Moyen de paiement accordé par l'entreprise à ses collaborateurs, la carte bancaire d'entreprise leur permet de régler leurs dépenses professionnelles.
Dans cet article, nous vous expliquons tout ce qu'il faut savoir sur le sujet.
Moyen de paiement accordé par l’entreprise à ses collaborateurs, la carte bancaire d’entreprise leur permet de régler leurs dépenses professionnelles.
Dans cet article, nous vous expliquons tout ce qu’il faut savoir sur le sujet.
Qu’est-ce qu’une carte bancaire d’entreprise ?
Une carte d’entreprise est un moyen de paiement qu’une entreprise accorde à ses salariés afin d’éviter à ceux-ci d’avancer leurs frais professionnels. Elle se substitue ainsi aux traditionnelles notes de frais qui obligent les salariés à utiliser leurs finances personnelles pour avancer leurs frais professionnels.
On l’appelle également carte professionnelle, carte d’affaires ou carte corporate.
Contrairement à une carte personnelle, la carte de société est reliée au compte de l’entreprise.
La carte professionnelle a plusieurs avantages pour l’entreprise. Elle permet par exemple de mieux maîtriser les dépenses professionnelles et d’offrir un gain de temps dans la gestion des remboursements.
Qui peut utiliser une carte d’entreprise ?
En principe, n’importe quel collaborateur au sein d’une entreprise peut se voir attribuer une carte d’entreprise. Qu’il s’agisse du chef d’entreprise ou des collaborateurs, tous peuvent utiliser une carte professionnelle.
En revanche, par souci d’efficacité et d’économie, il est préférable de la donner uniquement aux collaborateurs dont les activités nécessitent des dépenses fréquentes.
Pour quelles dépenses peut-on utiliser une carte d’entreprise ?
La carte d’entreprise est destinée à assurer uniquement les dépenses professionnelles du salarié. À ce titre, il ne doit l’utiliser que pour couvrir les dépenses réalisées dans le cadre de ses activités professionnelles.
Voici des exemples de dépenses qui peuvent être réglées via une carte d’entreprise :
- frais de déplacement,
- frais de péage,
- frais de repas,
- frais liés au télétravail,
- frais d’hébergement dans le cas de missions de plus de 24h en dehors des locaux de l’entreprise,
La qualification de dépenses professionnelles dépend en réalité de la nature de l’activité.
Quelles sont les erreurs à ne pas commettre ?
Ne pas dresser une politique de dépenses claire
Il s’agit d’une politique interne qui encadre l’utilisation de la carte professionnelle.
Elle fixe la procédure à suivre pour l’utilisation de la carte d’entreprise avec :
- les règles sur les catégories de dépenses autorisées,
- le processus d’approbation pour certains types de dépenses,
- les sanctions en cas d’abus,
- etc.
Cette politique permet d’indiquer des règles claires pour éviter toute utilisation abusive de la carte bancaire professionnelle par le salarié.
Ne pas contrôler les dépenses des salariés
Même avec une politique de dépenses claire et connue des salariés, les abus restent possibles. Il faut donc rester vigilant sur les dépenses réalisées par les salariés. Ces contrôles sont d’autant plus nécessaires compte tenu de l’impact financier des dépenses professionnelles sur la trésorerie de l’entreprise.
Pour ce faire, l’entreprise peut charger son pôle contrôle de gestion de créer des reportings et/ou d’alerter en cas d’abus.
Ne pas communiquer aux salariés la politique de dépenses de l'entreprise
L’un des avantages de la carte professionnelle est qu’elle permet aux salariés d’être autonomes dans la gestion de leurs dépenses professionnelles.
Ils doivent donc être pleinement informés du cadre établi par l’entreprise afin d’agir en connaissance de cause.
Une telle communication permet par ailleurs d’instaurer un climat de confiance au sein de l’entreprise.
Ne pas choisir une carte de société adaptée aux besoins de vos activités
Il existe différents types de carte de société (carte de crédit, carte de débit…). L’entreprise doit choisir le type de carte adapté à son mode de fonctionnement et à ses besoins.
De même, elle doit également penser aux coûts lors du choix de son offre de carte professionnelle. Ces derniers varient en fonction de la banque, des services souscrits, etc.
En résumé, l’utilisation de la carte d’entreprise peut être bénéfique pour l’entreprise. Elle permet en effet de se dispenser de la gestion chronophage des notes de frais. Cependant, il faut fixer une politique de dépenses claire, faire un suivi en temps réel et bien choisir sa banque.
Quel moyen de paiement est adapté à mes besoins ?
Notre comparatif des moyens de paiement vous permet d’analyser les moyens de paiement couramment proposés aux collaborateurs pour gérer leurs frais professionnels, des plus modernes aux plus traditionnels.
