Le mode de remboursement des notes de frais en vigueur dans votre entreprise vous pèse ? Plusieurs façons permettent de simplifier la gestion des dépenses professionnelles. La mise à disposition d’une carte de frais professionnel constitue une option intéressante. Différents systèmes existent. Vous hésitez peut-être sur le choix de la carte de paiement ?
Vous aimeriez choisir la carte de frais professionnels qui convient le mieux à vos salariés et à vos besoins. Alors, comment s’y retrouver entre les différentes offres des banques traditionnelles ou en ligne et celles des Fintechs qui proposent des services élargis ? Cet article vous présente chacune des solutions envisageables ainsi que les critères pour prendre une décision éclairée.
Le mode de remboursement des notes de frais en vigueur dans votre entreprise vous pèse ? Plusieurs façons permettent de simplifier la gestion des dépenses professionnelles. La mise à disposition d’une carte de frais professionnel constitue une option intéressante. Différents systèmes existent. Vous hésitez peut-être sur le choix de la carte de paiement ?
Vous aimeriez choisir la carte de frais professionnels qui convient le mieux à vos salariés et à vos besoins. Alors, comment s’y retrouver entre les différentes offres des banques traditionnelles ou en ligne et celles des Fintechs qui proposent des services élargis ? Cet article vous présente chacune des solutions envisageables ainsi que les critères pour prendre une décision éclairée.
Quels sont les différents types de cartes bancaires d’entreprise ?
Commençons par étudier chacune des catégories ou caractéristiques des cartes de paiement proposées aux entreprises. Vous pourrez ensuite, selon vos besoins (types de dépenses professionnelles, modes de fonctionnement, etc.), vous projeter plus facilement.
La carte de débit ou la carte de crédit
Vous entendez parfois parler de carte de débit. Ce sont des cartes bancaires classiques dites CB, Mastercard ou Visa et dont le débit des dépenses sur le compte bancaire est immédiat.
Par opposition à ce type de carte, la carte de crédit signifie que le débit se réalise de façon différée. Les dépenses professionnelles s’effectuent tout au long du mois, mais sans affecter le jour même le solde en banque. Le différé constitue une sorte de crédit accordé à l’entreprise.
La carte à débit société (carte dite Business) ou carte à débit salarié (carte dite Affaires)
Certaines cartes de paiement d’entreprise sont dites à débit société. Ces cartes bancaires, fournies au collaborateur, lui permettent de payer ses frais professionnels. Les dépenses se débitent directement sur le compte de banque de l’entreprise. Vous rencontrez aussi l’appellation de carte Business ou Corporate pour ce moyen de paiement.
En revanche, les cartes à débit salarié n’impactent pas immédiatement la trésorerie de la société. Les dépenses réalisées par chaque collaborateur avec sa carte d’entreprise se débitent sur son propre compte bancaire. Souvent, il en ouvre un spécifiquement pour ces opérations à caractère professionnel. Ensuite, le salarié établit sa note de frais, envoie les justificatifs à son employeur et attend le remboursement. Généralement couplée à un différé, cette carte Affaires sécurise l’entreprise qui analyse les frais, avant de procéder au règlement.
La carte de paiement virtuelle à usage récurrent ou unique
Ce système de paiement dématérialisé reste similaire à une carte physique. Il comporte un numéro de carte classique à 16 chiffres, une date de validité ainsi qu’un cryptogramme. C’est un mode de paiement idéal pour les achats en ligne ou pour payer sans contact dans un magasin. Vous pouvez également l’associer à vos comptes Google Pay ou Apple Pay par exemple, ainsi qu’à vos dépenses sous forme d’abonnements SaaS. Certaines cartes virtuelles sont à usage unique. Elles ne servent donc que pour une seule transaction.
Avec ce système de paiement, l’entreprise garde le contrôle. D’une part, avec l’usage unique, le salarié réalise une demande d’achat afin de générer la carte virtuelle, ce qui permet à l’employeur de vérifier le bien fondé avant la dépense. Par ailleurs, la carte virtuelle peut aisément se verrouiller en cas de risque de fraude. En outre, l’usage unique facilite l’encadrement des dépenses. En revanche, cette carte virtuelle ne convient pas aux achats comme de la billetterie, car ils exigent de présenter une carte bancaire physique lors du retrait.
