En faisant grandir leurs équipes, les entreprises font face à un défi de taille : la multiplication des notes de frais à traiter. La gestion des frais professionnels peut alors devenir un sujet sensible et complexe, susceptible de créer des tensions internes en cas d’incompréhension ou de désaccord entre employeur et collaborateur.
Malheureusement, le remboursement des frais ouvre aussi la porte à des pratiques parfois frauduleuses. Alors quels sont les moyens à disposition des entreprises pour identifier et éviter les notes de frais abusives et/ou falsifiées ? Et que signifie réellement “fraude aux notes de frais” ?
Qu’est-ce qu’on entend par fraude à la note de frais ?
La fraude aux notes de frais consiste à falsifier certaines notes de frais, ou à en réaliser des fausses, de manière volontaire afin de s’enrichir illégalement.
Il existe plusieurs moyens de falsifier des notes de frais :
- Soit en émettant de fausses factures. Exemple : demander le remboursement d’un repas d’affaires, alors que vous avez déjeuné avec des amis.
- Soit en gonflant les montants réellement dépensés. Exemple : exagérer la distance parcourue, et indiquer des frais kilométriques plus élevés que la réalité.
- Soit en faisant passer des dépenses personnelles pour des frais professionnels. Exemple : achat de matériaux de construction pour des travaux à votre domicile.
Ces exemples sont des actes courants d’abus de confiance, qui peuvent être sanctionnés, que vous soyez salarié ou dirigeant d’entreprise.
3 exemples de fraudes les plus courantes
La fausse note de frais de restaurant
Les fausses notes de frais pour repas d’affaires font partie des fraudes les plus courantes :
gonfler l’addition, inviter des personnes du cercle familial ou amical, intégrer des boissons alcoolisées alors que la politique interne de l’entreprise l’interdit, etc.
La fausse déclaration des frais kilométriques
Cette fraude consiste à déclarer une distance parcourue plus longue qu’en réalité, afin de bénéficier d’indemnités kilométriques plus élevées.
La fausse note de frais de taxi
Le collaborateur demande au chauffeur d’inscrire un montant plus élevé que celui de la course, afin de se faire rembourser une somme supérieure à celle réellement dépensée.
Les risques des fausses notes de frais pour l’entreprise
En cas de fraude par l’employeur
Des tensions internes et une mauvaise ambiance de travail
Un dirigeant qui établit volontairement de fausses notes de frais est un employeur qui ne respecte pas la politique interne de remboursement des frais qu’il impose à ses équipes. Ces fraudes peuvent détériorer le climat social, et la relation de confiance entre l’employeur et les salariés.
Un impact négatif sur la rentabilité de l’entreprise
Chaque remboursement de frais est une dépense à la charge de l’entreprise. Les fraudes aux notes de frais constituent des pratiques préjudiciables qui impactent directement la rentabilité de l’entreprise. L’accumulation de notes de frais abusives peut conduire au dépassement des budgets prévus et mettre en péril la stabilité globale de l’entreprise en cas de déficit financier.
Une perte de temps pour les équipes
Si les fraudes sont récurrentes, l’employeur est contraint de contrôler plus souvent les demandes de remboursement de frais. Les ressources mises en place pour détecter les fausses notes entraînent un retard dans le traitement et le remboursement des notes de frais conformes.
Des conséquences légales bien réelles
Enfin, la fraude aux notes de frais peut avoir des répercussions juridiques pour l’employeur. Les fausses notes de frais peuvent entraîner des sanctions administratives en cas de non-respect des règles en vigueur, que ce soit volontaire ou par erreur.
En cas de contrôle, l’entreprise s’expose à des amendes, à des restrictions commerciales ou à des pénalités financières, qui peuvent alourdir son bilan financier.
En cas de fraude d’un salarié
Un licenciement pour faute grave
Le remboursement de fausses notes de frais constitue une faute grave du salarié et constitue un motif valable de licenciement. L’employeur doit prouver que celui-ci a consciemment fraudé, et à plusieurs reprises, en établissant de fausses notes de frais ou en fournissant de faux justificatifs.
