Vite fait, mal fait. Quand les tâches s’enchaînent sans organisation, le stress augmente, les erreurs se multiplient et la productivité chute. Résultat : les salariés s’épuisent, l’entreprise perd en efficacité, et personne n’y gagne.
À l’inverse, une bonne gestion du temps de travail permet d’atteindre ses objectifs sereinement, sans sacrifier ni la qualité du travail ni le bien-être des équipes. Voici comment l’optimiser.
Vite fait, mal fait. Quand les tâches s’enchaînent sans organisation, le stress augmente, les erreurs se multiplient et la productivité chute. Résultat : les salariés s’épuisent, l’entreprise perd en efficacité, et personne n’y gagne.
À l’inverse, une bonne gestion du temps de travail permet d’atteindre ses objectifs sereinement, sans sacrifier ni la qualité du travail ni le bien-être des équipes. Voici comment l’optimiser.
Qu’est-ce que la gestion des temps et des priorités ?
La gestion des temps de travail et des priorités consiste à organiser efficacement ses tâches en fonction de leur importance et de ses objectifs. L’objectif est d’améliorer la productivité et la performance.
Une étude de l’Institut Gallup publiée en 2022 a démontré que l’utilisation de méthodes de gestion de temps permet d’augmenter de 20 % le rendement de l’entreprise. Plus cette pratique est intégrée par les collaborateurs, plus elle améliore l’organisation du travail.
Une meilleure gestion du temps et des priorités apporte des avantages à la fois pour l’entreprise et pour les salariés.
Pour l’entreprise
- Améliorer la productivité grâce à une meilleure répartition des tâches ;
- Réduire les retards et les imprévus et limiter les heures supplémentaires ;
- Optimiser les ressources et diminuer les coûts liés à une mauvaise organisation.
Pour les salariés
- Diminuer le stress et équilibrer la charge de travail ;
- Clarifier les priorités et les objectifs à atteindre ;
- Faciliter l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.
À contrario, une mauvaise organisation du travail peut entraîner une multiplication des heures supplémentaires et/ou un retard dans la réalisation des missions. En d’autres termes, cela entraîne des pertes de rendement et une augmentation des coûts.
Comment mieux gérer les priorités en entreprise ?
Mieux gérer les priorités en entreprise est donc une nécessité. Voici nos conseils pour optimiser la gestion des priorités dans votre entreprise :
- Évaluer l’importance de chaque action. Chaque activité a une certaine importance par rapport aux autres. Il s’agit d’évaluer son impact sur l’atteinte des objectifs globaux de l’entreprise. Cela permet de prioriser les tâches en fonction de leur importance et de les assigner aux équipes concernées tout en les sensibilisant sur les enjeux ;
- Identifier les urgences à traiter au bon moment. Certaines responsabilités doivent être prises en charge rapidement par contrainte de temps. Les anticiper permet de gagner en organisation et en productivité ;
- Fixer des échéances pour la réalisation de chaque mission. Chaque projet doit être réalisé selon un timing précis.
Assurer un suivi régulier. Une fois les tâches hiérarchisées et planifiées, il faut suivre leur progression pour anticiper les potentiels contretemps.
5 outils et méthodes pour mieux gérer les priorités
Voici 5 outils et méthodes parmi les plus efficaces pour mieux gérer les priorités en entreprise :
Utiliser un logiciel de gestion des temps
Aussi appelé logiciel GTA, un logiciel de gestion des temps et des activités permet de gérer efficacement les activités des salariés et d’optimiser leur gestion de temps.
C’est une fonction hautement stratégique dans le domaine de la gestion des RH. C’est pourquoi on la retrouve souvent dans les logiciels RH, en marge d’autres fonctionnalités.
Parmi les logiciels de gestion des temps disponibles sur le marché, Lucca est un outil de premier choix pour son offre complète de fonctionnalités et la flexibilité de son offre (plusieurs modules disponibles à la carte).
