Les notes de frais répondent à des règles de traitement et de remboursement spécifiques définies par la législation. Leur gestion peut vite se révéler chronophage et faire perdre un temps précieux à l’équipe comptable comme aux collaborateurs.
Entre les notes de frais incomplètes, les justificatifs manquants et les barèmes de l’Urssaf à respecter, la gestion des frais professionnels est un véritable casse-tête administratif pour certaines entreprises.
Alors comment optimiser la gestion des notes de frais en entreprise ? Quelles sont les dépenses remboursables et les obligations fiscales ? Quelles sont les règles à respecter pour établir une note de frais ?
Découvrez tout ce qu’il y a à savoir sur les notes de frais et comment mettre en place un processus de gestion optimisé et automatisé.
Les notes de frais répondent à des règles de traitement et de remboursement spécifiques définies par la législation. Leur gestion peut vite se révéler chronophage et faire perdre un temps précieux à l’équipe comptable comme aux collaborateurs.
Entre les notes de frais incomplètes, les justificatifs manquants et les barèmes de l’Urssaf à respecter, la gestion des frais professionnels est un véritable casse-tête administratif pour certaines entreprises.
Alors comment optimiser la gestion des notes de frais en entreprise ? Quelles sont les dépenses remboursables et les obligations fiscales ? Quelles sont les règles à respecter pour établir une note de frais ?
Découvrez tout ce qu’il y a à savoir sur les notes de frais et comment mettre en place un processus de gestion optimisé et automatisé.
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Définition des notes de frais
Une note de frais est un formulaire interne à l’entreprise, par lequel un salarié ou un dirigeant demande le remboursement de frais qu’il a engagés à titre personnel, dans le cadre de son activité professionnelle.
La notion de « note de frais » est en réalité un abus de langage pour parler des frais professionnels. Tout employeur a l’obligation de procéder au remboursement des sommes dépensées par un salarié pour réaliser sa mission.
Les remboursements de frais professionnels sont à différencier de la rémunération du salarié : ils ne sont pas soumis aux cotisations sociales, ni à l’impôt sur le revenu. Pour ne pas être considérés comme abusifs, et ne pas risquer un redressement fiscal, les frais remboursables par l’entreprise doivent respecter plusieurs conditions que nous détaillons un peu plus loin dans l’article.
Pour une meilleure gestion des frais professionnels, chaque entreprise peut formaliser une politique claire des notes de frais, précisant la nature des dépenses prises en charge ainsi que les plafonds de remboursement.
Que doit comporter une note de frais ?
Pour être valide, une note de frais doit respecter la politique interne de l’entreprise, et également inclure certaines mentions obligatoires telles que :
- l’identité du salarié ;
- la nature des frais ;
- la date de la dépense ;
- le montant HT et TTC avec la TVA ;
- les informations de facturation du prestataire.
Établir des modèles de notes de frais, à compléter par les salariés pour demander le remboursement de leurs dépenses, permet de faciliter la gestion des frais en entreprise.
Les types de dépenses de notes de frais
En principe, un employeur est tenu de rembourser tous les frais professionnels engagés par ses salariés. Néanmoins, seules les notes de frais respectant la politique interne de l’entreprise doivent réellement être traitées.
Communément, les dépenses remboursables concernent les frais de transport, d’hébergement ou de restauration. Mais d’autres frais peuvent être pris en charge dès lors qu’ils respectent les modalités définies par la législation et l’entreprise.
Les frais de déplacement
Sont concernés les billets de transport (avion, train ou métro), les notes de taxi, les locations de voiture et les frais liés (essence, péage).
Les indemnités kilométriques
Si le salarié utilise son propre véhicule pour réaliser un déplacement lié à son travail, l’entreprise est tenue de lui verser des indemnités kilométriques professionnelles. Le remboursement peut être déterminé soit aux frais réels selon la distance exacte parcourue, soit par forfait. Dans les deux cas, l’employeur doit respecter les montants maximums définis par l’URSSAF pour bénéficier de l’exonération des cotisations sociales.
Les frais d’hébergement
Lors d’un voyage d’affaires, les frais de logement sont pris en charge à condition que le collaborateur soit en déplacement à plus de 50 kilomètres de son domicile et à minimum 1h30 de distance en transport en commun.
Les frais de repas
Des frais de restauration peuvent être remboursés pour les salariés ou les dirigeants dans deux cas de figure. Soit en cas de déplacement professionnel à plus de 50 km, soit dans le cadre d’un repas d’affaires. La note de frais doit alors mentionner l’identité des invités, à savoir leur nom, leur entreprise et/ou leur poste dans l’entreprise.
