Après avoir étudié les pratiques de 260 entreprises , l’éditeur de logiciels RH Lucca a identifié l’une des causes de l’inefficacité des entretiens annuels : les campagnes sont trop fastidieuses à mener.
Grilles d’évaluation non reçues, manque de visibilité sur la réalisation des entretiens, chasse aux comptes-rendus, campagnes qui trainent en longueur à cause des retardataires… On passe généralement plus de temps à organiser la campagne qu’à en analyser le contenu et en assurer le suivi.
La mise en place d’un outil de gestion des entretiens annuels peut éviter ces écueils. Voici les critères de choix qui vous aideront à trouver le bon outil.
Après avoir étudié les pratiques de 260 entreprises , l’éditeur de logiciels RH Lucca a identifié l’une des causes de l’inefficacité des entretiens annuels : les campagnes sont trop fastidieuses à mener.
Grilles d’évaluation non reçues, manque de visibilité sur la réalisation des entretiens, chasse aux comptes-rendus, campagnes qui trainent en longueur à cause des retardataires… On passe généralement plus de temps à organiser la campagne qu’à en analyser le contenu et en assurer le suivi.
La mise en place d’un outil de gestion des entretiens annuels peut éviter ces écueils. Voici les critères de choix qui vous aideront à trouver le bon outil.
Pourquoi utiliser un outil de gestion des entretiens annuels et professionnels ?
Un logiciel de gestion des entretiens peut être utilisé pour tous types d’entretiens :
- Entretiens professionnel ;
- Entretiens d’évaluation ;
- Revue d’objectifs ;
- Reprise d’activité ;
- Fin de missions ;
- Entretien forfait jours ;
- Évaluation des managers ;
- Suivi de mobilité ou de télétravail ;
- Etc.
Il permet de piloter ses campagnes en quelques clics et de gagner en visibilité sur les actions à mener ou à suivre. Les collaborateurs et les managers sont notifiés tout au long du processus : réception de la trame, préparation de l’entretien, échéances…
Comment choisir son outil de gestion des entretiens annuels ?
Bien que la pratique des entretiens annuels en Europe remonte aux années 80, les solutions de gestion ne sont apparues que récemment sur le marché…. et en masse. En fonction de votre politique RH, de votre organisation et de vos méthodes de management, toutes les fonctionnalités ne vous sont pas nécessairement utiles.
Listez vos besoins les plus essentiels. Par exemple :
- gérer des campagnes dans un temps défini ;
- être en mesure de suivre son avancement ;
- proposer un processus simple et engageant pour vos collaborateurs.
Puis sollicitez des démonstrations auprès des éditeurs de solutions. Vous écarterez ainsi d’emblée les outils qui ne répondraient pas à vos exigences.
Les 3 principaux bénéfices que doit vous apporter un outil de gestion des entretiens individuels
Lors du choix de votre outil, voici trois points d’attention sur lesquels vous ne devez pas transiger.
Le confort d’utilisation oui, mais d’abord pour ceux qui réalisent les entretiens individuels
Les entretiens sous format Word ou Excel posent de sérieuses contraintes en termes d’usage, que ce soit côté utilisateur ou RH. Un outil ne rendra pas l’exercice plus facile mais éliminera assurément la lourdeur liée à la procédure, à condition toutefois que l’interface soit pensée pour l’utilisateur final.
La qualité de l’entretien repose essentiellement sur une bonne préparation des deux parties, autant en faciliter les conditions. Vérifiez donc que le logiciel sélectionné permette :
- d’enregistrer et de reprendre ultérieurement le remplissage du formulaire une version web responsive accessible depuis un PC, une tablette ou un mobile. Les arguments arrivent parfois en dehors des horaires de travail ;
- que vos managers accèdent facilement aux historiques des entretiens surtout si vous multipliez les rencontres collaborateurs/managers : feedbacks, revues d’objectifs trimestriels, revue de fin de mission ou projet…. Ils ont autre chose à faire que de rechercher les comptes-rendus d’entretiens de l’année dernière.
Une solution qui vous offre une vraie visibilité opérationnelle
Seuls deux types d’entretiens sont obligatoires : les entretiens professionnels et les entretiens forfaits jours. Toutefois, la plupart des entreprises réalisent également des entretiens d’évaluation une fois par an. Pour les RH, ce sont donc minimum 3 campagnes à gérer régulièrement.
Or, selon une étude menée par Lucca, 55% des DRH ne récupèrent jamais l’ensemble des grilles d’entretien complétées. Sans vue globale sur l’avancement de vos campagnes, difficile d’intervenir au bon moment et auprès de la bonne personne.
Exigez qu’un maximum d’actions soient possibles depuis le tableau de bord : relancer les collaborateurs et les managers qui n’ont pas préparé leurs entretiens, ceux qui ne valident pas l’évaluation, être alertés sur les profils à risque… Assurez-vous donc de pouvoir accéder facilement aux informations clés : non réalisé, en cours, terminé, les attentes d’approbation, les réserves.
Une meilleure façon de gérer les objectifs collectifs et individuels
Traditionnellement le manager fixe les objectifs, organise des points d’avancement et éventuellement impose de nouveaux objectifs en fonction de nouveaux besoins opérationnels. Le collaborateur exécute et rend des comptes sur l’atteinte des résultats.
Cette vision du management n’est épanouissante ni pour vos collaborateurs, ni pour vos managers qui attendent de leurs équipes un réel engagement. Il est évidemment plus responsabilisant d’être très largement impliqué dans la gestion de ses propres objectifs.
Le suivi des objectifs est un indicateur de performance intéressant mais il doit surtout être l’occasion pour le manager et le collaborateur d’être dans un flot continu de discussions. Si vous êtes dans un mode management collaboratif, assurez-vous que vos collaborateurs puissent mettre à jour l’avancée de ses réalisations et alerter sur l’atteignabilité de ses objectifs.
En libérant vos équipes d’un processus lourd, vous créez les conditions favorables à une meilleure qualité d’entretiens. Pour en avoir le cœur net, n’hésitez pas à tester vous-même les solutions en prenant le temps d’explorer toutes les fonctionnalités de l’outil.
