Calculez le remboursement des frais kilométriques en 2023

Dans le cadre d’une mission professionnelle, un salarié peut être amené à utiliser son véhicule personnel pour se déplacer. Les kilomètres parcourus doivent alors être défrayés par l’entreprise, selon des barèmes de remboursement publiés annuellement par l’Urssaf.

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Les règles en matière de remboursement de frais kilométriques

Qui peut prétendre aux indemnités kilométriques ?

Les indemnités kilométriques concernent uniquement les salariés d’une entreprise et son dirigeant. Les prestataires externes ou les associés sans fonction officielle dans l’entreprise ne sont pas éligibles à ce dispositif.

Quels types de frais sont pris en compte par le barème d’indemnités kilométriques ?

Le barème prend en compte les frais relatifs à l’usage d’un véhicule personnel à des fins professionnelles et plus spécifiquement :

la consommation de carburant,
l’amortissement du véhicule,
les frais de réparation et d’entretien,
les dépenses de pneumatiques,
les primes d’assurance.

Les frais de péage et de stationnement ne sont pas compris dans le barème.

Ce barème d’indemnités kilométriques permet également aux collaborateurs de déterminer la valeur des frais réels de transport professionnel à indiquer sur leur déclaration de revenu.

Les trajets entre le domicile et le travail sont-ils concernés ?

Non, les trajets entre le domicile et le travail ne sont pas concernés par le barème d’indemnités kilométriques. Le salarié peut toutefois déduire, à son initiative, les frais relatifs à ses déplacements domicile/lieu de travail dans sa déclaration de revenus.

L’administration utilise alors le même barème que celui utilisé pour les déplacements dans le cadre de missions professionnelles.

A noter : depuis le 1er novembre 2022, les indemnités kilométriques pour le trajet domicile-travail avec utilisation du véhicule personnel du salarié à sa convenance ont été supprimées. Une tolérance prévoyait que lorsque le salarié utilisait son véhicule personnel pour convenance personnelle pour le trajet entre le domicile et le lieu de travail, les indemnités pouvaient être exonérées à concurrence du tarif du transport en commun le plus économique.

Quels types de trajets sont concernés ?

Les trajets réalisés dans l’intérêt de l’entreprise sont constitués par exemple de rendez-vous chez le client ou encore de missions nécessaires à la réalisation de son activité professionnelle. La preuve de l’usage professionnel du véhicule personnel incombe à l’employeur.

En cas de contrôle de l’Urssaf, l’entreprise peut présenter plusieurs types de justificatifs : échange de mail, historique de calendrier en ligne, frais annexes (tickets de déjeuner…), ordre de mission, planning de tournée, nom du client, nom du projet…

Bon à savoir : Généralement, l’abattement de 10% pour les frais professionnels sur la déclaration de revenus sont plus avantageux que de déclarer au réel ses trajets domicile-travail.

Les barèmes pour les déplacements professionnels

Le remboursement des indemnités kilométriques par l’employeur est encadré par la loi, sur la base d’un barème fiscal publié les administrations (Fisc, Urssaf). Il prend la forme d’un forfait qui varie en fonction du type de véhicule utilisé et du nombre de kilomètres parcourus.

Le barème kilométrique est fixé pour une année

L’administration a la possibilité de faire évoluer chaque année le barème applicable au calcul des frais kilométriques. Ce dernier est traditionnellement publié fin février- début mars, ce qui implique de devoir régulariser les indemnités remboursées depuis le début de l’année.

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Calcul de l’indemnité kilométrique pour les voitures

Le montant de l'indemnité pour les voitures

Puissance fiscale	Jusqu’à 5000 Km	De 5001 à 20 000 Km	Au delà de 20 000 Km
3 CV et moins	d x 0,529	(d x 0, 316) + 1065	d x 0,370
4 CV	d x 0,606	(d x 0,340) + 1330	d x 0,407
5 CV	d x 0,636	(d x 0,357) + 1395	d x 0,427
6 CV	d x 0,665	(d x 0,374) + 1457	d x 0,447
7 CV et plus	d x 0,697	(d x 0,394) + 1515	d x 0,470

d = distance parcourue à titre professionnel avec son véhicule personnel

Depuis 2021, le montant des frais de déplacement calculés à partir de ce barème est majoré de 20 % pour les véhicules électriques.