Pour les frais de repas, l’Urssaf fixe également des plafonds à ne pas dépasser pour bénéficier des exonérations de cotisations sociales.
Les autres frais
Dans la mesure où ils respectent les conditions de remboursement, l’administration fiscale admet le remboursement d’autres types frais : achat de matériel, vêtements de travail, frais de télétravail, frais de réception, invitations à des événements culturels ou sportifs.
10 conseils pour optimiser la gestion de vos notes de frais
Le remboursement des notes de frais
Les conditions de remboursement des notes de frais
Chaque entreprise peut définir les contours de sa propre politique de remboursement des frais professionnels, dans le respect des conventions collectives, des accords de branche et des barèmes de l’Urssaf.
Mais la gestion de notes de frais est également encadrée par la législation. Afin d’éviter les dépenses abusives et les dérives sur les exonérations fiscales, les frais remboursables doivent remplir 4 conditions réglementaires :
- être raisonnables et proportionnés ;
- être réalisés dans l’intérêt de l’entreprise ;
- être justifiés par les nécessités de l’activité de l’entreprise ;
- être justifiés par des pièces comptables recevables et complètes.
Les modes de remboursement des notes de frais
Il existe deux modes de remboursement des frais aux collaborateurs :
- le remboursement aux frais réels, pour la majorité des dépenses ;
- le remboursement forfaitaire, selon les montants définis par l’Urssaf.
Remboursement des notes de frais au réel
L’employeur rembourse le montant exact dépensé par le salarié, qui est calculé à partir des justificatifs fournis. Dans le cadre d’un remboursement aux frais réels, la note de frais doit mentionner :
- la nature et la date de la dépense ;
- le montant des frais exprimé HT et TTC ;
- le taux et le montant de la TVA ;
- la date d’établissement de la note de frais.
Certains frais sont obligatoirement remboursés au réel :
- la prise en charge des déménagements en cas de mobilité professionnelle ;
- les dépenses engagées à l’étranger ;
- les frais liés au télétravail.
Remboursement des notes de frais au forfait
L’employeur peut choisir de verser une somme forfaitaire pour rembourser certains types de frais professionnels. Dans ce cas de figure, le salarié n’est pas tenu d’établir une note de frais et de fournir un justificatif de paiement.
Par exemple, l’entreprise peut choisir de verser à ses salariés une indemnité forfaitaire pour toute nuit passée en déplacement professionnel à plus de 50 km de leur domicile. Un salarié peut dormir à l’hôtel ou chez un ami, il recevra le même montant. Si la note de l’hôtel dépasse le montant alloué par l’employeur, l’excédent est à la charge du salarié. En revanche, s’il est hébergé gratuitement, il est bénéficiaire de la même somme.
Les entreprises doivent définir les plafonds pour chaque type de dépense et communiquer clairement auprès de leurs salariés, pour éviter toute incompréhension et désaccord, au moment du remboursement.
Les sommes remboursées par forfait sont exonérées de cotisations sociales, dès lors qu’elles restent inférieures aux montants maximums définis chaque année par l’URSSAF.
Récupération de la TVA sur les notes de frais
Dès lors qu’une entreprise facture la TVA à ses clients, elle peut également la récupérer sur ses achats et dépenses.
Les modalités de récupération de la TVA
En règle générale, les dépenses professionnelles sont éligibles à la récupération de la TVA par l’entreprise, sauf cas exceptionnels. Selon l’article 208 de l’annexe II du Code général des impôts, les entreprises doivent indiquer les déductions de TVA au moment de leurs déclarations mensuelles de versement de la taxe. Les montants payés sont alors déduits des montants perçus.
Chaque dépense éligible à la récupération de la TVA doit être justifiée par une preuve comptable. Il peut s’agir d’une facture, d’un simple ticket de caisse, d’une note ou d’un reçu, mais le montant de la TVA doit être indiqué précisément.
Les justificatifs apportent la preuve que la dépense entre dans le cadre d’un besoin inhérent à la vie de l’entreprise et à ses activités.
Les conditions de récupération de la TVA sur une note de frais
En ce qui concerne la gestion des notes de frais, l’entreprise peut récupérer la TVA sur les frais professionnels de ses salariés s’ils respectent certaines dispositions :
- la note de frais est conforme à la politique de remboursement de l’entreprise ;
- les frais sont liés aux activités de l’entreprise ;
- les dépenses entrent dans le champ de la TVA déductible ;
- les factures et justificatifs comportent les mentions obligatoires (montant total HT/TTC, montant de TVA, identité des salariés et invités, nature et affectation de la dépense, etc).
