Un salarié peut engager des dépenses pour les besoins de son activité professionnelle. L’employeur est tenu de le rembourser. Quelle est la nature de ces frais ? Quelles sont les conditions de remboursement des notes de frais des salariés ? Sur quels frais peut-on récupérer la TVA ? Alexandre Chopin, expert-comptable chez TGS France, décrypte pour vous les subtilités des frais professionnels.
Un salarié peut engager des dépenses pour les besoins de son activité professionnelle. L’employeur est tenu de le rembourser. Quelle est la nature de ces frais ? Quelles sont les conditions de remboursement des notes de frais des salariés ? Sur quels frais peut-on récupérer la TVA ? Alexandre Chopin, expert-comptable chez TGS France, décrypte pour vous les subtilités des frais professionnels.
Qu’est-ce que la gestion des frais professionnels ?
Le dédommagement des dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité peut se faire sous la forme d’un remboursement des dépenses réelles sur justificatifs ou d’un versement d’allocations forfaitaires.
Il convient de les différencier des avantages en nature auxquels peut prétendre un salarié, et qui sont des prestations fournies par l’employeur au titre de son contrat de travail.
Les frais professionnels et les avantages en nature ne sont pas traités de la même manière en termes de rémunération et de prélèvements sociaux. Les sommes perçues par un salarié dans le cadre du remboursement de frais professionnels ne sont pas intégrées à sa rémunération. Elles ne sont donc pas soumises aux cotisations sociales ni à la CSG-CRDS.
À titre d’exemple, les frais professionnels d’un salarié correspondent au remboursement de frais de repas, de transport ou de déplacement, engagés dans le cadre de ses fonctions. Les avantages en nature sont des éléments contractuels liés à son statut, comme la voiture de fonction ou des chèques-restaurants.
Les différents types de frais professionnels
Un salarié peut être amené à engager différents types de dépenses pour l’entreprise :
- des frais de mission,
- des frais de réception,
- des cadeaux pour des clients, prospects ou partenaires commerciaux,
- des achats de fournitures.
Ces dépenses sont généralement avancées par le salarié, déclarées dans une note de frais puis remboursées par l’employeur sur présentation d’un justificatif de dépense valable. Elles ne doivent constituer ni un complément de rémunération, ni un avantage en nature.
Les frais de mission : les dépenses les plus courantes
Les frais de mission englobent une variété de dépenses :
- frais de déplacement (ex : indemnités kilométriques, train, avion, transports en commun) et de repas dans le cadre d’un déplacement pour une mission ou dans le cadre d’un stage ou d’une formation professionnelle,
- frais liés à la pratique du télétravail,
- frais d’habillage pour les métiers exigeant une tenue spécifique,
- frais de documentation professionnelle,
- frais pour l’utilisation professionnelle d’un bureau ou d’un local spécifique nécessaire à une activité (coworking par exemple).
Dans la pratique, les frais de restauration, d’hébergement et de transport représentent jusqu’à 80% du montant des notes de frais. (Etude Lucca 2019 auprès de 1 300 entreprises utilisatrices de la solution Cleemy Notes de frais).
Achats de fournitures : des frais à centraliser
Les dépenses récurrentes, comme des fournitures et du petit matériel de bureau, doivent idéalement être centralisées pour optimiser :
- les budgets (ex : commandes groupées),
- la gestion de la facturation fournisseurs,
- les stocks.
Bien que ces frais représentent une partie infime des notes de frais, assurez-vous tout de même de détailler le processus d’achats dans votre politique de frais pour limiter les erreurs. En effet, les fournitures de bureau font partie des frais les plus retoqués et corrigés par les services comptables.
Les frais de réception : des dépenses exceptionnelles
Les frais de réception sont généralement engagés dans le cadre de :
- repas d’affaires (invitation de clients, prospects, partenaires commerciaux),
- manifestations organisées dans une démarche commerciale (réception, cocktails, etc.)
Il est recommandé de les proscrire dans un contexte d’appels d’offres.
A noter : Les invités et leur entreprise doivent être listés dans la note de frais pour attester que la dépense a bien été faite dans un cadre professionnel. Un contrôleur Urssaf pourra par exemple exiger des preuves complémentaires, comme un échange de mails voire les coordonnées du contact.
Les cadeaux offerts à des clients, prospects ou partenaires commerciaux : des dépenses réglementées pour certains secteurs d’activité
Repas, voyages, bouteilles de champagne… Il arrive que des entreprises fassent des cadeaux à leurs clients, partenaires ou fournisseurs. Attention, certaines industries sont particulièrement réglementées en la matière. C’est par exemple le cas du secteur de la Santé, encadré par une législation spécifique pour lutter contre la corruption.
Loi DMOS de 1993, loi Bertrand de 2011, décret anti-cadeaux de 2020… Ces textes de loi spécifient notamment :
- les populations qui n’ont pas le droit de recevoir de cadeaux (ex: associations et professionnels de santé),
- les montants maximum des cadeaux autorisés (ex : Repas et collation sur le lieu de travail ou à proximité de celui-ci : 30 euros dans la limite de deux par année civile et par professionnel de santé),
- comment rendre publics la nature et le montant des cadeaux faits à des professionnels de santé (obligatoire au-delà d’un cadeau d’un montant de plus de 10 euros TTC).
Pour les autres secteurs d’activité, le montant des cadeaux n’est pas plafonné. En cas de contrôle, l’auditeur pourra tout de même vérifier que le montant du cadeau n’est pas disproportionné par rapport aux retombées attendues, ou que le cadeau a bien été offert à un client et non à des proches.