A noter : Face à l’inflation du prix des carburants, le gouvernement a revalorisé le barème des indemnités kilométriques pour 2023. Un arrêté du 27 mars 2023 fixe le montant du nouveau barème.

Les bonnes pratiques en matière de calcul des distances

Un système de calcul des distances parcourues sur la base d’un outil cartographique comme Google Maps est préférable. Il permet de réduire le temps alloué par le collaborateur à sa déclaration de frais (via un logiciel pour faire ses notes de frais ou en renseignant un modèle de notes de frais) et simplifie l’étape de contrôle réalisée par le manager et le service comptable.

Des montants fiscaux à ne pas dépasser

Si l’entreprise effectue des remboursements de frais kilométriques pour des montants supérieurs aux seuils fixés par le barème officiel, l’Urssaf peut considérer qu’il s’agit d’avantages en nature qui sont soumis à l’impôt sur le revenu et aux cotisations sociales.

Indemnités moins élevées : Une convention collective peut prévoir des barèmes kilométriques spécifiques, en-dessous desquels l’entreprise ne peut pas descendre. Ces plafonds peuvent être inférieurs au barème kilométrique fiscal. Nous vous recommandons toutefois d’utiliser le barème fiscal officiel annuel pour éviter tout risque de litiges aux prud’hommes.

Le remboursement des frais kilométriques pour les autres véhicules

Indemnité kilométrique et vélo

Il n’existe à ce jour aucune indemnité kilométrique pour les salariés qui utilisent leur vélo pour se rendre sur le lieu d’une mission professionnelle. Les entreprises peuvent prendre en charge les frais liés aux déplacements des salariés se rendant sur leur lieu de travail à vélo depuis le 13 février 2016. L’indemnité vélo prend la forme d’un forfait de 0,25€ / km.

Elle est calculée de manière individuelle, en fonction de la distance aller-retour la plus courte entre le domicile du collaborateur et son lieu de travail ainsi que du nombre de jours travaillés dans l’année.

L’indemnité est exonérée d’impôt sur le revenu dans la limite de 200 euros par an. Selon les accords de branches, des justificatifs peuvent être demandés au salarié. Cette indemnité ne concerne pas les salariés qui utilisent des vélos en libre service (Bicloo, velib, vlille, velov…) puisque leur abonnement peut être pris en charge en totalité ou en partie par l’entreprise.

Remboursement des frais kilométriques en scooter et moto

Les barèmes d’indemnités kilométriques concernent d’autres véhicules que la voiture, comme les deux roues et motos.

Puissance fiscale	Jusqu’à 3 000 km	De 3 001 à 6 000 km	Au delà 6 000 km
Deux roues de cylindrée inférieure à 50 cm3	d x 0,315	(d x 0,079) + 711	d x 0,198
Moto de 1 à 2 CV	d x 0,395	(d x 0,099) + 891	d x 0,248
Moto de 3 à 5 CV	d x 0,468	(d x 0,082) + 1158	d x 0,275
Moto plus de 5 CV	d x 0,606	(d x 0,079) + 1583	d x 0,343

Et une indemnité pour les trottinettes ?

S’il est possible de se faire indemniser en vélo, ce n’est pas encore le cas pour les trottinettes ou tout autre équipement à roulettes (rollers, skateboard, monoroue, segway…). Il n’existe pas de réglementation en vigueur à ce sujet mais certains militent pour étendre l’IKV (indemnité kilométrique vélo) à tous les types de transports urbains.

3 questions pour aller plus loin sur les frais kilométriques

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Le barème de remboursement des frais kilométriques en 2023