Congés spéciaux : Notre guide complet pour bien les gérer

Un salarié peut prétendre à des congés spéciaux en plus des traditionnels congés payés et jours fériés. Ces autorisations d’absences sont encadrées par une convention collective, un accord de branche ou d’entreprise. À défaut, ce sont les règles du Code du Travail qui s’appliquent.

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En quoi consistent les congés spéciaux ?

Les congés spéciaux permettent aux salariés de bénéficier de congés exceptionnels pour des raisons personnelles ou professionnelles. Ces congés sont soumis à conditions et se divisent en plusieurs catégories :

les congés pour raisons familiales ;
les congés pour création d’entreprise ;
les congés pour formation ;
les congés pour convenances personnelles ;
les absences pour activités civiques et sociales.

Quels sont les enjeux de la gestion des congés spéciaux ?

Les congés spéciaux ne dépendent pas de règles d’acquisition comme les congés payés. Le nombre de jours dont le salarié peut disposer est détaillé dans la convention collective de l’entreprise (ou à défaut, dans le Code du Travail) et reste plafonné. Bien que simple, la gestion des congés spéciaux présente toutefois des enjeux stratégiques pour une entreprise.

Une politique de congés spéciaux claire et accessible

Il est préférable de communiquer en interne les conditions d’accès aux congés spéciaux. Une politique de congés claire et accessible rendra non seulement vos salariés autonomes mais vous permettra en outre d’instaurer un climat social sain et transparent.

L'importance des congés spéciaux dans la production de la paie

Autre enjeu de la gestion des congés spéciaux : le suivi des demandes et de la remontée des justificatifs pour produire une paie juste. Toute absence doit être justifiée par le salarié. Sans justificatif comme un acte de mariage, un certificat médical de l’enfant malade, etc.), l’employeur devra alors requalifier l’absence en :

congés payés ;
en RTT ;
en heures de récupération ;
ou encore en congé sans solde.

Chacune de ces options aura un impact sur le compteur des congés du salarié et donc, sur sa rémunération.

Si le traitement des congés spéciaux n’a rien de compliqué en soi, il nécessite rigueur et discipline. Pour en simplifier la gestion, vous pouvez l’automatiser avec un logiciel de congés et absences. En plus de communiquer aisément aux salariés leurs droits à congés, ce type d’outil permet de se décharger des tâches administratives comme le rappel des justificatifs attendus par l’employeur ou encore les délais de prévenance.

Les congés spéciaux pour raisons familiales

Les congés pour raisons familiales (ou évènements familiaux) sont les congés spéciaux les plus utilisés dans les entreprises. Il en existe plusieurs sortes.

Le congé pour enfant malade

Le congé pour enfant malade permet à un salarié de s’absenter sans condition d’ancienneté. Le nombre de jours d’absence autorisé dépend de l’âge de l’enfant, du nombre d’enfants à charge et de la convention collective.

Par exemple :

enfant de moins d’un an : 5 jours par an.
enfant de plus d’un an : 3 jours par an.
3 enfants et + à charge : 5 jours par an.

Le congé pour enfant malade ne donne habituellement pas droit à rémunération, sauf dispositions conventionnelles plus favorables.

À savoir : le salarié doit transmettre à son employeur un certificat médical constatant la maladie ou l’accident de l’enfant pour justifier son absence.

Le congé pour mariage ou Pacs

Un salarié qui se marie ou qui conclut un pacte civil de solidarité (Pacs) peut prétendre à 4 jours de congés rémunérés, sans condition d’ancienneté. Il ne doit pas nécessairement poser son congé le jour même, mais au cours de la période où l’événement se produit, en accord avec l’employeur.

Si c’est l’enfant du salarié qui se marie ou se pacse, il peut bénéficier d’une journée de congés payés.

À savoir : si un salarié se pacse puis se marie la même année, il peut cumuler ses droits aux congés spéciaux (2×4 jours) et devra naturellement justifier à chaque fois de son absence.

Le congé pour naissance ou adoption

Un collaborateur peut bénéficier, sans condition d’ancienneté, de 3 jours ouvrables de congés rémunérés à l’occasion de l’arrivée d’un enfant dans son foyer. Ce congé spécial peut être cumulé avec le congé paternité et d’accueil de l’enfant, mais pas avec le congé maternité. Le congé pour naissance ou adoption devra être fixé en accord avec l’employeur, à une date proche de l’évènement.