Toutes les catégories de dépenses ne sont pas éligibles à la récupération de TVA. En effet, la TVA doit être exigible chez la société où la facture a été générée et le justificatif de paiement doit être au nom de l’entreprise, et non à celui du collaborateur concerné.
La TVA est récupérable sur les frais d’hébergement (note d’hôtel par exemple), sur les frais de repas, sur les frais de carburant, de péages ou de stationnement. En revanche, il ne sera pas possible de récupérer la TVA sur les billets de train, d’avion ou de bateau, car ces moyens de transport n’y sont pas assujettis. C’est également le cas pour les frais kilométriques.
Optimiser son processus de traitement des notes de frais
Une politique de frais claire et connue de tous
Chaque entreprise est amenée à formaliser la politique interne de remboursement des notes de frais de ses collaborateurs, recensant la nature des dépenses prises en charge et le montant maximum selon les catégories de salariés. Mais la loi fixe certaines dispositions réglementaires auxquelles l’employeur ne peut pas déroger, parmi lesquelles figurent :
- le respect des frais remboursables, en fonction de leur nature et des catégories de salarié ;
- les plafonds définis annuellement par l’URSSAF à ne pas dépasser pour chaque catégorie de frais ;
- les pièces comptables à conserver pour justifier de la conformité de la dépense ;
- l’établissement d’une note de frais complète et valide ;
- les mentions obligatoires à apporter à chaque note de frais et justificatif ;
- le respect des modalités de remboursement, aux frais réels ou au forfait.
Quelle est la marge de manœuvre de l’entreprise ?
D’une part, l’employeur peut décider de certains plafonds en fonction du type de dépense (repas, déplacements, logement, etc.), sans pour autant dépasser les barèmes actualisés chaque année par l’Urssaf.
D’autre part, vous pouvez accorder des avances sur frais professionnels à vos collaborateurs lorsque ces derniers ont prévu des dépenses élevées dans le cadre d’un déplacement ou d’un voyage d’affaires.
Cela n’empêche pas le salarié de devoir réaliser une note de frais, et de fournir tous les justificatifs de paiement pour se faire rembourser. Mais cette situation lui évite d’engager le montant total des frais sur ses deniers personnels, et de le mettre face à des difficultés financières.
Enfin, l’employeur peut fixer un délai maximal à ses salariés pour demander le remboursement de leurs frais professionnels. Cette mesure sert notamment à optimiser la gestion des notes de frais. Soit pour ne pas avoir des notes de frais qui restent indéfiniment en attente de traitement faute de justificatifs valables. Soit pour mieux maîtriser les charges de l’entreprise au fil de l’eau.
Outils et logiciels de gestion des notes de frais
Afin d’améliorer votre gestion des frais professionnels, vous pouvez commencer par identifier vos problématiques. Est-ce la perte de documents papiers, le manque de justificatifs ou des erreurs récurrentes sur les notes de frais ?
Pour les salariés, comme pour les équipes en charge des notes de frais, le traitement manuel est fastidieux, chronophage et source d’erreurs. L’utilisation d’un logiciel de notes de frais est devenue incontournable pour toute entreprise, quel que soit son nombre d’employés.
D’une part, l’outil vous permet de gérer vos notes de frais en tenant compte des règles internes de votre entreprise. Des modèles de notes de frais sont proposés, avec des options paramétrées selon la politique de gestion des frais de l’entreprise. Ainsi, un salarié ne peut plus saisir une dépense qui ne fait pas partie des frais remboursables, ni un montant supérieur aux plafonds de remboursement.
Finies les notes de frais invalides et incomplètes. Le salarié ne pourra soumettre sa note de frais que si celle-ci est conforme à la politique interne de l’entreprise, indique toutes les informations obligatoires et est accompagnée de tous les justificatifs requis.
D’autre part, la note de frais pourra être validée d’un simple clic par les managers, avant d’être transmise au service comptable pour être traitée et remboursée. Des notifications permettent d’informer et de relancer les personnes concernées en cas de besoin.
Enfin, le service comptable pourra s’appuyer sur un outil automatisé, qui respecte les dispositions réglementaires et les règles internes. D’autant plus que les mises à jour législatives se font automatiquement sur les logiciels de gestion de notes de frais.
La digitalisation des notes de frais accélère les délais de remboursement et améliore le traitement en réduisant les risques de non-conformité. Enfin, la dématérialisation des notes de frais et justificatifs évite le risque d’oublis, de pertes de documents et apporte un véritable gain de place dans les bureaux et armoires de stockage !
10 conseils pour optimiser la gestion de vos notes de frais