Des répercussions juridiques drastiques
Pour récupérer les sommes perçues illégalement, l’employeur peut engager une action en responsabilité civile. Le salarié peut être amené à payer des dommages et intérêts pour les pertes subies par l’entreprise.
Les conséquences légales varient en fonction de la juridiction, de la gravité de la fraude et des lois spécifiques applicables. Mais elle peut aussi entraîner des poursuites pénales avec des sanctions sévères, comme des amendes et des peines de prison.
Comment éviter les fraudes à la note de frais ?
Mettre en place et communiquer sur la politique de remboursement des frais professionnels
La politique afférente aux notes de frais peut être perçue par les salariés comme opaque voire nébuleuse, soit en raison de sa complexité, soit en raison de son iniquité entre les catégories de salariés.
Nous vous conseillons d’établir une note de service ou une charte interne recensant les conditions et modalités de remboursement des frais professionnels :
- nature des dépenses prises en charge ;
- montants maximums selon les catégories de frais et de salariés ;
- justificatifs requis ;
- mentions obligatoires sur les notes de frais et les justificatifs ;
- etc.
La politique de gestion des frais doit être connue de tous. Pour cela, vous pouvez l’afficher dans les bureaux, la mettre à disposition sur un serveur interne, la remettre à tout nouvel embauché dans son kit d’onboarding, fournir des modèles de notes de frais, etc.
Mettre en place un contrôle des notes de frais
Afin de prévenir les fraudes, des contrôles sur notes de frais peuvent être effectués afin de vérifier les justificatifs avec les dépenses déclarées ou le planning des salariés : est-ce que ce salarié travaillait bien ce jour-là ? Est-ce qu’il avait un rendez-vous client qui justifiait son déplacement ?
Les contrôles réguliers peuvent être dissuasifs mais ils créent une ambiance de suspicion entre l’employeur et les équipes.
Instaurer une culture d’entreprise positive
Les fraudes aux notes de frais sont majoritairement réalisées par des salariés, qui veulent compenser une rémunération qu’ils jugent insuffisante. Ils cherchent à contrebalancer leur situation en « s’enrichissant sur le dos de l’entreprise ».
Entretenir un climat de travail équitable et positif permet d’éviter les notes de frais abusives. Créer une relation de confiance entre salariés et managers est un moyen efficace d’y parvenir. Notamment, en mettant en place :
- Une politique de rémunération juste et équitable,
- Le respect de la politique de frais par tous les salariés, dirigeant inclus,
- Une communication transparente entre la direction et les collaborateurs.
Automatiser la gestion des notes de frais
La meilleure façon de se protéger contre la fraude est d’opter pour un logiciel de gestion de notes de frais. Ces outils permettent aux gestionnaires et fonctions comptables de limiter les erreurs de non-conformité ainsi que le risque de fraude.
Un logiciel de gestion des notes de frais permet notamment de :
- simplifier la saisie avec des choix pré-remplis ;
- limiter les abus en renseignant des plafonds maximums pour chaque catégorie de dépense ;
- fluidifier les circuits de validation et de traitement ;
- éviter les saisies manuelles et les oublis ;
- automatiser les contrôles ;
- faciliter l’archivage pour l’administration.
Un logiciel couplé à un Système d’Archivage Électronique (SAE) simplifie l’hébergement et l’organisation de vos notes de frais, et respecte les obligations légales liées à la conservation sécurisée de vos documents numériques.
L’archivage à valeur probante permet maintenant de conserver toutes les notes de frais et les justificatifs associés, de manière dématérialisée.
La dématérialisation des notes de frais est un gain de temps et d’efficacité pour vos équipes, du salarié au service comptable, en passant par les managers. C’est également un gain de place dans vos armoires et bureaux, pour alléger la charge mentale de tout le monde !
10 conseils pour optimiser la gestion de vos notes de frais