À savoir : la durée du congé pour naissance ou adoption ne peut être augmentée dans le cadre de naissances multiples ou d’adoption de plusieurs enfants (sauf dispositions conventionnelles plus favorables).

Le congé parental d’éducation (à temps partiel ou à temps complet)

Tout salarié de plus d’un an d’ancienneté peut, à l’occasion de l’arrivée d’un enfant dans son foyer (naissance ou adoption d’un enfant de moins de 16 ans), suspendre ou réduire son activité dans le cadre d’un congé parental d’éducation.

D’une durée initiale d’un an, le congé parental d’éducation peut être prolongé plusieurs fois selon le contexte :

2 fois dans le cas de la naissance ou de l’adoption d’un seul enfant ;
jusqu’à l’entrée à l’école maternelle des enfants en cas de naissances multiples ;
jusqu’à 5 fois pour les naissances multiples d’au moins trois enfants ou les arrivées simultanées d’au moins trois enfants adoptés ou confiés en vue d’adoption.

A son retour de congé, le salarié doit bénéficier d’un entretien professionnel dédié à son évolution professionnelle.

À savoir : le salarié doit informer l’employeur au moins 1 mois à l’avance pour la demande initiale ainsi qu’à chaque renouvellement.

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Le congé de présence parentale (enfant malade, handicapé)

Un salarié ayant à sa charge un enfant dont l’état de santé nécessite une présence soutenue ou des soins contraignants (maladie, handicap, accident) peut demander un congé de présence parentale. Sans condition d’ancienneté, ce congé spécial permet au salarié de bénéficier d’une réserve de 310 jours ouvrés d’absence non rémunérées sur une période de 3 ans.

Ce congé spécial peut être prolongé au delà de 3 ans si l’état de l’enfant se dégrade ou nécessite toujours une présence soutenue.

On observe depuis 2012 des élans de solidarité prenant la forme de dons de RTT dans les entreprises où des salariés doivent s’occuper de leur enfant souffrant. Cette méthode permet au collaborateur de ne pas subir de baisse de rémunération.

À savoir : le salarié doit faire sa demande initiale au moins 15 jours avant la date de la 1^ère absence et joindre un certificat médical attestant de la gravité de la maladie ou du handicap de son enfant. Il devra ensuite informer l’entreprise 48h à l’avance de chaque absence.

L’absence pour examens médicaux des futurs parents

En plus des congés pour événements familiaux prévus par le code du travail, la loi Travail a introduit l’absence pour examens médicaux des futurs parents. Les salariés bénéficient ici d’une autorisation d’absence, rémunérée, pour se rendre à des examens médicaux obligatoires liés à la grossesse ou la procréation médicalement assistée.

Trois situations génèrent un droit à congés qui s’ajoute aux congés payés :

La surveillance médicale de la grossesse ;
Les suites de l’accouchement ;
L’assistance médicale à la procréation.

Lorsqu’une salariée enceinte doit passer les examens médicaux obligatoires dans le cadre de la surveillance médicale de sa grossesse ou des suites de son accouchement, elle bénéficie de facto d’une autorisation d’absence. Ce droit est également ouvert aux salariées qui bénéficient d’une assistance médicale à la procréation.

Le conjoint salarié, marié ou pacsé, bénéficie pour sa part d’une autorisation d’absence pour se rendre à trois examens médicaux obligatoires ou actes médicaux en cas de grossesse, suites d’accouchement ou assistance médicale à la procréation.

L’exercice du droit à l’absence par le salarié concerné par les actes médicaux, comme pour son conjoint est considéré comme un temps de travail effectif.

À savoir : l’employeur est dans l’obligation d’accorder cette absence. Il peut demander une attestation médicale établie par le médecin comme pièce justificative

Le congé de solidarité familiale

Le congé de solidarité familiale permet à un collaborateur d’assister un proche en fin de vie. Ce congé peut être pris en continu ou transformé en période d’activité à temps partiel. Le salarié fixe la durée du congé, dans la limite de 3 mois renouvelables une fois. L’employeur doit toutefois être prévenu 15 jours avant le début du congé. Le congé de solidarité familiale n’est pas rémunéré.

À savoir : le salarié doit fournir à son employeur un certificat médical établi par le médecin traitant de la personne qu’il souhaite assister, attestant de son pronostic vital engagé. En cas de décès de la personne assistée, le congé prend fin dans les 3 jours suivant le décès. Le salarié peut alors cumuler des congés pour décès (détails plus bas).

