Les logiciels de notes de frais gratuits constituent une alternative avantageuse par rapport au traitement manuel des notes de frais.
Quels services et fonctionnalités ces logiciels proposent-ils ? Sont-ils adaptés à toutes les entreprises ? Comment gérer gratuitement les frais professionnels dans son entreprise, en allant au-delà de l’utilisation d’un simple modèle de note de frais ?
Les logiciels de notes de frais gratuits constituent une alternative avantageuse par rapport au traitement manuel des notes de frais.
Quels services et fonctionnalités ces logiciels proposent-ils ? Sont-ils adaptés à toutes les entreprises ? Comment gérer gratuitement les frais professionnels dans son entreprise, en allant au-delà de l’utilisation d’un simple modèle de note de frais ?
Logiciels de gestion de notes de frais gratuits : pour qui, pour quoi ?
Les logiciels de notes de frais gratuits sont susceptibles d’intéresser toute entreprise ou travailleur indépendant ayant besoin de suivre, d’enregistrer et de gérer ses dépenses professionnelles, notamment si les collaborateurs effectuent régulièrement des déplacements ou des repas d’affaires.
Une version gratuite d’un logiciel de notes de frais offre toujours moins de fonctionnalités qu’une solution payante. Leur usage est plutôt destiné :
- Aux petites entreprises, dont les ressources sont limitées ;
- Aux jeunes entreprises (entreprises en croissance, start-up, etc.), pendant leurs premières phases de développement, quand leur besoin exact n’est pas encore stabilisé ;
- Aux freelances et travailleurs indépendants, pour simplifier leur comptabilité.
Les fonctionnalités varient d’un logiciel à l’autre. Parmi les plus répandues, on peut citer :
- La numérisation des justificatifs de dépenses : avec une fonction scan ou photo, chaque collaborateur peut stocker une version dématérialisée de ses factures, tickets de caisse, etc.
- Le tracking et l’analyse des dépenses : en fonction des frais professionnels enregistrés (frais de repas, transport, hébergement, etc.), des rapports détaillés et personnalisés peuvent être générés pour simplifier le suivi comptable.
- L’envoi de notifications et de rappels : des alertes et garde-fous existent en cas de dépassement d’un certain seuil de dépense. Vous pouvez également bénéficier de rappel de saisie des justificatifs, de notification de refus de prise en charge d’une dépense, etc.
- L’application mobile : ces logiciels intègrent souvent une version sous forme d’application de notes de frais, compatible avec smartphones et tablettes, pour que leurs utilisateurs gèrent facilement leurs frais professionnels, n’importe où et à n’importe quel moment.
Ce type de logiciel s’avère très utile pour :
- les collaborateurs qui ont besoin d’envoyer leurs notes de frais ;
- leurs managers qui doivent valider leurs dépenses ;
- les personnes en charge du traitement comptable incontournable qui s’ensuivra.
À noter : Spendesk, Jenji, Expensify ou encore Wallester proposent des versions gratuites de leurs logiciels de notes de frais, avec des fonctionnalités limitées. D’autres logiciels proposent quant à eux un essai gratuit, mais limité dans le temps. Ce peut être une option intéressante à creuser pour tester une solution et voir si elle répond à vos attentes avant de vous engager.
Comment gérer les notes de frais gratuitement ?
La gestion des notes de frais grâce à un logiciel gratuit permet de simplifier le processus de traitement des dépenses professionnelles, d’un bout à l’autre de la chaîne :
- Les salariés qui ont avancé à leurs frais certaines dépenses dans le cadre de leur activité professionnelle, peuvent les saisir dans le logiciel. Ils peuvent ajouter leurs justificatifs très facilement si nécessaire.
- Les notes de frais sont ensuite envoyées au N+1, qui peut les vérifier et les valider si tout est conforme.
- Le service administratif peut alors procéder au traitement comptable des notes de frais. Ainsi, elles peuvent être prises en charge rapidement au fil de l’eau, plutôt que de s’accumuler au fur et à mesure du mois.
Les données ne sont saisies qu’une seule fois, par le collaborateur qui remplit sa note de frais, ce qui évite les erreurs de saisie et permet à tous de gagner du temps.
Bon à savoir : la plupart des logiciels de note de frais proposent des options de personnalisation pour s’adapter aux besoins utilisateurs (par exemple le paramétrage de plafonds par type de dépense, le caractère obligatoire ou non de l’envoi d’un justificatif pour accompagner les dépenses, etc.). En revanche, cette fonctionnalité n’existe pas sur la plupart des logiciels gratuits.
Les outils gratuits : une solution limitée
Si les logiciels gratuits de notes de frais ont des atouts, ils ont aussi des limites indéniables : nombre d’utilisateurs restreint, absence de gestion multi-utilisateurs, impossibilité de personnalisation des règles d’engagement en fonction des métiers ou des utilisateurs, non prise en charge de la gestion des avances, etc.
Un logiciel de note de frais payant propose de nombreux services complémentaires, en plus de ceux faisant défaut aux logiciels gratuits, comme :
- L’archivage des justificatifs à valeur probante : une fois la note de frais approuvée, l’archivage dans le respect des contraintes légales s’effectue automatiquement.
- L’intégration avec les autres outils de gestion financière ou de comptabilité de l’entreprise : cela permet aux données de se synchroniser d’un bout à l’autre de la chaîne, et d’automatiser au maximum les tâches à faible valeur ajoutée. Par exemple : l’imputation directe des charges des notes de frais dans le plan comptable général.
- Le rapprochement bancaire en temps réel : les transactions se synchronisent directement à partir des comptes bancaires ou des cartes de crédit professionnelles des collaborateurs.
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