Indemnités kilométriques, frais kilométriques ou barème kilométrique… Toutes ces terminologies désignent une seule et même réalité. Il s’agit des frais engagés par un salarié dans le cadre d’un déplacement professionnel.
Indemnités kilométriques, frais kilométriques ou barème kilométrique… Toutes ces terminologies désignent une seule et même réalité. Il s’agit des frais engagés par un salarié dans le cadre d’un déplacement professionnel.
Qu’est-ce qu’une indemnité kilométrique ? Définition et calcul
Les indemnités kilométriques font partie des dépenses courantes des entreprises.
Définition d’une indemnité kilométrique
Dans le cadre de son travail, un salarié peut devoir utiliser son véhicule personnel pour ses missions.
L’indemnité kilométrique est une compensation financière versée par son employeur pour couvrir les frais liés à l’utilisation de son véhicule personnel dans le cadre de son travail.
Elle couvre des frais tels que :
- Le carburant ;
- L’entretien du véhicule ;
- L’assurance ;
- Etc.
Leur montant dépend du barème fixé par l’administration fiscale. Celle-ci encadre les frais kilométriques pour éviter tout abus.
Si le barème est respecté, les indemnités kilométriques sont exonérées d’impôts sur le revenu et de cotisations sociales.
Toute personne au sein de l’entreprise peut bénéficier des indemnités kilométriques :
- Dirigeant ;
- Cadre ;
- Salariés…
Il faut savoir qu’il existe une majoration de 20 % du montant alloué au titre des frais kilométriques pour les véhicules électriques.
Que dit la loi sur les indemnités kilométriques ?
D’après la loi, tous les frais engagés par un salarié pour les besoins de son activité professionnelle doivent être remboursés par l’entreprise, même s’il utilise son véhicule personnel.
La loi a toutefois fixé des limites dans le cadre de ces remboursements :
- Existence de justificatifs qui attestent de la réalité des frais engagés ;
- Respect du barème officiel des indemnités kilométriques (voir ci-dessous) ;
- Existence d’un intérêt réel pour l’entreprise. C’est d’autant plus vrai lorsqu’il s’agit des dirigeants ou des associés de l’entreprise.
Les indemnités kilométriques ne doivent pas servir de complément de revenu pour le salarié mais doivent uniquement servir à compenser les dépenses engagées pour les besoins de son travail.
Dès lors que les indemnités kilométriques respectent ces différents impératifs, elles sont reconnues comme nécessaires dans le cadre professionnel et exonérées de cotisations sociales et d’impôt.
En revanche, si les conditions ne sont pas réunies, l’URSSAF peut requalifier les allocations d’indemnités kilométriques en salaire ou prime.
Dans le cas des indemnités kilométriques des associés ou gérants, elles peuvent même être qualifiées d’abus de biens sociaux.
Le barème des frais kilométriques de 2024
L’État fixe chaque année le barème kilométrique applicable pendant l’année. Celui-ci dépend de la distance parcourue et du type de véhicule utilisé.
Voici le barème pour 2023
Indemnités kilométriques pour les voitures
| Puissance fiscale de la voiture | Pour une distance jusqu’à 5 000 km | Pour une distance de 5 001 à 20 000 km | Pour une distance jusqu’à 20 000 km |
|---|---|---|---|
Jusqu’à 3 cv | Distance en km x 0,529 | (Distance x 0,316) + 1 065 | Distance x 0,37 |
4 cv | Distance x 0,606 | (Distance x 0,340) + 1 330 | Distance x 0,407 |
5 cv | Distance x 0,636 | (Distance x 0,357) + 1 395 | Distance x 0,427 |
6 cv | Distance x 0,665 | (Distance x 0,374) + 1 457 | Distance x 0,447 |
7 cv et plus | Distance x 0,697 | (Distance x 0,394) + 1 515 | Distance x 0,470 |
Certains contrats de travail ou conventions collectives peuvent prévoir des indemnités kilométriques supérieures au barème de l’URSSAF.
Dans ce cas, l’employeur doit justifier le dépassement du barème même lorsqu’il est prévu par une convention collective pour bénéficier de l’exonération fiscale.
Si l’employeur ne peut pas justifier le dépassement, il doit réintégrer le montant excédentaire au barème de l’URSSAF dans l’assiette des cotisations sociales.
Indemnités de déplacement : Quand et comment ?
Les indemnités kilométriques et les frais de déplacement servent à rembourser le salarié pour les dépenses qu’il engage dans un déplacement professionnel. Une nuance les distingue cependant.
Distinction entre indemnités kilométriques et indemnités de déplacement
Deux cas de figure peuvent intervenir lorsqu’un salarié effectue un déplacement professionnel :
- Il emprunte un moyen de transport en commun tel que le train, le bateau, le taxi ou l’avion. On parle alors de frais de déplacement.
- Il utilise son véhicule personnel. On parle ici d’indemnités kilométriques.
La grande différence entre les indemnités kilométriques et les frais de déplacement est le mode de transport emprunté.
