Une gestion des notes de frais efficace est essentielle pour clarifier si les dépenses réalisées par les salariés dans le cadre de leurs déplacements professionnels sont imposables.
Cette clarification repose sur la distinction précise entre les notes de frais et les avantages en nature.
Une gestion des notes de frais efficace est essentielle pour clarifier si les dépenses réalisées par les salariés dans le cadre de leurs déplacements professionnels sont imposables.
Cette clarification repose sur la distinction précise entre les notes de frais et les avantages en nature.
La note de frais n’est pas imposable
Les notes de frais font référence aux dépenses réalisées par le salarié sur ses finances personnelles dans l’intérêt de l’entreprise.
En tant que telles, elles sont remboursées par l’employeur. Il ne s’agit donc pas d’un complément de revenu pour le salarié. Il s’agit seulement d’un remboursement versé au titre des dépenses engagées par le salarié.
Il existe deux modalités de remboursement possibles des notes de frais :
- au forfait. L’entreprise rembourse sur la base d’un montant fixe mensuel.
- aux frais réels. L’employeur rembourse la somme exacte engagée par le salarié.
Si les notes de frais sont remboursées au réel, elles ne sont jamais imposables, aussi bien pour le salarié que pour l’entreprise.
Attention aux avantages en nature
Il en est autrement dans le cas d’une allocation forfaitaire. L’administration fiscale fixe un seuil au-delà duquel la somme versée n’est plus considérée comme une note de frais. On parle alors d’avantages en nature.
Ces derniers sont considérés comme un complément au salaire. Ils sont donc imposés au titre de l’impôt sur le revenu.
Voici des exemples d’avantages en nature pour vous aider à y voir plus clair :
- la prise en charge par l’entreprise des frais liés au gaz et à l’électricité du salarié ;
- l’utilisation à titre privé d’un véhicule professionnel ;
- la mise à disposition d’un logement à titre gratuit au profit du salarié.
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Le régime fiscal et social des notes de frais
Le régime fiscal et social des notes de frais est tributaire de leur montant.
Régime fiscal du remboursement des notes de frais
Tant qu’elles ne dépassent pas le seuil prévu par l’Administration, les notes de frais ne sont pas imposables dans le cas d’un remboursement au réel. Il n’y a pas de limite d’exonération.
Si elles sont remboursées sous le régime forfaitaire, les notes de frais ne sont imposables que si elles dépassent le seuil fixé par l’administration.
Du côté du salarié, elles ne sont pas comptabilisées dans le barème progressif de l’impôt sur le revenu. De même pour l’entreprise, leur montant est déduit du résultat imposable.
Au-delà de ce seuil en revanche, les frais remboursés sont soumis à l’impôt sur le revenu car ils sont considérés comme des avantages en nature.
Régime social du remboursement des notes de frais
Tout comme le régime fiscal, le régime social des notes de frais dépend également du seuil fixé par l’Administration fiscale. Ainsi, si leur montant est inférieur à ce seuil, les frais remboursés par l’entreprise sont exonérés de cotisations sociales.
Si ce seuil est dépassé, ces frais sont considérés comme des avantages en nature et bel et bien soumis aux cotisations sociales.
Si le seuil est dépassé, on note deux cas de figure :
- L’entreprise est en mesure de justifier la nécessité de la dépense. La fraction excédentaire sera soumise aux charges sociales.
- Si l’entreprise n’arrive pas à justifier les circonstances de fait, le montant de la somme sera réintégré dans l’assiette des cotisations sociales dès le premier euro.
Dans le cas d’un remboursement au réel, les notes de frais sont toujours exonérées de cotisations sociales.
Notes de frais et TVA
La récupération de la TVA sur les notes de frais est possible dans la plupart des cas :
- le salarié a engagé la dépense dans l’intérêt de l’entreprise ;
- la facture est au nom de l’entreprise. Toute facture au nom du salarié ne donne donc pas lieu à un remboursement.
- l’entreprise dispose d’une facture originale pour justifier de la réalité de la dépense ;
- la TVA est exigible auprès du fournisseur.
Bien que ces conditions soient remplies, certaines catégories de dépenses ne permettent pas de récupérer la TVA. Il s’agit notamment :
- de certains types de carburant ;
- des frais d’hébergement.
Pour aller plus loin sur la fiscalité des notes de frais
Voici des questions courantes que vous pourrez vous poser autour de la fiscalité des notes de frais :
Les salariés peuvent-ils déduire les notes de frais de leurs impôts sur le revenu ?
Les notes de frais sont déduites de l’impôt sur le revenu des salariés dès lors que leur montant est inférieur au seuil fixé par le fisc. En effet, elles ne sont pas considérées comme un revenu. Le salarié n’est même pas tenu de les déclarer.
En revanche, lorsque ce montant est dépassé, l’administration fiscale catégorise les notes de frais parmi les avantages en nature. De ce fait, elles deviennent imposables car elles entrent dans le revenu fiscal du foyer fiscal. La déduction devient alors impossible pour le salarié. De même, il devient nécessaire de les déclarer.
L’entreprise doit-elle déclarer les notes de frais aux impôts ?
Du côté de l’entreprise, le remboursement des notes de frais correspond à des charges d’exploitation.
Leur montant n’est pas imposable s’il est inférieur au seuil déterminé par l’entreprise. Toutefois, dans tous les cas, la comptabilisation des notes de frais permet de :
- déduire leur montant du revenu professionnel de l’entreprise ;
- bénéficier de l’exonération des cotisations sociales sur les versements liés aux remboursements des notes de frais ;
- récupérer la TVA des dépenses réalisées (à condition de pouvoir produire des justificatifs pour chaque note de frais).
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