La loi de Pareto
Le principe de Pareto met en évidence que 20 % des actions peuvent produire 80 % des résultats. Autrement dit, d’après ce principe, vous économisez 80 % de votre temps en n’effectuant que les 20 % des tâches ayant le plus d’impact.
La difficulté avec cette loi est d’identifier les 20 % de tâches les plus fructueuses. Un logiciel de GTA peut vous aider.
La méthode MoSCoW
MSCW est en réalité une abréviation. Ces lettres signifient :
- Must. Ce sont les missions à traiter en premier, compte tenu de leur importance stratégique pour la réalisation des objectifs de l’entreprise ;
- Should. Ce sont les actions importantes mais non urgentes, à exécuter juste après les éléments classés en « Must » ;
- Could. Ce sont des tâches d’une importance intermédiaire. Elles peuvent être réalisées une fois les priorités principales accomplies ;
- Won’t. Ces éléments sont mis de côté, soit par manque de temps, soit parce qu’ils sont jugés non pertinents ou irréalisables.
Cette méthode permet de hiérarchiser les différentes actions et d’optimiser l’organisation du travail en fonction de leur impact.
La matrice d’Eisenhower
Cette méthode de gestion du temps et des priorités, popularisée par l’ancien président américain Dwight D. Eisenhower, aide à classer les activités selon leur niveau d’urgence et d’importance.
Elle repose sur quatre catégories :
- Urgentes et importantes : à traiter immédiatement, car elles ont un impact direct et ne peuvent être reportées ;
- Importantes, mais non urgentes : à planifier dans l’agenda pour les gérer efficacement sans précipitation ;
- Urgentes, mais non importantes : à déléguer pour optimiser son temps et éviter la surcharge de travail ;
- Ni urgentes ni importantes : à éliminer, car elles n’apportent pas de valeur et risquent d’être chronophages.
En appliquant cette méthode, les salariés peuvent mieux hiérarchiser leurs priorités et se concentrer sur les actions à forte valeur ajoutée.
La méthode GTD (Getting Things Done)
Tirée du livre de David Allen du même titre, cette méthode propose un système de gestion des tâches en 5 étapes.
- Collecter la liste des tâches à réaliser. l’objectif est d’avoir une vue claire sur tout ce qui doit être réalisé ;
- Traiter. Une fois les tâches listées, il s’agit d’identifier celles nécessitant une action immédiate et celles pouvant attendre. Celles qui ne demandent aucune action peuvent être supprimées. Si une tâche prend moins de 2 minutes, elle peut être réalisée immédiatement. Sinon, elle doit être planifiée ;
- Organiser. À cette étape, il s’agit de structurer et de classer les actions identifiées en fonction de leur contexte, de leur échéance et de leur contribution aux objectifs finaux. Les tâches sont réparties dans des catégories ou listes spécifiques, ce qui offre une vision claire des projets et permet d’établir une planification cohérente pour assurer une progression réelle ;
- Réviser. Une fois les tâches organisées, il faut suivre leur état d’avancement. Ce suivi permet d’ajuster la planification selon les aléas ;
- Agir. Cette étape consiste à exécuter les tâches planifiées. Les listes d’actions, classées par contexte, permettent de connaître les priorités. L’objectif est de concrétiser la planification en actions efficaces.
Les salariés peuvent être impliqués à chacune de ces étapes.
En résumé, une bonne gestion du temps et des priorités profite autant aux salariés qu’à l’entreprise.
Elle permet d’optimiser la productivité, d’améliorer l’organisation du travail et de réduire le stress lié aux urgences et aux imprévus.
En intégrant des outils adaptés, les collaborateurs gagnent en efficacité et en sérénité, tandis que l’entreprise bénéficie d’une meilleure allocation des ressources et d’une meilleure performance. Investir dans des solutions de gestion du temps, c’est donc faire le choix d’un environnement de travail plus structuré, plus équilibré et plus motivant pour tous.
(Re)définir le temps de travail : un enjeu dans l'air du temps