Peut-on récupérer la TVA sur les frais professionnels ?
Il est possible de récupérer la TVA sur certains frais professionnels :
- les repas pris au restaurant,
- les frais de réception,
- les péages,
- les carburants,
- les cadeaux jusqu’à 69 euros TTC,
- les fournitures et petits matériels de bureau.
Quels types de frais ne doivent pas être remboursés par l’entreprise ?
Les trajets réalisés par le salarié avec son véhicule personnel entre le bureau et son domicile ne doivent pas être remboursés par l’entreprise.
L’employeur peut également ne pas rembourser certains frais de repas. C’est par exemple le cas lorsque la politique de dépenses de l’entreprise spécifie que les déjeuners en déplacement sont couverts par des titres restaurants et ne seront donc pas défrayés.
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Quels justificatifs de frais professionnels sont valables aux yeux des administrations ?
Les frais professionnels ne sont pas soumis à cotisations sociales. L’employeur doit être en mesure d’apporter la preuve à l’administration ou à un auditeur que les dépenses ont bien été engagées dans un cadre professionnel et ne sont pas des avantages en nature.
Les tickets de caisse, les titres de transport, les factures papier ou récupérées sur un site marchand sont des justificatifs valables.
Les reçus de carte bancaire et autres preuves de paiement ne sont pas des justificatifs valides, ni les confirmations de réservation, ni les boarding pass. De nombreuses entreprises font toutefois preuve de tolérance et se contentent de ce type de document en cas de perte de la facture.
Si une dépense dépasse 150 euros, les tickets de caisse ne sont plus suffisants pour l’administration. Il faut alors demander une facture en bonne et due forme au commerçant et la faire établir au nom de l’entreprise.
En cas de perte de justificatifs, apportez un maximum d’éléments prouvant la réalité et le contexte professionnel de la dépense : un relevé bancaire, un échange de mails ou une photo pourront susciter la bienveillance en cas de contrôle de vos notes de frais.
Comment rembourser les frais professionnels ?
L’employeur peut rembourser le salarié des frais engagés de deux manières :
- au réel : l’entreprise rembourse l’exacte somme dépensée par le salarié sur présentation de justificatifs et selon les règles de sa politique de dépenses,
- au forfait : l’entreprise procède à un versement d’allocations forfaitaires. Ex : L’entreprise rembourse le montant d’un repas jusqu’à 20,20 euros s’il est pris dans un restaurant. Si le salarié dépense plus, le delta supplémentaire sera à sa charge.
Le remboursement des dépenses réelles
L’entreprise rembourse le salarié aux « frais réels ». Cela signifie que pour chaque euro dépensé, le salarié doit établir une note de frais, accompagnée du justificatif ad-hoc. L’entreprise dédommage alors le salarié des dépenses engagées sur ses deniers personnels au centime près. Les remboursements se font selon les règles d’indemnisation de l’entreprise, dans le respect des plafonds de l’Urssaf.
Le remboursement au forfait avec allocation forfaitaire
L’entreprise alloue une somme forfaitaire au salarié pour la dépense. Les entreprises déterminent le montant des indemnités forfaitaires sur les taux et barèmes annuels de l’Urssaf. Contrairement aux « frais réels », le salarié n’a pas à fournir de facture pour justifier le remboursement. En revanche, il doit être en mesure de justifier le caractère professionnel de ses dépenses, en cas de contrôle de l’administration (par exemple, en fournissant un ordre de mission, une confirmation de rendez-vous).
Seuls les salariés peuvent être concernés par un remboursement au forfait. Les dirigeants ne peuvent prétendre qu’au remboursement au réel de leurs notes de frais.
Pour les populations de salariés dont les montants de notes de frais sont conséquents (ex: commerciaux), il est recommandé de procéder à des avances sur frais ou de les équiper de cartes de paiement professionnelles.
Des indemnités de repas versées aux salariés en déplacements professionnels peuvent être exonérées de cotisations sociales dans la limite d’un montant forfaitaire par repas.
Le barème d’exonération des indemnités de repas a été revalorisé de 4 % soit 7,10 € pour l’indemnité de restauration sur le lieu de travail, 20,20 € pour l’indemnité de repas du salarié contraint de prendre son repas au restaurant et enfin 9,90 € pour l’indemnité de repas ou de restauration hors des locaux de l'entreprise (ici le salarié n’est pas contraint de prendre son repas au restaurant).
Textes de référence : Article 1er loi n° 2022-1157 du 16 août 2022 de finances rectificative pour 2022 et Arrêté du 24/10/2022.
Comment gérer le remboursement des frais professionnels ?
En mettant en place un processus compris et connu de tous les salariés de l’entreprise.
Pour gérer les frais professionnels des salariés comme du dirigeant, la première étape est de définir la politique de l’entreprise sur ce sujet. Ne montez pas une usine à gaz, faites simple, respectez les taux et barèmes de l’Urssaf, et surtout soyez équitable.
Il est important de mentionner les différents types de frais professionnels remboursables, et ceux qui ne le sont pas. Le traitement des notes de frais ne doit pas être un sujet de friction entre les salariés et l’entreprise.
Ensuite, vous pouvez faciliter et accélérer le remboursement des dépenses avancées par le salarié en utilisant un logiciel de gestion des notes de frais. Optez pour une solution efficace qui permet d’enregistrer, de transmettre et de faire valider sa note de frais. Un processus digitalisé évite tous les écueils liés à la perte des feuilles volantes et des justificatifs.
Ainsi, le service comptable a tous les éléments d’informations en sa possession afin de procéder au remboursement des frais professionnels.
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