Lorsqu’une entreprise engage des frais nécessaires à l’exercice de son activité, elle peut en récupérer la TVA. Toutefois, toutes les dépenses n’ouvrent pas droit à déduction. Pour les notes de frais, par exemple, la déduction de la TVA n’est possible que pour certains types de dépenses et sous certaines conditions. Ces éléments sont importants à connaître pour une gestion efficace des notes de frais.
Découvrez toutes les règles spécifiques à la récupération de la TVA sur les notes de frais.
Lorsqu’une entreprise engage des frais nécessaires à l’exercice de son activité, elle peut en récupérer la TVA. Toutefois, toutes les dépenses n’ouvrent pas droit à déduction. Pour les notes de frais, par exemple, la déduction de la TVA n’est possible que pour certains types de dépenses et sous certaines conditions. Ces éléments sont importants à connaître pour une gestion efficace des notes de frais.
Découvrez toutes les règles spécifiques à la récupération de la TVA sur les notes de frais.
Récupération de la TVA sur les notes de frais : 3 notions clés
- Le document (facture ou justificatif) doit clairement faire apparaître le montant de la TVA, le taux de TVA appliqué et le montant TTC. Pour les montants supérieurs à 150 euros HT, le formalisme complet des factures doit être respecté.
- L’objet de la dépense doit être nécessaire à l’activité de l’entreprise.
- Selon le type de dépense, la TVA sur les notes de frais n’est pas forcément déductible.
Que dit la loi sur la récupération de la TVA sur les notes de frais
Sur quels types de frais la TVA est-elle récupérable ? Les règles
Les frais de repas
La TVA est entièrement déductible des frais de repas dès lors que ceux-ci sont pris dans le cadre d’une mission ou d’un déplacement.
D’autres sont également éligibles à la récupération de TVA, tels que les repas d’affaire, les frais de réception (événements de fin d’année ou de représentation), ou encore ceux pris dans le cadre d’une réunion professionnelle.
Les coûts de déplacement, parkings et péages
La plupart des coûts de déplacement n’ouvrent pas droit à la déduction de TVA. Seules les TVA sur les tickets de péage, la location et l’entretien de véhicules utilitaires ainsi que les tickets de parking sont déductibles.
En revanche, ceux concernant le transport de personnes (bus, train, avion…) ou la location et l’entretien de véhicules de tourisme ne permettent pas de récupérer la TVA.
Les frais relatifs au carburant
La TVA sur le carburant des véhicules personnels des salariés sort du champ d’application de la TVA. Seules les TVA sur le carburant des véhicules de société et de location sont déductibles selon qu’il s’agisse de véhicules de tourisme (VP) ou de véhicules utilitaires (VU).
De plus, le carburant utilisé a également un impact sur la part de la TVA. Depuis 2022, les règles de récupération de la TVA sur l’essence sont identiques à celles du gazole.
| Année | Véhicules de tourisme (VP) | Véhicules Utilitaires (VU) |
|---|---|---|
| 2017 | 10% | 0% |
| 2018 | 20% | 20% |
| 2019 | 40% | 40% |
| 2020 | 60% | 60% |
| 2021 | 80% | 80% |
| À compter de 2022 | 80% | 100% |
Les coûts d’hébergement
La TVA sur les coûts d’hébergement (hôtel, appart-hôtel ou airbnb) n’est pas déductible. Seule la part “repas” (petit-déjeuner) peut prétendre à une opération de récupération de TVA à condition qu’elle fasse l’objet d’une ligne distincte dans la facture.
Toutefois, dans le cadre d’une mission de longue durée, ils peuvent être remboursés. Ce sont alors les règles de l’Urssaf qui s’appliquent.
Les cadeaux d’entreprise et objets promotionnels
Considérés comme des cadeaux d’affaires, les objets promotionnels et les cadeaux de fin d’année peuvent bénéficier d’une récupération de TVA si la valeur totale n’excède pas 60 euros HT par client.
Les contrôles possibles
L’administration fiscale peut procéder à des vérifications minutieuses des notes de frais pour s’assurer de la légitimité des déductions de TVA.
Les entreprises doivent donc conserver des justificatifs précis et détaillés de toutes les dépenses. Les contrôles se concentrent généralement sur la :
- conformité des factures ;
- relation directe entre les dépenses et l’activité professionnelle ;
- adéquation avec la politique interne de l’entreprise.
Les sanctions
Si les autorités détectent des inexactitudes dans la déclaration de la TVA sur les notes de frais, les entreprises s’exposent à des sanctions.
Par exemple, l’article 1731 du CGI prévoit une amende de 5% du montant pour les erreurs, tandis que l’article 1729 du CGI stipule que les erreurs délibérées peuvent entraîner une amende de 40% du montant de la TVA due.
Dans les cas de fraude avérée, l’article 1729 A du CGI peut même appliquer une pénalité de 80%.
Des intérêts de retard, selon l’article 1727 du CGI, sont également applicables au taux de 0,2% par mois de retard. Ces mesures illustrent l’importance d’une gestion précise et conforme des notes de frais.
Récupération de TVA : Découvrez toutes les règles et bonnes pratiques
Comment récupérer la TVA sur des notes de frais refacturées ?
En règle générale, les sociétés de services refacturent aux clients les coûts engagés par leurs collaborateurs quand ils sont en mission. Pour récupérer la TVA sur les dépenses de restaurant, de logement ou encore de transport, l’entreprise doit les refacturer sur la base de leur montant HT.
La nécessité de justifier du caractère professionnel des notes de frais
Pour garantir la récupération de la TVA sur les notes de frais, l’entreprise doit pouvoir justifier clairement leur caractère professionnel.
Cela signifie que chaque dépense doit être directement liée à l’activité de l’entreprise et nécessaire à son fonctionnement. Les justificatifs doivent être précis et détaillés, indiquant :
- la nature de la dépense ;
- da date ;
- le contexte professionnel dans lequel elle a été engagée.
Les vérifications des administrations fiscales sont fréquentes et minutieuses. Elles permettent de s’assurer que les déductions de TVA ne concernent que les dépenses légitimes. Il est donc essentiel de bien savoir comment faire des notes de frais.
Automatiser la récupération de la TVA sur les notes de frais avec un outil adapté
Traiter manuellement ses notes de frais sous Excel ou sur du papier est loin d’être idéal. En plus d’être une perte de temps, cette manière de faire est une source d’erreurs qui peut s’avérer coûteuse pour l’entreprise.
Sachant que le coût moyen de traitement d’une note est évalué entre 20 et 60 € en plus de la dépense engagée, optimiser sa gestion avec le bon outil est une vraie valeur ajoutée.
Ainsi, un outil de gestion de notes de frais peut proposer plusieurs fonctionnalités telles que :
- la dématérialisation des factures ;
- la comptabilisation des notes de frais ;
- le calcul des dépenses kilométriques ;
- un suivi des données en temps réel ;
- une gestion automatique des taux de change…
En choisissant d’automatiser la récupération de la TVA sur les notes de frais avec un outil adapté, vous gagnez en temps et en productivité.
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