Les applications de gestion de notes de frais sont des alternatives intéressantes à l’utilisation d’un modèle de note de frais.
À quoi sert concrètement une application mobile pour les notes de frais ? Quels sont leurs atouts ? Faut-il choisir un logiciel de notes de frais gratuit ou opter pour une option payante ? Explications.
Les applications de gestion de notes de frais sont des alternatives intéressantes à l’utilisation d’un modèle de note de frais.
À quoi sert concrètement une application mobile pour les notes de frais ? Quels sont leurs atouts ? Faut-il choisir un logiciel de notes de frais gratuit ou opter pour une option payante ? Explications.
Comment fonctionne une application de gestion des notes de frais ?
L’utilité d’une application de notes de frais est simple : gérer les dépenses professionnelles des salariés de manière dématérialisée et automatisée.
Une fois l’application téléchargée, les salariés ont tous la possibilité d’enregistrer directement sur leur smartphone leurs dépenses dans le logiciel de notes de frais, ainsi que les justificatifs liés à leurs frais professionnels, le tout de manière très intuitive.
Grâce à une technologie OCR (Optical Character Recognition), l’application va ensuite scanner les informations présentes dans les justificatifs, pour collecter celles qui sont pertinentes (date, montant HT, TTC, de la TVA, taxe de séjour, kilomètres parcourus, etc.), et les archiver.
À noter : certaines applications sont également en mesure récupérer automatiquement les factures numériques directement depuis les sites marchands et les sociétés de transport.
Ces applications offrent également des options de personnalisation pour s’adapter à la politique de gestion de notes de frais de l’entreprise :
- paramétrage de plafonds par type de dépense ;
- notification d’alerte en cas d’atteinte d’un certain seuil de dépense ;
- approbation de demande d’avances sur les frais professionnels ;
- suivi du détail des frais kilométriques ;
- etc.
Pourquoi équiper ses salariés d’une solution avec application mobile ?
Il existe de nombreux avantages à utiliser une application pour la gestion de ses notes de frais :
- Gagner un temps précieux : c’est l’application qui gère toute seule la collecte et la vérification de la conformité des notes de frais ainsi que des justificatifs de dépense. L’outil est très facile d’utilisation et simplifie au maximum les démarches à effectuer, laissant plus de temps à vos équipes pour se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée.
- Centraliser et de maximiser la sécurité des données : toutes les informations sont stockées de manière dématérialisée et sont facilement consultables n’importe où depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette. Tous les justificatifs et notes de frais sont harmonisés, ce qui simplifie grandement leur traitement, mais aussi leur contrôle en cas de besoin.
- Optimiser la gestion des notes de frais et le suivi des remboursements : l’application permet de suivre en temps réel l’avancement du traitement des notes de frais, les dépassements de plafonds, les potentiels doublons, les délais de remboursements, etc. Les logiciels les plus aboutis permettent également de générer des reportings pour vous offrir la meilleure vision d’ensemble possible sur la gestion des notes de frais de l’entreprise.
- Réduire la marge d’erreur et le risque de fraude : toutes les dépenses professionnelles sont tracées, permettant de repérer facilement d’éventuelles incohérences, voire abus.
En un mot, l’utilisation d’une application de notes de frais permet de gagner en rapidité comme en efficacité.
Optimisez la gestion de vos notes de frais
Optez pour une politique de frais maîtrisée, une saisie automatique de vos dépenses et une centralisation de vos justificatifs avec Cleemy Notes de frais.
