Qu’est-ce qui doit être ajouté sur une note de frais ?
Une note de frais doit contenir des informations précises et complètes pour être conforme à la politique de gestion des notes de frais d’une entreprise.
Les éléments à rembourser
Les notes de frais doivent clairement faire apparaître les dépenses admissibles au remboursement. Cela inclut typiquement :
- les frais de transport ;
- l’hébergement ;
- les repas ;
- des dépenses mineures liées à l’activité professionnelle.
La clarté des détails et la conformité avec la politique de frais de l’entreprise sont essentielles pour une gestion fluide.
Les mentions obligatoires
Chaque note de frais doit impérativement inclure ces informations :
- date de la dépense ;
- montant total ;
- nature de la dépense ;
- justificatifs correspondants.
Les règles à respecter quand on soumet une note de frais
L’envoi de notes de frais exige :
- l’exactitude des informations ;
- la conformité aux politiques internes ;
- l’envoi des notes de frais dans les délais communiqués par l’entreprise.
La dématérialisation des notes de frais facilite ce processus, offrant une gestion plus rapide et transparente, tout en réduisant les erreurs liées à la saisie manuelle.
Faut-il un logiciel de note de frais ou plutôt un modèle sur Excel ?
Bien qu’un modèle Excel puisse suffire pour les petites entreprises, l’adoption d’un logiciel dédié aux notes de frais est plus efficace à mesure que l’entreprise grandit.
En effet, Les logiciels spécialisés offrent des avantages en termes de :
- dématérialisation des notes de frais ;
- externalisation de la saisie des notes de frais ;
- automatisation des processus
Ils réduisent le temps consacré à la gestion des dépenses et d’améliorer la précision des rapports financiers.
Exemple de note de frais
- Nom du demandeur : [Votre nom]
- Date : [Date d’envoi de la note de frais]
Transport et hébergement
- Train de [ville de départ] à [ville de destination] : 50,00 €
- Taxi de la gare à l’hôtel : 15,00 €
- Hôtel [nom de l’hôtel] pour [nombre de nuits] nuits : 150,00 €
Repas
- Déjeuner avec le client : 30,00 €
- Dîner avec le client : 40,00 €
= Total des dépenses de voyage : 285,00 € |
- Moyen de paiement utilisé : Carte de crédit
- Remarques : J’ai engagé ces dépenses dans le cadre de mes fonctions professionnelles et elles sont conformes à la politique de l’entreprise.
Guide pratique : découvrez nos 10 conseils pour mieux gérer les notes de frais
