Saviez-vous que les entreprises abandonnent au fisc plus de 40 % de la TVA relative aux notes de frais ? Il est possible de récupérer la TVA sur certaines dépenses et d'en faire un levier d'économies pour l'entreprise. Voyons dans cet article la nature des frais éligibles à récupération et les conditions à remplir pour y prétendre.
Saviez-vous que les entreprises abandonnent au fisc plus de 40 % de la TVA relative aux notes de frais ? Il est possible de récupérer la TVA sur certaines dépenses et d’en faire un levier d’économies pour l’entreprise. Voyons dans cet article la nature des frais éligibles à récupération et les conditions à remplir pour y prétendre.
TVA déductible sur les repas : optimisez votre récupération
Les règles de récupération de la TVA sont subtiles et de nombreux frais éligibles à la déductibilité sont abandonnés au fisc. Les repas en sont l’exemple le plus flagrant.
Bien souvent, les entreprises se limitent à récupérer la TVA sur les repas d’affaires, avec des clients ou des fournisseurs, alors que la déduction sur les repas d’un salarié en mission est parfaitement autorisée.
Quels sont les frais de repas éligibles à la récupération ?
Les frais de mission liés à la restauration sont éligibles à la récupération de la TVA. Il s’agit en pratique de tous les repas ou en-cas que vos collaborateurs vous soumettent dans leurs notes de frais.
Voici une liste non exhaustive des frais éligibles :
- Repas en compagnie d’invités extérieurs (clients, prospects, fournisseurs, etc),
- Repas d’un salarié seul, en mission ou en déplacement,
- Repas à l’occasion d’une réunion professionnelle entre salariés,
- Repas de fin d’année,
- Repas pour un événement ayant vocation à servir l’intérêt de l’entreprise (team building, augmentation de la motivation, fin d’un projet, etc.).
Par ailleurs, ne négligez pas les frais annexes aux hébergements : les petits-déjeuners, repas et boissons consommés à l’hôtel dans le cadre d’une mission sont également éligibles à la récupération de la TVA.
La TVA sur les boissons alcoolisées consommées au restaurant est elle aussi déductible.
Notes de frais : 6 bonnes pratiques pour récupérer votre TVA
Quel impact financier, notamment sur les notes de frais ?
L’analyse de plusieurs centaines de milliers de dépenses déclarées dans des notes de frais via notre logiciel Cleemy Notes de frais a révélé qu’en moyenne, les entreprises ne récupèrent que 5,8 % des charges de repas sous forme de TVA déductible.
L’écrasante majorité de ces frais est taxée à 10 %, seuls les sandwichs achetés dans les épiceries et supermarchés sont taxés à un taux inférieur (5,5%, comme des produits alimentaires à cuisiner). Il y a donc là un gisement de TVA déductible important.
Avec une note de frais mensuelle de 461 € en moyenne, dont les repas représentent près de 26 % du montant (soit 120 € de repas cumulés), cela correspond à une TVA récupérable de 10,90 € par note de frais.
Si vous ne récupériez pas la TVA sur tous les repas, en vous limitant aux réceptions, vous pouvez économiser en moyenne 4,50 € par collaborateur et par mois… Cela en respectant scrupuleusement les règles fiscales, qui sont bien plus généreuses sur ce point que ce que la plupart des comptables imaginent.
Attention : les justificatifs de repas ne mentionnant pas la TVA sont malheureusement fréquents. Dans ces cas-là, il n'est pas possible de déduire la TVA. Pour éviter l'indigestion fiscale, veillez donc à vérifier vos reçus et factures.
Rappel sur les conditions à remplir
Pour déduire la TVA sur les frais de repas, plusieurs conditions sont obligatoires :
- La dépense doit être nécessaire à l’exploitation, c’est-à-dire engagée dans l’intérêt de l’activité de l’entreprise. Si vous avez accepté une note de frais de repas, c’est normalement le cas.
- Pour les repas de moins de 150 €, le ticket de caisse du restaurant suffit.
- Pour les repas de plus de 150 €, une facture doit être établie, en respectant certaines conditions de forme. Elle doit notamment contenir :
- Le nom et l’adresse du restaurateur,
- Son numéro de TVA intracommunautaire,
- Le nom et l’adresse de votre entreprise,
- Le détail de la TVA par taux et le montant de la TVA,
- Le montant du HT et le montant du TTC.
Il existe effectivement une tolérance administrative assouplissant les règles d’établissement des factures pour les repas et réceptions inférieurs à 150 € HT : dans les cas où le nom et l’adresse du client ne figurent pas sur la facture du restaurateur, ils peuvent être ajoutés par le client lui-même ou renseignés par ailleurs, par exemple dans votre logiciel de suivi des notes de frais.
Notez que dans tous les cas, vous ne pourrez pas récupérer la TVA sur les frais de restaurant si les justificatifs ont été établis au nom d’un salarié qui a fait l’avance de la dépense. Si vos salariés demandent des factures au restaurateur, qu’ils les demandent au nom de leur entreprise…
Les indemnités de repas versées aux salariés en déplacements professionnels peuvent être exonérées de cotisations sociales dans la limite d’un montant forfaitaire par repas.
Le barème d’exonération des indemnités de repas est revalorisé de 4 % : 7,10 € pour l’indemnité de restauration sur le lieu de travail ; 20,20 € pour l’indemnité de repas du salarié contraint de prendre son repas au restaurant et 9,90 € pour l’indemnité de repas ou de restauration hors des locaux de l'entreprise (salarié qui n’est pas contraint de prendre son repas au restaurant).
Textes de référence : Article 1er loi n° 2022-1157 du 16 août 2022 de finances rectificative pour 2022 et Arrêté du 24/10/2022.
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