La carte prépayée (physique ou virtuelle)
Cette carte de frais professionnels répond à un besoin de contrôle par l’entreprise concernant les dépenses des collaborateurs. L’employeur verse la somme qu’il souhaite sur la carte. C’est une carte de débit et non pas de crédit. Lorsque le montant octroyé est épuisé, la carte peut faire l’objet de recharges. Ce système s’avère pratique tant pour une utilisation en ligne que pour des achats physiques lors de déplacements, voire des retraits d’espèces à un distributeur automatique.
Le manager suit ainsi le budget des frais professionnels de ses collaborateurs. En effet, ils ne peuvent pas dépenser plus que le montant versé sur la carte prépayée. L’entreprise évite de devoir gérer le remboursement des frais de déplacement professionnel. Associez toutefois cette solution de paiement qui présente de nombreux avantages à une application dématérialisée de gestion des notes de frais et des factures d’achat. Vous facilitez alors la remontée des justificatifs par les employés au service comptabilité.
Frais professionnels : le guide des cartes de paiement intégrés à une solution de gestion des dépenses
Comment choisir la carte de frais professionnels pour vos salariés ?
Voici quelques points à analyser afin de définir les besoins de chaque équipe dans l’entreprise, sans oublier ceux du service comptable ainsi que du manager direct des collaborateurs.
Identifier les besoins de chaque service en matière de dépenses professionnelles
Passez en revue les différentes catégories de frais professionnels que vos collaborateurs engagent, dans chaque équipe ou service. Intégrez les natures de dépenses et les motivations de ces achats dans la politique de frais de la société. Pour chaque cas de figure, évaluez par exemple :
- la fréquence des achats en ligne et en physique ;
- le lieu de l’achat (virtuel, en France lors d’un déplacement ou à l’international pour un voyage d’affaires) ;
- le niveau des frais moyens en euros, par transaction ou par mois par exemple ;
- les besoins complémentaires à associer à une carte de frais professionnels comme une assurance ou assistance médicale, voire juridique.
Trancher pour le débit société ou le débit salarié des dépenses
Demandez-vous si vous préférez supprimer purement et simplement le remboursement des frais à vos employés. La réponse est oui ? Optez dans ce cas pour la carte à débit société, mais organisez en parallèle le processus de remontée dématérialisée des justificatifs avec un logiciel adapté comme Lucca. En effet, la comptabilité ne peut s’en dispenser.
Vous préférez maîtriser davantage le remboursement en fonction d’un contrôle a posteriori des frais ? Conservez alors le système de notes de frais et optez pour des cartes à débit salarié. Ajoutez un différé pour le confort de vos collaborateurs toutefois, voire une avance sur frais permanente. Là encore, optez pour une gestion dématérialisée des notes de frais, pour un maximum de fluidité avec vos équipes.
Étudier les options et services inclus dans la carte de paiement ainsi que les tarifs
Le coût des cartes de frais professionnels fait évidemment partie des critères de choix. Analysez-le toutefois au regard des prestations de service proposées. Par exemple, les collaborateurs amenés à effectuer régulièrement de grands déplacements en France et surtout à l’étranger recherchent le maximum de souplesse et de sécurité. C’est l’assurance de disposer de solutions et d’une assistance en cas d’imprévus ou de sinistres.
Analyser l’offre de services autour des cartes de frais professionnels
Aujourd’hui, les banques traditionnelles comme physiques ne sont pas seules à proposer des solutions de paiement pour les dépenses professionnelles. Des Fintechs proposent désormais une palette complète de services pour la gestion administrative et comptable en entreprise. C’est une manière d’agiliser les transactions. C’est aussi une solution pour autonomiser les salariés au regard des frais engagés dans le cadre du travail. Dans le même temps, l’employeur conserve le maximum de visibilité et de contrôle. Ainsi, l’entreprise centralise à la fois la digitalisation des notes de frais, des achats fournisseurs et des paiements, le tout en lien avec la comptabilité et le suivi budgétaire des dépenses.
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