Par ailleurs, il existe deux catégories de frais de déplacement :
- Les frais de transport. Ce sont les indemnités kilométriques, les trajets domicile travail et les titres de transport.
- Les frais liés au déplacement. Il s’agit des frais d’hébergement, les repas, les frais de stationnement parking, etc.
Frais de déplacement et indemnités kilométriques doivent toutefois être remboursés par l’entreprise.
Méthodes de calcul pour les déplacements non motorisés (train, avion, etc.)
Le calcul du remboursement des déplacements en train ou avion se fait au réel et sur présentation de justificatifs. On ne parle pas à proprement parler d’indemnités kilométriques.
La politique de voyage de l’entreprise fixe librement les modalités de remboursement de ce type de déplacement.
Indemnité kilométrique et politiques internes de l’entreprise
Le remboursement des indemnités kilométriques obéit aussi à la politique interne de l’entreprise.
Rôle des politiques internes dans la fixation des indemnités
En plus des dispositions légales, une entreprise peut mettre en place une politique spécifique pour contrôler les indemnités de déplacement (à travers la politique de voyage ou politique des notes de frais).
Ce document fixe les règles générales concernant les processus de remboursement des notes de frais. Il cartographie les différentes étapes de leur validation et prévoit les modalités de remboursement. Cette politique permet d’éviter tout malentendu ou différends entre les salariés et l’employeur.
Elle prévoit aussi :
- Les différents plafonds de remboursement (frais de transport en commun ou en cas d’usage d’un véhicule personnel) ;
- Les différentes catégories de dépenses.
Voici un exemple d’une politique de voyage sur les transports en commun :
- Billets en première classe pour les cadres et en seconde classe pour les voyages en train ;
- Billets en classe économique pour les trajets en avion d’une durée inférieure à 4 heures et en classe affaires pour les voyages plus longs ;
- Puissance de 5 cv maximum pour les locations de voiture ;
- Les consommations du minibar des hôtels ne sont pas remboursables ;
- Etc.
Flexibilité des entreprises dans l’établissement de leurs propres règles
Chaque entreprise est libre de fixer ses propres règles en matière de politique de voyage. Tout dépend de la culture et des valeurs de l’entreprise. Elles doivent cependant respecter les barèmes fiscaux. Ils sont un socle commun que toute entreprise doit respecter.
La politique interne, elle, fixe les modalités pratiques comme :
- Les plafonnements spécifiques pour chaque catégorie de personnel ;
- Les modalités et les délais d’envoi des notes de frais.
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Indemnisation des frais kilométriques sur justification
En principe, les frais kilométriques doivent être remboursés (voir notre article sur les modèles de notes de frais kilométrique) par l’entreprise pour compenser les frais engagés par le salarié. Il faut cependant les justifier.
Importance de la justification des déplacements
Il existe deux modalités possibles pour rembourser les frais kilométriques :
- Le remboursement au réel. Les dépenses sont remboursées sur la base du montant réel des dépenses engagées par le salarié (sous présentation de justificatifs).
- Le remboursement au forfait. L’entreprise verse un forfait fixe au salarié au titre de ses déplacements professionnels. Dans ce cas, il n’a pas besoin de fournir des justificatifs.
Au réel, l’entreprise rembourse le salarié à hauteur du montant indiqué sur les justificatifs qu’il produit. Ces derniers doivent indiquer le montant des dépenses TTC, la date et la nature des dépenses.
Types de justificatifs acceptés (carnets de route, reçus de péage, etc.)
Nous avons vu que le barème de l’URSSAF est fonction de la puissance fiscale et de la distance parcourue. Les justificatifs apportés par les salariés doivent donc permettre de vérifier ces deux éléments :
- La carte grise du véhicule pour justifier de la puissance fiscale du véhicule. Elle permet aussi d’attester que le salarié est bien propriétaire du véhicule.
- Un ticket de péage, une note de restaurant qui indique l’endroit où le salarié est allé, un reçu de carburant. Ces documents permettent de prouver la réalité du déplacement professionnel.
Ils doivent indiquer :
- La date de la mission ;
- Le nombre de kilomètres parcourus ;
- L’objet de la mission ;
- Le lieu de rendez-vous ;
- Le nom du client ;
- Etc.
Procédures de documentation à suivre pour garantir le remboursement
Pour demander le remboursement des indemnités kilométriques, le salarié doit établir une note de frais avec :
- Le motif du déplacement ;
- Le nombre de kilomètres roulés ;
- Le lieu de la mission ;
- La puissance du véhicule.
Il la remet au service de comptabilité de l’entreprise. Si l’entreprise utilise une solution de gestion des notes de frais, le processus est plus simple.
Le salarié n’a qu’à prendre en photo son justificatif et le soumet dans la solution. Elle extrait alors automatiquement les données nécessaires puis génère la note de frais. Le processus d’approbation est aussi simplifié avec un outil de dématérialisation.
Fiscalité des indemnités kilométriques
La fiscalité des indemnités kilométriques est particulière :
Traitement fiscal des indemnités kilométriques et de déplacement
Les indemnités kilométriques sont déductibles du résultat de l’entreprise si elle respecte le barème de l’URSSAF. Il faut toutefois qu’elle apporte les justificatifs nécessaires pour prouver que les déplacements ont réellement été réalisés dans son intérêt.
