Parmi les règles de remboursement des notes de frais, vous souhaiteriez découvrir celles relatives aux déplacements, petits ou grands, avec repas, hébergement et/ou frais de transport ? Que vous soyez employeur ou salarié, cet article vous explique comment s’effectue le remboursement des frais de déplacement professionnel. Nous évoquons toutes les catégories et natures de dépenses. Nous passons en revue le cas où l’entreprise fonctionne au réel, au forfait, sans oublier l’application de règles internes le cas échéant.
Parmi les règles de remboursement des notes de frais, vous souhaiteriez découvrir celles relatives aux déplacements, petits ou grands, avec repas, hébergement et/ou frais de transport ? Que vous soyez employeur ou salarié, cet article vous explique comment s’effectue le remboursement des frais de déplacement professionnel. Nous évoquons toutes les catégories et natures de dépenses. Nous passons en revue le cas où l’entreprise fonctionne au réel, au forfait, sans oublier l’application de règles internes le cas échéant.
1 - Quelles sont les catégories de frais de déplacement professionnels en matière de remboursement ?
Le bulletin officiel de la Sécurité sociale définit clairement la notion de frais professionnels. Ces dépenses sont « inhérentes à la fonction ou à l’emploi ». Le salarié ou assimilé salarié les engage « au titre de l’accomplissement de ses missions pour l’entreprise ». Le remboursement des frais de déplacement suppose de connaître à quelle catégorie appartient chaque débours.
Les natures de frais de déplacement professionnels à connaître
Dans le cadre de son travail, le salarié peut engager divers types de dépenses, pour se déplacer, se nourrir ou se loger. La réglementation, notamment au regard des cotisations sociales, distingue les frais de transport des autres frais professionnels.
Les frais de transport dans le cadre de déplacements professionnels
Voici les différents types de frais de transport que l’employeur peut prendre en charge :
- frais engendrés par le salarié qui utilise son véhicule personnel pour des déplacements professionnels ;
- dépenses de transport comme la location d’un véhicule et son carburant, un billet d’avion ou de train, une note de taxi, un ticket de transports en commun ou des frais de péage.
Les frais d’hébergement et de repas
Ces dépenses professionnelles engagées dans l’intérêt de l’entreprise comprennent :
- les frais d’hébergement, pour la nuitée et le petit-déjeuner ;
- les frais de nourriture pour les repas dans des restaurants ou des lieux extérieurs au travail ;
- les frais accessoires occasionnés lors du déplacement professionnel.
Les autres frais professionnels remboursables en dehors des déplacements ou voyages d'affaires
En plus des déplacements professionnels, l’Urssaf définit d’autres dépenses remboursables au salarié dans le cadre de son travail :
- Les frais relatifs au trajet entre le domicile et le lieu de travail. Leur remboursement est obligatoire en cas d’abonnement aux transports collectifs ou de location de vélos.
Les frais de parking supportés par le collaborateur pour se rendre au travail. L’entreprise peut les rembourser avec exonération de cotisations sociales dans certains cas précis.
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Les types de déplacement en fonction de la distance avec le domicile
Les frais de grand déplacement
Dès lors que le salarié ne peut pas rejoindre son domicile lors d’un déplacement professionnel, il peut percevoir une indemnité de grand déplacement. Le lieu de réalisation de la mission doit se situer à plus de 50 km aller-retour et aucun moyen de transport en commun ne permet d’effectuer le trajet en moins de 1 heure 30 aller-retour.
Ce type d’indemnisation forfaitaire existe aussi pour des déplacements à l’étranger ou dans les DOM et collectivités d’outre-mer. L’indemnité au forfait varie en fonction de la zone géographique et aussi de la durée du voyage d’affaires.
Une autre solution existe pour l’employeur. Elle consiste dans ce type de situation à procurer une carte de frais professionnels au collaborateur quand sa fonction le conduit à des déplacements fréquents. Ainsi, les salariés évitent l’avance en trésorerie des dépenses.
Les frais de petit déplacement
Le salarié qui parcourt une courte distance dans le cadre de son activité professionnelle et rentre à son domicile le soir effectue un petit déplacement.
