L’utilisation abusive par les salariés des cartes professionnelles qui leur sont confiées est une réelle source de préoccupation pour les entreprises.
Pourtant, la carte bancaire d’entreprise est aujourd’hui devenue un outil incontournable pour faciliter les transactions courantes de l’entreprise. Comment concilier ces deux impératifs et ainsi éviter les abus ?
L’utilisation abusive par les salariés des cartes professionnelles qui leur sont confiées est une réelle source de préoccupation pour les entreprises.
Pourtant, la carte bancaire d’entreprise est aujourd’hui devenue un outil incontournable pour faciliter les transactions courantes de l’entreprise. Comment concilier ces deux impératifs et ainsi éviter les abus ?
Quels risques en tant qu’employeur en cas d’utilisation abusive d’une carte professionnelle par un salarié ?
Une carte professionnelle est un moyen de paiement qu’une entreprise accorde à certains de ses salariés pour leurs dépenses professionnelles.
On parle alors d’utilisation abusive d’une carte professionnelle lorsque le salarié l’utilise pour assurer des dépenses autres que celles autorisées par l’entreprise. Il peut s’agir aussi bien de dépenses personnelles que d’abus délibérés.
Voici des exemples de cas d’utilisation abusive de carte professionnelle :
- les achats personnels pour les repas ou les déplacements privés,
- les dépenses excessives (même si elles restent dans le cadre professionnel),
- le partage de la carte de société avec des personnes tierces,
- etc.
Ces abus peuvent engendrer deux types de conséquences négatives pour l’entreprise :
- la mise en péril de la santé financière de l’organisation. L’intérêt des cartes professionnelles est de mieux contrôler les dépenses des salariés en centralisant les données. Or, tout abus déséquilibre la trésorerie de l’entreprise.
- la dégradation du climat social au sein de l’entreprise car un abus de carte professionnelle entraîne un litige avec le salarié concerné.
Le salarié concerné risque lui un licenciement.
Comment prévenir les utilisations abusives des cartes professionnelles ?
Voici 4 mesures pour prévenir l’utilisation abusive des cartes professionnelles :
Définir une politique de dépenses claire
Il s’agit d’une politique qui définit clairement le cadre et le champ d’utilisation des cartes professionnelles. Elle délimite les règles claires pour encadrer l’utilisation de la carte professionnelle par le salarié.
Elle peut également indiquer les sanctions en cas d’utilisation abusive de la carte professionnelle.
Enfin, elle doit indiquer précisément le processus d’approbation des dépenses. A noter que toutes les dépenses nécessitent un reçu. Ainsi, la politique de l’entreprise doit préciser quels sont les types de reçus recevables.
Fournir des cartes professionnelles aux collaborateurs en ayant besoin
Tout salarié au sein d’une entreprise est susceptible de se voir attribuer une carte professionnelle. Néanmoins, certains en auront plus besoin que d’autres.
Si vous ne souhaitez pas équiper l’intégralité de vos collaborateurs, il est possible de privilégier ceux dont les activités nécessitent d’effectuer régulièrement des dépenses. Il peut s’agir de dépenses liées à des :
- déplacements fréquents,
- frais d’hébergement,
- frais de restauration lors des missions loin du domicile,
- etc.
Communiquer les règles auprès des salariés
Lorsque votre politique de dépenses est établie, il faut la faire connaître auprès des salariés et que ces derniers comprennent correctement toutes les règles.
Vous pouvez par exemple envoyer un email d’information et tenir une séance de formation dédiée afin d’assurer la bonne adoption des différentes règles.
Faire des contrôles réguliers
Si faire connaître les règles érigées par l’entreprise est une première étape, contrôler l’utilisation des cartes et s’assurer que les salariés appliquent les règles est la suivante.
Vous pouvez notamment le faire en utilisant des cartes de paiement intégrées à un logiciel de gestion permettant de suivre en temps réel les dépenses professionnelles des salariés, via l’enregistrement comptable de la carte bancaire.
Vous pouvez également mettre en place des garde-fous comme des limites de dépenses et/ou des catégories de dépenses autorisées. Dans le cas de l’utilisation de cartes intégrées à un logiciel de gestion, vous pouvez mettre en place des plafonds par typologie de dépenses. Ou encore bloquer certaines dépenses en fonction des marchands.
Le gros avantage d’une solution en ligne reste la possibilité de configurer l’outil pour recevoir des alertes en cas de dépassement des plafonds ou de dépenses suspectes.
Comment réagir suite à l’identification d’un abus ?
Malgré les mesures préventives mises en place, des abus peuvent arriver.
Alors, comment y faire face ?
Confirmer la suspicion
Avant d’appliquer les sanctions prévues par votre politique de dépenses, vérifiez si vos suspicions d’abus sont réellement fondées. Comment ? En étudiant les relevés de carte pour y détecter les dépenses suspectes.
Comprendre les raisons de cet abus
Même après la constatation d’un abus, prenez le temps d’en parler avec le salarié concerné afin de comprendre la situation.
S’agit-il d’un abus volontaire ou d’une simple incompréhension des règles d’utilisation de la carte professionnelle ? Seul un réel échange vous permettra d’en avoir le cœur net et de prendre les mesures qui s’imposent.
Prendre des mesures adaptées
Si la discussion avec le salarié n’a pas permis de démêler le vrai du faux, vous pouvez lancer une enquête interne. Cela doit cependant se faire dans le respect du droit du travail et des principes liés à la protection des données personnelles.
Si les faits sont avérés, les sanctions possibles peuvent aller de l’avertissement au licenciement du salarié coupable d’abus d’utilisation de sa carte professionnelle. En effet, selon la jurisprudence, l’abus d’utilisation de la carte professionnelle peut être un motif légitime de licenciement. Celui-ci peut être assorti de l’obligation de restituer les sommes indûment utilisées.
En revanche, l’article L1331-2 du Code du travail précise que la sanction appliquée ne peut en aucun cas être pécuniaire ou prendre la forme d’une amende.
En résumé, la carte professionnelle est un outil qui procure de multiples avantages pour l’entreprise à condition d’une utilisation à bon escient par les salariés.
C’est pourquoi mettre en place des mesures en amont en vue de prévenir toute utilisation abusive de la carte professionnelle est essentiel. C’est la seule façon pour assurer que l’utilisation de la carte professionnelle procure tous ses bienfaits à l’entreprise.
Quel moyen de paiement est adapté à mes besoins ?
Notre comparatif des moyens de paiement vous permet d’analyser les moyens de paiement couramment proposés aux collaborateurs pour gérer leurs frais professionnels, des plus modernes aux plus traditionnels.