Le congé de proche aidant

Depuis le 1^er janvier 2017, les salariés peuvent bénéficier d’un nouveau congé spécial : le congé de proche aidant. Il leur permet de s’occuper de proches dépendants, malades, âgés ou handicapés. C’est un élargissement du périmètre du congé de soutien familial. Les amis et les personnes ayant des liens de proximité, sans qu’il existe pour autant un lien de famille, y ont aussi droit. Sa durée est de 3 mois renouvelables mais ne peut dépasser une année sur toute la carrière de l’aidant. Le salarié peut en bénéficier au bout de deux ans d’ancienneté dans l’entreprise.

L’employeur ne peut pas refuser ce congé dès lors que le collaborateur peut présenter les justificatifs nécessaires mais il n’est pas contraint de le rémunérer. En cas d’accord entre l’employeur et le salarié, le congé de proche aidant peut être transformé en période de travail à temps partiel.

À savoir : le salarié doit faire sa demande au moins 1 mois avant la date du début du congé et joindre un certificat médical attestant de la gravité de la maladie ou du handicap de son proche.

Le congé pour décès

Des journées de congés rémunérées sont prévues lorsqu’un collaborateur fait face au décès d’un proche. Ces journées s’ajoutent aux congés payés. Le code du travail prévoit des durées de congés différentes en fonction du lien avec la personne décédée :

7 jours pour le décès d’un enfant de moins de 25 ans depuis le 1er juillet 2020 (contre 5 auparavant) ;
3 jours pour le décès du conjoint, du concubin ou du partenaire lié par un PACS, du père, de la mère, du beau-père, de la belle-mère, d’un frère ou d’une sœur.

Les congés pour création d’entreprise

Un salarié ayant au moins 2 ans d’ancienneté et souhaitant créer ou reprendre une entreprise peut demander un congé spécial pour se consacrer à son projet entrepreneurial. Ce congé peut être transformé en période de travail à temps partiel.

Il doit adresser sa demande au moins 2 mois avant la date envisagée du congé. Sa durée peut aller jusqu’à 1 an, renouvelable 1 fois. L’employeur est libre :

d’accepter la demande du salarié ;
de reporter la date du congé pendant 6 mois (au maximum) pour organiser l’absence du salarié et assurer la bonne marche de l’entreprise ;
de refuser cette demande par écrit, pour différents motifs : ancienneté insuffisante, délai trop court… Le salarié aura alors 15 jours pour contester ce refus.

En l’absence de réponse de l’employeur dans un délai de 30 jours, la demande est considérée comme accordée. Le salarié ne touche aucune rémunération lors de son congé.

À savoir : 3 mois avant la fin du congé, le salarié est tenu d’informer l’employeur de son souhait de :

réintégrer l’entreprise ( il pourra alors bénéficier d’un entretien professionnel dédié à son évolution professionnelle) ;
mettre fin à son contrat ;
de prolonger son congé.

Les congés spéciaux pour formation

Le congé individuel de formation a été supprimé le 1^er janvier 2019 pour être remplacé par le projet de transition professionnelle. Ce congé permet à tout salarié de plus de 2 ans d’ancienneté de changer de métier ou de profession via le financement de formations.

Si la formation désirée par le salarié nécessite :

une interruption continue de travail de plus de 6 mois : le salarié doit prévenir son employeur au minimum 4 mois avant le début de sa formation.
une interruption continue de moins de 6 mois ou la mise en place d’un temps partiel : le salarié doit prévenir son employeur au minimum 2 mois avant le début de sa formation.

L’employeur est libre :

d’accepter la demande du salarié. Ce dernier devra alors justifier de son assiduité à la formation reçue ;
de reporter la date du congé pendant 9 mois (au maximum) pour organiser l’absence du salarié et assurer la bonne marche de l’entreprise ;
de refuser cette demande par écrit si le salarié ne réunit pas les conditions pour bénéficier de ce congé (ancienneté insuffisante, etc).

En l’absence de réponse de l’employeur dans un délai de 30 jours, la demande est considérée comme accordée.

À savoir : à l’issue de la formation, le salarié réintègre son poste de travail. L’employeur n’est pas tenu de lui proposer un nouvel emploi correspondant aux compétences ou qualifications acquises durant sa formation. Cependant, le salarié peut bénéficier d’un entretien professionnel pour évoquer son projet professionnel.