2 - Les règles de remboursement des frais de déplacement professionnels
D’une manière générale, chaque entreprise peut choisir son mode de gestion des frais de déplacement. Ainsi, pour le remboursement des dépenses du salarié, l’employeur peut opter pour le réel ou le forfait. S’ajoute à cela le cas des indemnités kilométriques pour l’utilisation professionnelle d’un véhicule personnel. L’option retenue peut influer notamment sur le temps de contrôle et le délai de paiement des notes de frais au collaborateur.
L’entreprise paie des indemnités kilométriques au salarié pour l’usage d’un véhicule personnel
Les salariés qui utilisent leur propre véhicule pour leurs missions professionnelles perçoivent une indemnité kilométrique en fonction de la puissance du véhicule et de la distance parcourue. Notez qu’en cas de voiture électrique, l’indemnisation se voit majorée de 20 %.
L’employeur peut fixer son propre barème ou adopter celui de l’administration fiscale. Ce barème correspond au maximum de remboursement autorisé en exonération de cotisations sociales. C’est aussi le plafond que l’entreprise peut déduire de son résultat fiscal.
Ce barème concerne les voitures, motos et deux-roues de cylindrée inférieure à 50 cm3. Il fait l’objet d’un arrêté annuel publié au Journal officiel, applicable aux traitements et salaires en cas d’option pour le régime des frais réels déductibles. Le dernier arrêté connu date du 27 mars 2023.
L’entreprise choisit le remboursement des frais de déplacement professionnel au réel
L’employeur peut choisir de rembourser au réel sur la base de justificatifs que le salarié lui transmet avec chaque note de frais.
Règles pour se faire rembourser les frais réels par l’entreprise
Ce mode de remboursement du salarié suppose de produire le justificatif de chaque dépense réglée. Évidemment, l’employeur vérifie qu’ils sont engagés dans l’intérêt de la société et pour une mission professionnelle précise.
En outre, la société s’assure que les dépenses restent raisonnables afin qu’elles ne soient pas requalifiées en avantage en nature en cas de contrôle fiscal ou de l’Urssaf. C’est notamment le cas des repas d’affaires. Surveillez-les, en montant et en fréquence.
Possibilité pour l’employeur de fixer des règles supplémentaires et propres à l’entreprise
Beaucoup d’entreprises disposent d’une procédure ou de règles internes en matière de déplacements professionnels. Le salarié doit s’y conformer s’il souhaite obtenir le remboursement de l’employeur. Cette politique de dépenses peut préciser :
- les règles de réservation d’hébergements ou de moyens de transport auprès de groupes ou compagnies avec qui l’entreprise a négocié des tarifs ;
les plafonds à respecter par type de dépense, selon la localisation géographique, voire en fonction du poste occupé.
L’employeur opte pour un remboursement des frais de déplacement professionnel au forfait
Le remboursement de frais au forfait doit se réaliser dans le cadre des plafonds autorisés par l’Urssaf. Ces montants forfaitaires maximums font l’objet d’une revalorisation annuelle selon l’indice des prix hors tabac. Ils sont publiés au Bulletin officiel de la sécurité sociale. De nombreux forfaits existent. On relève des allocations forfaitaires pour la nourriture, les petits déplacements, les grands déplacements, la mobilité, etc.
Pour les cas généraux, en matière de restauration, voici les différents forfaits de remboursement au salarié dans le cadre d’un déplacement pour son travail (en date du 1er janvier 2023) :
- l’indemnité de restauration sur le lieu de travail, soit un montant de 7,10 euros ;
- l’indemnité de restauration en dehors de l’entreprise (chantiers, entrepôts, site de travail autre que l’habituel, etc.), soit 9,90 euros ;
- l’indemnité en cas de repas pris au restaurant, dans la limite de 20,20 euros.
Qu’il s’agisse d’une allocation forfaitaire ou au réel, voire d’indemnités kilométriques, les règles sont nombreuses et évoluent chaque année. Dans tous les cas, l’existence d’une procédure à appliquer au sein de l’entreprise simplifie la communication et les missions.
Une autre règle intervient en matière de qualification de dépenses professionnelles. C’est la distinction entre grand et petit déplacement. Elle dépend de la distance entre le lieu visité et le domicile du collaborateur. C’est important, car l’Urssaf prévoit des règles de remboursement au forfait spécifiques pour chaque catégorie.
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