La bonne gestion des notes de frais et leur comptabilisation relèvent à la fois d'une obligation légale et d'un souci d’organisation dans une entreprise. Encore faut-il savoir s'y prendre.
Dans cet article, on vous montre comment comptabiliser les notes de frais.
La bonne gestion des notes de frais et leur comptabilisation relèvent à la fois d’une obligation légale et d’un souci d’organisation dans une entreprise. Encore faut-il savoir s’y prendre.
Dans cet article, on vous montre comment comptabiliser les notes de frais.
L’importance d’une comptabilisation précise des notes de frais
Une bonne comptabilisation des notes de frais est essentielle car une entreprise n’est jamais à l’abri d’un contrôle de l’URSSAF. Mais avant toute chose, il faut bien comprendre ce que sont les notes de frais.
Qu’est-ce qu’on entend par « notes de frais » ?
La note de frais est un document qui justifie les dépenses engagées par un salarié sur ses fonds personnels dans le cadre de ses déplacements professionnels. Le salarié l’établit pour obtenir le remboursement de ces dépenses.
Les dépenses concernées peuvent porter sur des frais de :
- Déplacement ;
- Restauration ;
- Achats divers.
Pour être remboursable, une dépense faisant l’objet d’une note de frais doit :
- Être engagée dans l’intérêt de l’entreprise ;
- Être raisonnable et proportionnée au but recherché ;
- Être justifiée par des documents justificatifs.
L’importance d’une comptabilisation rigoureuse
L’URSSAF exerce un contrôle rigoureux sur la gestion des notes de frais. Bien qu’on le connaisse avant tout pour ses contrôles dans les entreprises, son véritable rôle est de garantir l’égalité de traitement dans le travail. Le contrôleur URSSAF vérifie différents éléments de gestion, notamment les notes de frais.
Il vérifie notamment :
- Les justificatifs de dépenses ;
- Le respect des différents seuils d’exonération ;
- Le respect des barèmes notamment en matière d’indemnités kilométriques ;
- La distinction entre notes de frais et avantages en nature.
Les premières ne sont pas imposables, tandis que les seconds entrent dans l’assiette des recettes imposables.
Il vérifie aussi que les notes de frais sont émises en bonne et due forme. Il est donc important de former les salariés sur comment faire des notes de frais.
D’autre part, une comptabilité rigoureuse permet à l’entreprise d’optimiser sa trésorerie et faciliter sa gestion. C’est notamment le cas quand les salariés sont remboursés au réel. La dématérialisation des notes de frais contribue à optimiser ces processus dans les entreprises.
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Quels sont les comptes à utiliser pour la comptabilisation des notes de frais ?
Les comptes à utiliser sont les comptes de charges (600) du côté des débits et les comptes (400) du côté des crédits.
C’est le compte par défaut pour les dépenses suivantes :
- Pour les frais de déplacement : le compte 625 ”Voyages et déplacements” ;
- Pour toute dépense engagée en dehors des frais de déplacement proprement dits (logement et nourriture par exemple) : le compte 6256 “Missions” ;
- Lorsque le salarié a dû inviter des clients au restaurant : le compte 6257 “Réceptions” ;
- Pour les frais postaux et de télécommunication : le compte 626 ;
- Pour tout présent remis à des tiers : le compte 6234 “Cadeaux” ;
- Pour des dépenses liées à la documentation générale : le compte 618 ;
- Pour des dépenses liées à la documentation technique : le compte 6183 ;
- Pour des dépenses liées aux produits d’entretien et de petit équipement : le compte 6069 ;
- Pour les fournitures administratives : le compte 6064.
Ces comptes sont à utiliser peu importe la méthode de remboursement appliquée dans l’entreprise.
Les comptes de crédit (400)
Voici les comptes de crédit les plus utilisés pour rendre compte des remboursements versés par l’entreprise au salarié :
- Le compte 467 « Autres comptes débiteurs ou créditeurs ». C’est le compte recommandé.
- Le compte 421 « Personnel-Rémunérations dues », couramment utilisé pour rembourser des dépenses avancées par le salarié sur ses fonds personnels ;
- Le compte 425 « Personnel – Avances et acomptes » si l’entreprise a versé des avances ou acomptes sur les notes de frais ;
- Le compte 108 « Compte de l’exploitant » ou Compte 4551 « Compte courant d’associé » pour les notes de frais liées aux dépenses du dirigeant de l’entreprise.
Les deux méthodes de comptabilisation des notes de frais
Il existe deux méthodes pour gérer les notes de frais dans une entreprise.
Certaines entreprises combinent les deux méthodes. Par souci de praticité, d’autres entreprises préfèrent opter pour une méthode de comptabilisation unique.
Les frais réels
Dans ce cas, on prend en compte le montant réel des dépenses engagées par le salarié.
L’entreprise les rembourse à l’euro près. Il faut toutefois les justifier avec des factures. Le salarié ou le dirigeant doit alors conserver tous les justificatifs relatifs aux dépenses.
Le type de justificatif requis dépend du type de dépense :
- Pour des dépenses de déplacement : titre de transport, facture des billets achetés, etc. ;
- Pour des dépenses de restauration : ticket ou facture de restaurant ;
- Pour des frais de logement : facture d’hôtel ou de location.
En l’absence de tels justificatifs, la comptabilisation et le remboursement sont impossibles.
Les remboursements de l’employeur sont ici exonérés de cotisations sociales, sans considération des barèmes de l’URSSAF.
L’allocation forfaitaire
Dans le cadre d’un remboursement forfaitaire des notes de frais, l’entreprise verse en amont et mensuellement une somme forfaitaire déterminée sur la base des barèmes de l’URSSAF. C’est la méthode privilégiée lorsque les dépenses sont récurrentes.
Dans ce cas, le salarié n’a plus besoin de fournir des justificatifs. De son côté, l’entreprise doit seulement prouver que le montant des allocations forfaitaires correspond à ses besoins effectifs.
Ce système lui permet de mieux maîtriser ses dépenses liées aux notes de frais.
Sur le plan fiscal, les montants versés par l’entreprise doivent respecter les seuils fixés par le fisc pour bénéficier d’une exonération. Au-delà de ces seuils, les notes de frais deviennent imposables. Ce mode de remboursement est interdit aux :
- Dirigeants travailleurs non salariés ;
- PDG de SA et SAS ;
- Gérants minoritaires d’une SARL.
Comment et où comptabiliser les notes de frais ?
Les notes de frais sont comptabilisées dans le journal des achats de l’entreprise.
Voici comment procéder :
- Saisir le montant de la note de frais dans le journal des achats ;
- Débiter les comptes de charges correspondant à chaque catégorie de dépenses concernées ;
- Débiter le compte de TVA déductible le cas échéant ;
- Créditer le compte 467 ou 421.
Exemple de comptabilisation des notes de frais
Voici un exemple concret de comptabilisation des notes de frais. Il s’agit d’une note de frais correspondant à des frais d’hébergement de 175 euros TTC et des frais de restaurant d’un montant de 55 euros TTC.
Voici comment la note de frais est enregistrée sur le journal des achats de l’entreprise :
| Compte comptable | Libellé | Débit | Débit |
|---|---|---|---|
6256 | Frais d’hébergement | 175 | |
6257 | Réception | 45 | |
4456 | TVA déductible | 10 | |
467 001 | Montant à rembourser | 230 |
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