Est-ce au salarié de conserver ses fiches de paie ou l’employeur est-il tenu de garder une copie des bulletins de paie de chaque employé ?
Les deux !
La responsabilité de conservation incombe à l’employeur. Mais sous quelle forme une entreprise doit-elle garder les bulletins de salaire ? Et pendant quelle durée ?
Voyons ensemble les modalités légales définies par le Code du Travail et les bonnes pratiques pour faciliter une conservation sécurisée par l’employeur.
Est-ce au salarié de conserver ses fiches de paie ou l’employeur est-il tenu de garder une copie des bulletins de paie de chaque employé ?
Les deux !
La responsabilité de conservation incombe à l’employeur. Mais sous quelle forme une entreprise doit-elle garder les bulletins de salaire ? Et pendant quelle durée ?
Voyons ensemble les modalités légales définies par le Code du Travail et les bonnes pratiques pour faciliter une conservation sécurisée par l’employeur.
L’employeur doit-il conserver les fiches de paie de ses salariés ?
Quelles sont les règles de conservation ?
Depuis la loi du 1er août 1988, l’employeur est tenu de conserver un double des bulletins de paie de ses salariés. L’original est fourni à l’employé, mais l’entreprise doit être en mesure de fournir une copie en cas de demande du salarié ou de l’administration.
La transmission des fiches de paie aux employés peut se faire par voie électronique, par voie postale, voire par une remise en main propre.
Avec la digitalisation des processus RH en entreprise, les bulletins de paie sont de plus en plus rarement imprimés. Ils sont transmis aux employés par mail sous format électronique ou mis à leur disposition via un logiciel adapté. Cela évite notamment les pertes de document ou une remise tardive du bulletin de paie par l’employeur, qui est sanctionnable.
Une copie des fiches de paie peut être conservée par l’entreprise sous format papier ou en version numérique.
Quelle est la durée légale de conservation ?
Il convient de différencier selon s’il s’agit d’une copie en version papier ou en version électronique. Selon la loi, le délai de conservation des bulletins de salaire par l’employeur est de 5 ans minimum.
Mais l’employeur doit pouvoir garantir la disponibilité des bulletins de paie dématérialisés de ses employés :
- soit pendant une durée de 50 ans ;
- soit jusqu’à 6 ans après le départ à la retraite du salarié.
Cela ne doit pas empêcher chaque salarié de conserver de son côté ses fiches de paie sans limitation de durée. Cette recommandation est d’ailleurs une des mentions obligatoires qui doivent figurer sur le bulletin de salaire.
Que risque l’employeur en cas de non-conservation des bulletins de paie ?
En cas de contrôle par l’inspection du travail, l’employeur doit être en mesure de présenter une copie électronique ou papier des bulletins de paie de l’ensemble de ses salariés.
Le manquement à cette obligation constitue une contravention de 3è classe. L’employeur est passible d’une amende pouvant atteindre 450 € par bulletin manquant.
Comment conserver vos fiches de paie de manière sécurisée ?
La sécurisation et la confidentialité des documents électroniques sont des enjeux clés d’une gestion de la paie dématérialisée. La digitalisation des processus implique l’utilisation d’un outil informatique fiable qui permet de faciliter la transmission, la conservation et l’archivage des bulletins de paie.
Ainsi, un logiciel RH offre :
- Un traitement sécurisé des données personnelles
- Un portail individualisé où chaque salarié peut consulter son bulletin de paie
- Un espace de stockage numérique où les données sont conservées et cryptées
L’utilisation d’un coffre-fort numérique est une des solutions face à l’exigence de conservation sécurisée des bulletins de salaire de l’ensemble du personnel de l’entreprise.
En tant qu’employeur, un tel outil vous fait gagner du temps et de l’espace, tout en vous assurant de respecter vos obligations légales.
Autre article : Comment fonctionne la réintégration fiscale sur les fiches de paie.
Comment bien gérer sa paie ?
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