Les indemnités kilométriques relatives à des déplacements à vélo sont aussi exonérées lorsqu’elles ne dépassent pas 200 euros. De même, elles sont également exonérées de cotisations sociales tant qu’elles ne dépassent pas le seuil fixé par l’URSSAF.
Si ce seuil est dépassé et que l’employeur peut prouver leur nécessité, seul le montant excédentaire est soumis aux cotisations sociales. Dans le cas contraire, le montant total du remboursement entre dans l’assiette des cotisations sociales, dès le premier euro.
Éléments à prendre en compte pour rester en conformité fiscale
Les indemnités kilométriques sont l’un des sujets centraux que les agents de l’URSSAF vérifient lors d’un contrôle. Ils sont notamment attentifs aux justificatifs produits par l’employeur. Il ne faut pas que le versement des indemnités kilométriques serve à dissimuler des avantages en nature par exemple.
Si le contrôle met en lumière de tels méfaits, l’employeur encourt un redressement fiscal. Celui-ci peut alors être condamné à s’acquitter des impôts non payés, majorés des intérêts de retard. Pour éviter un tel redressement, l’entreprise doit pouvoir produire des justificatifs indiquant :
- Le motif et la date du déplacement ;
- Le lieu de départ et de destination ;
- La distance parcourue ;
- Le type de véhicule utilisé.
L’indemnisation des cas particuliers et exceptions
Il existe des cas particuliers en matière de remboursement des frais de déplacement.
Traitement des indemnités pour les déplacements à l’étranger
Un barème spécifique est applicable aux déplacements à l’étranger (fixé par l’arrêté du 3 juillet 2006). Une indemnité journalière spécifique s’applique pour chaque pays. Elle est par exemple de 320 dollars aux Etats-Unis. Cette indemnité peut être réduite si le salarié bénéficie de nourriture ou d’un logement gratuit. Elle peut en revanche être majorée s’il s’agit d’un déplacement de longue durée.
Voici un tableau qui résume ce régime spécifique applicable aux déplacements à l’étranger :
| Limite globale (frais d’hébergement + 2 repas) | En cas de logement gratuit | En cas de nourriture gratuite pour l’un des 2 repas | En cas de nourriture gratuite pour les 2 repas | Déplacement de plus de 3 mois | Déplacement d’une durée de 2 à 6 ans |
|---|---|---|---|---|---|
Indemnité journalière en fonction du pays de destination | Réduction de 65 % de l’indemnité forfaitaire | Réduction de 17,50 % de l’indemnité forfaitaire | Réduction de 35 % de l’indemnité forfaitaire | Abattement de 15 % | Abattement de 30 % |
Les trajets domicile travail
L’employeur doit prendre en charge certains frais occasionnés par le déplacement du salarié vers son lieu de travail. Cette prise en charge est obligatoire à hauteur de 50 % de l’abonnement aux transports en commun (aucun remboursement n’est possible sur les achats de ticket à l’unité).
Sont ainsi pris en charge les abonnements de métro, tramway, bus, train ou vélo de location. S’il s’agit de déplacements avec un véhicule personnel, il existe 3 cas de figure :
- Un remboursement intégral si le salarié habite à moins de 40 km de son lieu de travail. Seul un aller-retour par jour peut faire l’objet d’un remboursement.
- Remboursement limité aux 40 km si le salarié habite à plus de 40 km de son lieu de travail.
- Le remboursement peut être intégral même si le salarié habite à plus de 40 km du lieu de travail et qu’il peut justifier de circonstances particulières.
Un type de trajet ayant une indemnisation (ex : moto, mobilité douce avec vélo ..)
Il existe un barème spécifique pour les déplacements en cyclomoteurs cylindrés de moins de 50 cm3 :
Pour une distance maximale de 3 000 km | Pour une distance allant de 3 000 à 6 000 km | Pour une distance de 6 000 km et plus |
Distance x 0,315 | (Distance x 0,079) + 711 | Distance x 0,198 |
Les trajets par motocyclettes
Voici le barème qui s’applique aux motocyclettes :
| Puissance administrative | Pour une distance maximale de 3 000 km | De 3 001 à 6 000 km | Au-delà de 6 000 km |
|---|---|---|---|
1 ou 2 cv | Distance x 0,395 | (Distance x 0,099) + 891 | Distance x 0,248 |
3,5,5 cv | Distance x 0,468 | (Distance x 0,082) + 1158 | Distance x 0,275 |
Plus de 5 cv | Distance x 0,606 | (Distance x 0,079) + 1583 | Distance x 0,343 |
En résumé, les indemnités kilométriques doivent être remboursées par l’employeur, en tant que partie intégrante des frais de déplacement. Pour ce faire, les salariés doivent fournir des justificatifs et établir des notes de frais. Cette formalité peut être automatisée grâce à l’utilisation d’un logiciel spécialisé des notes de frais.
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