Les congés pour convenances personnelles

Un salarié peut souhaiter faire une pause de plusieurs mois dans son activité professionnelle. Cette absence peut prendre différentes formes.

Le congé sans solde

Le code du travail ne prévoit pas de cadre spécifique pour le congé sans solde. Son organisation se fait sur la base d’un consentement mutuel entre l’employeur et le salarié. Un accord d’entreprise peut toutefois prévoir un cadre spécifique notamment sur les conditions d’accès (ancienneté, etc).

Un congé sans solde n’est à priori pas rémunéré mais peut néanmoins être organisé dans le cadre d’un compte épargne temps. Le salarié peut alors utiliser les droits acquis pour bénéficier d’un maintien de rémunération, totale ou partielle.

À savoir : le salarié peut exercer l’activité de son choix durant cette période. S’il souhaite travailler pour une autre entreprise, cette possibilité doit être spécifiquement écrite dans le contrat de travail ou une convention prévoyant les détails du congé sans solde.

Le congé sabbatique

Autre forme de congé pour convenance personnelle : le congé sabbatique. Sa durée varie généralement de 6 mois minimum à 11 mois maximum. Une convention ou un accord d’entreprise peut toutefois prévoir des durées différentes.

Pour en bénéficier, le salarié doit remplir l’ensemble des conditions suivantes :

avoir au moins 3 ans d’ancienneté dans l’entreprise ;
avoir effectué 6 années d’activité professionnelle ;
ne pas avoir bénéficié au cours des 6 années précédentes : d’un projet de transition professionnelle (PTP) d’une durée d’au moins 6 mois, d’un congé pour création ou reprise d’entreprise, ou d’un précédent congé sabbatique.

Il est tenu d’informer l’employeur au minimum 3 mois avant la date du départ souhaité. L’employeur a ensuite la possibilité :

d’accepter la demande du salarié ;
de reporter la date du congé pour organiser l’absence du salarié et assurer la bonne marche de l’entreprise ;
de refuser cette demande.

En l’absence de réponse de l’employeur dans un délai de 30 jours, la demande est considérée comme accordée. Un congé sabbatique n’est pas rémunéré mais peut être financé par une partie des congés payés du salarié. Ils seront alors pris et payés à la date du congé.

Attention : Le salarié peut exercer une autre activité professionnelle pendant son congé sabbatique mais doit toutefois respecter les conditions détaillées dans son contrat de travail (loyauté, non concurrence…).

Les absences pour activités civiques et sociales

Il existe 5 cas dans lesquels le salarié peut être amené à s’absenter dans le cadre d’activités civiques ou sociales :

Réserves ou astreintes à des obligations militaires

Un salarié peut demander à s’absenter au titre d’une activité dans la réserve (militaire, police nationale, sanitaire, sécurité civile, sécurité nationale…). La durée de cette absence varie généralement entre 5 et 10 jours par an. Ce congé est non rémunéré.

À savoir : l’employeur doit donner son accord au préalable et peut refuser la demande d’absence. Il devra toutefois motiver son refus en invoquant notamment des nécessités inhérentes à la poursuite de la production ou à la continuité du service public.

Candidature ou exercice d’un mandat politique

Un salarié candidat ou titulaire d’un mandat parlementaire, municipal, départemental ou régional peut bénéficier d’absences non rémunérées.

À savoir : à la suite de son élection, le salarié peut demander la suspension de son contrat de travail jusqu’à l’expiration de son mandat politique.

Participation à des instances d’ordre public ou parapublic, social ou professionnel

Un salarié participant à des instances d’ordre public, parapublic, social ou professionnel (ex : chambres d’agriculture, commissions d’agrément, jury d’examens…) peut bénéficier d’une autorisation d’absence exceptionnelle ainsi que de temps additionnel pour préparer les réunions.

À savoir : les conditions de rémunération et le remboursement des frais de déplacement dépendent de l’instance concernée. Il convient ici de vérifier les obligations de l’employeur selon les différents organismes.

Exercice de fonctions d’ordre civique

Un salarié qui exerce des fonctions d’ordre civique (sapeur-pompier volontaire par exemple) peut demander des absences non rémunérées pour venir en aide aux victimes de catastrophes naturelles ou participer à des missions d’entraide internationale.

Participation à des activités d’ordre judiciaire

Un salarié désigné par la justice a l’obligation de s’absenter pour exercer les fonctions de témoin et de juré d’assises. L’employeur ne peut s’y opposer sous peine de sanctions pénales.

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