Le compteur des congés payés est une des mentions obligatoires du bulletin de paie. Mais même simplifié, ce dernier n’est pas toujours facile à comprendre.
Payés, acquis, pris ou restants… Difficile de s’y retrouver parmi tous ces congés. Dans cet article, on décrypte avec vous toutes les rubriques propres aux congés payés, et mentionnées sur une fiche de paie.
Pour commencer : comment est effectué le calcul des congés payés ?
Chaque année, les salariés acquièrent des jours de congés payés en fonction de leur temps de travail effectif sur la période de référence.
Une période de congés payés est une période durant laquelle le salarié ne travaille pas – le contrat de travail est donc suspendu – mais bénéficie du maintien de sa rémunération. Quand un salarié est en « congé payé », il perçoit une indemnité compensatrice de congés payés à la date habituelle de paiement du salaire.
Le Code du travail encadre la prise des jours de congés payés. Il stipule que les salariés cumulent au choix :
- 2,5 jours ouvrables par mois, soit 30 jours ouvrables par an ou
- 2,08 jours ouvrés par mois, soit 25 jours ouvrés par an.
Sur une période de 12 mois, avec un temps de travail effectif à 100%, cela correspond à 5 semaines de congés payés.
La loi prévoit une méthode de décompte en jours ouvrables, mais la convention collective peut privilégier un calcul en jours ouvrés. Les congés payés s’acquièrent chaque mois durant une période de référence qui court du 1er juin au 31 mai de l’année suivante, sauf exception.
Les salariés doivent solder leurs congés payés au plus tard le 31 mai de l’année suivant la période de référence, au risque de les perdre. Le Code du Travail n’accorde pas de droit au report des congés payés non pris, sauf situations exceptionnelles ou accord de l’employeur.
💡 Bon à savoir
Le droit aux congés payés s’acquiert quel que soit le type de contrat (CDI, CDD, apprentissage, etc.), le temps de travail (temps plein ou partiel) ou l’ancienneté du salarié.
Les jours de repos, les arrêts pour maladie ou accident de travail ainsi que les congés de maternité, paternité ou adoption sont considérés comme des périodes de travail effectif et ne sont donc pas déductibles du calcul du congé annuel.
Où lire les congés payés sur une fiche de paie ?
Un salarié acquiert des congés payés dès son premier jour de travail dans la société. Sur chaque fiche de paie mensuelle, doit apparaître un compteur de congés payés. Souvent situé en bas de la page, ce tableau récapitulatif se présente de la manière suivante :
Exemple de compteur de congés payés
Le compteur mentionne deux périodes de référence : les congés acquis et restants de la période précédente (N-1), et les congés en cours d’acquisition sur la période actuelle (N).
Pour plus de clarté, voyons ensemble les définitions de chacun de ses termes.
Les définitions à connaître pour lire une fiche de paie
Congés payés dus/acquis
Les congés payés dus / acquis en N-1 sont les congés acquis par le salarié lors de la période de référence précédente, c’est-à-dire entre le 1er juin de l’année précédente et le 31 mai dernier.
Congés en cours d’acquisition
Les congés payés acquis en N sont les congés que le salarié a acquis lors de l’année en cours, c’est-à-dire depuis le 1er juin dernier.
Congés payés pris
Les congés payés pris sont les jours que le salarié a déjà pris ou posés, et qui sont décomptés du solde.
Congés restants ou solde de congés
Les congés restants sont les congés acquis en N-1 que le salarié n’a pas encore pris, et qui doivent être posés avant le 31 mai prochain. Tant que le salarié a un solde de congés positif sur la période N-1, les jours de congés pris sont déduits en priorité du solde N-1.
En principe, les salariés ne peuvent pas reporter leurs jours de congés payés d’une période à l’autre. Ainsi, les jours de congé qui n’ont pas été pris par le salarié durant la période de référence sont perdus.
Néanmoins, certaines entreprises accordent un droit au report des congés payés non pris, ou offrent à ses salariés la possibilité de les transférer vers un Compte Épargne Temps (CET). Le Code du travail accorde également quelques situations exceptionnelles, où les congés payés peuvent être reportés (exemple : salarié en arrêt longue maladie).
Que doit mentionner la fiche de paie d’un salarié en congés payés ?
Les fiches de paie doivent faire apparaître un certain nombre de mentions obligatoires, notamment les heures supplémentaires exonérées, les taux et montants des cotisations et contributions sociales, la rémunération nette, etc.
Le bulletin de salaire doit également faire mention des congés pris quand il y en a eu sur la période en question.
Ainsi, en dessous du salaire de base, la fiche de paie doit mentionner :
- le nombre de jours de congés payés pris sur le mois en question,
- les dates des congés payés,
- l’indemnité de congés payés versée.
Ces trois éléments permettent aux salariés de valider les éléments saisis par l’employeur et de vérifier le montant de l’indemnité compensatrice versée pendant leur période de repos.
L'employeur est-il tenu de conserver les bulletins de salaire de ses employés ?
La loi prévoit un délai légal minimum durant lequel il doit conserver un double des bulletins de paie de ses collaborateurs en format numérique ou papier.
Conformément à la loi, l’employeur est tenu de conserver les bulletins de salaire pendant au moins 5 ans.
Pour les bulletins de paie au format numérique, l’employeur doit les mettre à disposition des salariés pendant 50 ans ou jusqu’à 6 ans après le départ à la retraite du salarié.
Ces délais commencent à courir à partir de la date de transmission de la fiche de paie au salarié.
Et cette obligation n’est pas à prendre à la légère : lors d’un contrôle de l’inspection du travail, l’employeur doit être en mesure de fournir le double des bulletins de paie de l’ensemble de ses salariés, en version dématérialisée ou en version papier.
Tout manquement à cette obligation de conservation des bulletins de paie peut être sanctionné par le paiement d’une amende allant jusqu’à 450€.
Exemple de bulletin de paie avec période de congés payés
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