime d’un sous-paiement. L’erreur commise sur sa fiche de paie est donc en sa défaveur. Dans ce cas, vous devez rectifier le bulletin de paie et payer la différence au salarié.
Quelles sont les sanctions en cas d’erreur sur une fiche de paie ?
Chaque bulletin de paie irrégulier fait encourir à l’employeur une amende d’un montant de 450 euros en cas de contrôle réalisé par l’inspecteur du travail.
L’employeur peut même être condamné à des dommages et intérêts en cas de litige devant le conseil des prud’hommes.
Compte tenu de la lourdeur des conséquences encourues, l’importance de mettre en place des systèmes de prévention des erreurs dans les fiches de paie semble évidente.
L’externalisation de la paie ou l’utilisation d’un logiciel de paie peuvent être des solutions pour minimiser les risques.
En résumé, les erreurs sur les bulletins de paie peuvent être lourdes de conséquence pour une entreprise, en temps mais aussi en argent.
C’est pourquoi contrôler les fiches de paie est une fonction nécessaire. Vous pouvez également utiliser un logiciel de paie pour une gestion plus fluide de la paie et une automatisation des processus de calcul.
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