La conservation des justificatifs de notes de frais est un chemin tortueux. Quels documents faut-il archiver, sous quel format et pour quelle durée ?
La conservation des justificatifs de notes de frais est un chemin tortueux. Quels documents faut-il archiver, sous quel format et pour quelle durée ?
Tous les justificatifs sont à conserver
Pour chaque remboursement de frais professionnels opéré par l’entreprise, un justificatif doit être archivé : facture de restaurant, note d’hôtel, facture de cadeau d’affaires, etc.
La conservation a deux objectifs :
- Prouver à l’Urssaf que les frais remboursés correspondent bien à des dépenses engagées pour l’entreprise et ouvrent droit à ce titre à une exonération de cotisations sociales.
- Démontrer à l’administration fiscale que la dépense est bien éligible à une récupération de la TVA.
En format papier ou numérique
Il y a encore 15 ans, toutes les factures devaient être conservées au format papier. Y compris les billets de train de Voyage-SNCF reçus par email, qu’il fallait imprimer avant de les classer. Depuis 2004, il est autorisé de conserver les justificatifs électroniques en l’état.
En 2017, la dématérialisation a franchi une nouvelle étape. Les factures papier peuvent être scannées et conservées sous la forme de fichiers PDF, dès lors que ces derniers sont signés électroniquement et stockés grâce à un dispositif sécurisé.
Dans un arrêté datant du 23 mai 2019, l’Urssaf harmonise les modalités de numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier avec celles de l’administration fiscale, permettant d’éviter toute jurisprudence en cas de contrôle.
Les durées de conservation requises
Lors d’un contrôle de l’Urssaf ou de l’administration fiscale, les justificatifs des frais remboursés doivent être présentés pour l’ensemble de la période sur laquelle un redressement pourrait avoir lieu.
Différentes durées de conservation co-existent en la matière :
- Un délai de 6 ans pour les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration, d’après l’article L 102 B du Livre des procédures fiscales.
- Un délai de 10 ans pour les documents comptables et les pièces justificatives, dans le cadre de l’article L 123-22 du code du commerce.
Comptez 10 années pour dormir tranquille
Pour libérer son esprit sur le sujet, un archivage sur une période de 10 ans est l’approche la plus sûre pour être en mesure de sortir du placard, ou d’un serveur sécurisé, le bon justificatif au bon moment.
La conservation des documents au format papier est coûteuse en espace mais aussi en temps lorsqu’il s’agit d’exhumer les archives pour un contrôle.
Ce n’est cependant pas une fatalité. Une capture du justificatif avec un smartphone associé à un circuit de validation bien orchestré permet de collecter tous les éléments de preuve attendus par l’administration en cas de contrôle.
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